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Anwenderberichte
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Anwenderbericht Carl Götz GmbH Wenn Holz - dann Götz Die Carl Götz GmbH ist eines der größten Holzhandelsunternehmen in Deutschland. Seit 50 Jahren setzt das Unternehmen alles daran, Kunden im In- und Ausland optimal zu bedienen und ist im Markt als leistungsfähiger und zuverlässiger Partner bekannt. Seit 1998 setzt man im Controlling auf Software von CP. Mit viel Arbeits- und Zeitersparnis sowie neuen Auswertungsmöglichkeiten für das Unternehmen machte sich die Investition mehr als bezahlt!Philipp Zumsteg ist seit 1997 für das Controlling der Carl Götz GmbH verantwortlich. Eine große Herausforderung war es, zentral in Neu-Ulm für alle 15 Niederlassungen das Controlling komplett neu aufzubauen. Herr Zumsteg begann den Aufbau mit der Tabellenkalkulation Microsoft Excel. Mit der Zeit wurde jedoch das Arbeiten mit den Spreadsheets zunehmend schwieriger. Die Tabellen (Dateien) wurden sehr groß und umfangreich, extrem langsam und unübersichtlich. Vergaß man bei der Aktualisierung eine Datei, führte dies leicht zu versteckten Fehlern. "Der manuelle Pflegeaufwand bei Änderungen war einfach nicht mehr zu rechtfertigen" lautet das Fazit von Philipp Zumsteg. Die Controlling-Abteilung war sich einig, eine Verbesserung herbeizuführen. Man entschloß sich, nach einer speziellen Controlling-Software Ausschau zu halten. Eine wesentliche Anforderung bestand auch darin, vorhandene Daten aus vorgelagerten Anwendungen ohne manuellen Aufwand im Controlling zur Verfügung zu haben. In der Zentrale der Carl Götz GmbH ist eine AS/400 installiert, auf der die IBM-Finanzbuchhaltung DKS läuft sowie ein Warenwirtschaftssystem der Firma Kaps. Die Niederlassungen sind an diesen Zentralrechner angeschlossen. Schnelle Entscheidung In Zeitschriften und auf Messen informierte man sich über die unterschiedlichen Software-Anbieter. CORPORATE PLANNER sahen die Mitarbeiter das erste Mal auf einer Messe und entschieden sich dann im Februar 1998 für eine "Live"-Präsentation der Software im eigenen Haus. Hierbei konnte gleich gezielt über die individuellen Anforderungen sowie die Anbindung an die bestehenden Daten auf der AS/400 gesprochen werden. CORPORATE PLANNER entsprach in allen wesentlichen Punkten den Vorstellungen. Die Entscheidung für das Programm war einfach und wurde sofort getroffen. Ausschlaggebend war vor allem der flexible Aufbau der Software, die "tolle Idee mit der Baumstruktur" sowie die Offenheit des Systems durch seine Importmöglichkeiten. Außerdem überzeugte die Schnelligkeit, mit der nach Datenübernahme Standardreports erzeugt werden können.Erste Schritte Die Mitarbeiter entschieden sich für eine Version des CORPORATE PLANNER mit rollierender 5-Jahresplanung, die es ermöglicht, nicht nur Vergangenheitsdaten zu betrachten, sondern auch effektiv Zukunftswerte zu planen und zu steuern. Um einen guten Einstieg in die Software zu erhalten, nahmen zwei Personen an einer zweitägigen Einführungsschulung in Hamburg teil. In dieser Schulung lernten sie die Analyse- und Planungsfunktionen kennen, wurden damit vertraut, wie die eigenen Firmenstrukturen in der Software abgebildet werden und wie der Datenimport und die Erstellung von Berichten durchgeführt wird. Nach diesen zwei Tagen waren sie in der Lage, selbständig mit der Implementation der Software im Hause Carl Götz zu beginnen.Es startete ein Projekt, in dessen Verlauf mit Hilfe der automatischen Strukturerstellung das System eingerichtet wurde und die Übernahme sämtlicher Buchhaltungskonten sowie die Zuordnung zu den GuV-Positionen erfolgte. Aus dem Warenwirtschaftssystem übernahm man die Umsätze pro Warengruppe, um die einzelnen Umsatzverläufe analysieren zu können. Der Vertrieb wird transparent Das Verkaufsprogramm der Carl Götz GmbH umfaßt Furniere aus aller Welt, Schnitt- und Rundhölzer, Edel - und Exotenhölzer, Holzwerkstoffe (roh und oberflächenbehandelt), Bauelemente und Holzbaumaterialien. Diese werden in 15 Niederlassungen angeboten.Die Kunden des Unternehmens sind in erster Linie Schreinereien, Zimmereien, Möbelfabriken, Holzbearbeitungsbetriebe, Hersteller von Fertighäusern, Glasereien, Bodenleger, Hersteller von Nutzfahrzeugen, Karosseriebauer, Wohnwagenhersteller und alle Verarbeiter von Rohhölzern, Holzhalb -u. Fertigfabrikaten. Die Umsätze werden in verschiedenen Sichtweisen abgebildet und betrachtet. Hierzu wird der "automatische Baumaufbau" genutzt, der sehr schnell unterschiedliche Sichten erzeugt. So können die Daten aus dem Blickwinkel des Außendienstes, der Warengruppen und auch der einzelnen Zielgruppen betrachtet werden. Vorteilhaft ist auch hier die Flexibilität. Kommen später neue Warengruppen oder weitere Zielgruppen hinzu, fügt CORPORATE PLANNER sie automatisch in allen Sichtweisen ein. Die Steuerung der Niederlassungen wird durch betriebswirtschaftliche Auswertungen unterstützt, die monatlich zur Verfügung gestellt werden. Hierzu wird sehr stark die Reportingfunktion des Programms genutzt. Mittlerweile werden insgesamt 500 Seiten monatlich für alle Niederlassungen und die Geschäftsführung erstellt. Vorteilhaft sind hier die Reportgruppen, zu denen sich die Berichte für die einzelnen Empfänger zusammenfassen lassen. An Analysen werden in erster Linie die Abweichungsanalyse sowie die ABC-Analyse und die Break-Even-Analyse sehr effektiv genutzt. Auch die Möglichkeiten der grafischen Auswertung dienen der schnellen Informationsgewinnung. Die Planungsfunktionen werden insbesondere geschätzt, weil sehr einfach saisonale Schwankungen berücksichtigt werden können. Die Planung wird jeweils rollierend für zwölf Monate im voraus gemacht. Sie erfolgt auf der Ebene von Lager- und Direktgeschäften, in welche die Warengruppen unterteilt sind. Flexibilität – ein entscheidender Erfolgsfaktor In Zukunft soll der Einsatz des CORPORATE PLANNER kontinuierlich weiter ausgebaut werden. Hierzu gehört der Aufbau eines spezifischen Kennzahlensystems für das Unternehmen. Im Dezember letzten Jahres erfolgte die Teilnahme an einem zweitägigen Workshop zum Thema "integrierte Finanz- und Erfolgsplanung" bei CP. Die Einführung dieser Methodik soll Schritt für Schritt umgesetzt werden. "Wir sind froh, auf ein flexibles System gesetzt zu haben, denn diese Flexibilität erlaubt uns die weitere Ausgestaltung unseres Controlling!" |
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