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Anwenderberichte
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Anwenderbericht ATP Planungs- und Beteiligungs AG Einführung eines unternehmensweiten Management - Informationssystems Das international tätige Architektur- und Ingenieurbüro ATP konnte nach der Einführung des CORPORATE PLANNER das unternehmensweite Controlling erheblich verbessern und die Teilgebiete Finanzcontrolling, Projektcontrolling, Akquisitionscontrolling und Personal-controlling optimieren. ATP ist heute in der Lage, sämtliche Unternehmensdaten für das Management einheitlich und zeitnah zu visualisieren.Die Ausgangssituation Im Unternehmen existierten unterschiedlichste EDV-Systeme (Projektmanagement-system, Zeiterfassung, Akquisitionsdatenbank), verschiedene Bilanzierungsregeln und Währungen, sowohl externe als auch verschiedene interne Finanzbuchhaltungen (beispielsweise ORLANDO, DATEV usw.) und Kostenrechnungen. Diese Vorsysteme waren nicht ausreichend dokumentiert, instabil, nicht integriert und nicht konsolidierungsfähig. Darüber hinaus waren die Geschäftszwecke sehr unterschiedlich, da auch beispielsweise ein IT-Dienstleister und eine Immobilienverwaltung mit einbezogen werden mussten. Die Bearbeitung erfolgte durchgehend dezentral.Die Problemstellung Aus Konzernsicht hat sich die Informationsverarbeitung und -darstellung zwangsläufig als schwierig erwiesen, da der Pflegeaufwand sehr hoch war und zudem noch in MS-Excel erfolgte. Informationen sollten nicht länger über mehrere Systemplattformen verteilt vorliegen. Deshalb setzte Herr Ing. Manfred Handle sich zum Ziel, ein MIS-System zu installieren, das in der Lage ist, eine Visualisierung sämtlicher Unternehmensdaten für das Management abzubilden.Die CONEVA Consulting GmbH begleitete die ATP im Rahmen der Evaluierungsphase. Nachdem sich im Rahmen von Tests vergleichbare Produkte als zu unflexibel erwiesen, entschied man sich aufgrund des Vorschlags der CONEVA Consulting GmbH für die Hamburger Software CORPORATE PLANNER. Die Software CORPORATE PLANNER konnte die hohen Anforderungen an die Flexibilität in der Abbildung von Leistungskennzahlen, Finanzkennzahlen bis hin zu Rechenmodellen zur Bewertung von Herstellkostensätzen und BAB`s mit verschiedensten verschiedensten Umlageschlüsseln am besten erfüllen, dies sowohl im Reporting als auch als Instrument für die Planungsrechnungen in Form der Jahresplanung und der Mittelfristplanung. Die Implementierung  Die anschließende Implementierung erfolgte
mit Ausnahme einer Einführungsschulung durch Herrn Ing. Manfred
Handle und seine Mitarbeiter selbst.Die Zeitleiste dafür war relativ eng: Nach der Anschaffung und einer dreitägigen Einführungsschulung durch das Hamburger Softwarehaus im November 2003 wurde die Unternehmensstruktur in der charakteristischen Baumstruktur des CORPORATE PLANNER abgebildet. Der Aufwand inklusive dem Anlegen von Berichten erforderte drei Manntage. Für den Datenimport und die Übernahme der Altdaten benötigte man 2,5 Tage (inkl. Programmierung eines speziellen Konvertierungsmakros, das die Einbeziehung verschiedenster Kontenpläne erlaubt). Im Dezember 2003 erfolgte noch ein Parallelbetrieb des bisherigen Systems und plangemäß mit 1.1.2004 konnte die Software nach insgesamt 8 Manntagen inkl. Schulung (externer und interner Aufwand) erfolgreich eingesetzt werden. Die Verbesserungen gegenüber der Ausgangssituation Seit dem Einsatz der Software ist es nun jederzeit möglich, Auskunft über sämtliche Projektstände für Fakturen, Fremdleistungen, Anzahlungen, halbfertige Leistungen, Anzahlungen und Bestandsveränderungen zu geben (im Drill-Down bis auf unterste Ebene). Darüber hinaus können Informationen über eine Chancenbewertung (Erfolgs- bzw. Realisierungswahrscheinlichkeiten) einzelner Projekte für das Akquisitionscontrolling sowie über die Kapazitätsplanung jedes einzelnen Mitarbeiters bzw. seine zukünftige Auslastung abgefragt werden. Ein wesentlicher Vorteil besteht in der Abbildung einer konsolidierten Sicht der Teilergebnisse einzelner Gesellschaften. Die Abbildung des Planungsprozesses erfolgt innerhalb einer jährlich rollierenden Mittelfristplanung, der jährlichen Budgeterstellung und Prognoserechnungen im Juni und September. Herr Ing. Manfred Handle erhält die Plandaten von insgesamt 25 Planungsverantwortlichen. Das Reporting erfolgt über von CORPORATE PLANNER automatisch generierte MS-Word-Vorlagen und über das Internet-basierte Zusatzprodukt CP-WEB, das die Berichte online über das Internet zur Verfügung stellt. Insgesamt konnte man sich im gesamten Berichtswesen ein Drittel der Zeit einsparen. Die Einbeziehung einer neuen Tochtergesellschaft bedeutet für Herrn Handle heute beispielsweise nur zwei Stunden Arbeitsaufwand.Die kaufentscheidenden Vorteile weiß Herr Ing. Manfred Handle zu schätzen: "CORPORATE PLANNER bietet höchste Flexibilität in der Modellierung des Unternehmens, ist darüber hinaus äußerst bedienerfreundlich und zu 100 % autark von Softwarehersteller und Berater. Dies ist besonders wichtig, wenn es im Unternehmen laufend Änderungen gibt." Aus den Ausführungen wurde deutlich, wie wichtig vor einer Software-Einführung ein gründlicher Evaluierungsprozess ist. Bereits ein Jahr vor Softwareanschaffung wurden im Hause der ATP fein säuberlich einzelne Anfordernisse definiert und in Form eines Pflichtenheftes dokumentiert. Auch die vorgelagerten EDVSysteme, insbesondere die Zeiterfassung ("Stundenmaster"), Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsstrukturen wurden optimiert, um später die gewünschten Auswertungen zu erhalten. |
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