Im neuen kommunalen Rechnungswesen verändert sich der Buchungsstil vom kameralen auf ein doppisches System. Mit der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall zweimal verbucht. Damit ist eine Kontrollfunktion unmittelbar in die laufende Buchführung eingebaut. Außerdem erlaubt die doppelte Buchführung, das Jahresergebnis auf zwei Arten zu ermitteln: durch den Vergleich von Ertrag und Aufwand in der Ergebnisrechnung und durch den Vergleich der Anfangs- und Schlussbestände in der Vermögensrechnung.

 

Die rechtlichen Regelungen zum neuen Haushalts- und Rechnungswesen enthalten in den meisten Ländern Vorgaben für eine (kontinuierliche) unterjährige Berichterstattung an den Rat/Kreistag. Davon ausgehend sollte das gesamte Berichtswesen zwischen Verwaltung und Rat/ Kreistag und das verwaltungsinterne Berichts wesen überprüft und mit der Einführung des neuen Haushalts- und Rechnungswesens auf neue Grundlagen gestellt werden. (Quelle: KGSt Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement)

 

Hintergrund des Projektes war der aktuelle Trend bei Kommunen und Stadtverwaltungen, ihr Verwaltungssystem gemäß des neuen Kommunalen Finanzmanagements von Kameralistik auf Doppik umzustellen. Damit einher ging in vielen Einrichtungen der Bedarf nach einem geeigneten Software-Tool, das die Städte bei der Umstellung unterstützt und den Aufbau eines doppischen Systems erleichtert.

 

So musste nach der Einführung der Doppik auch bei der Stadt Norderstedt das Berichtswesen auf neue Füße gestellt werden.

 

Die meisten Gemeindehaushaltsverordnungen schreiben die Einrichtung eines Berichtswesens als wesentliches Informationstool für das Ehrenamt vor. Die Inhalte sind dabei je nach Bundesland unterschiedlich diff erenziert. In Norderstedt ist das Berichtswesen stark am doppischen Haushalt orientiert. Dazu müssen Konteninformationen unter verschiedenen Gesichtspunkten verdichtet und politikgerecht aufbereitet werden. Ergänzt wird das Werk in zunehmendem Maße von Kennzahlen, die entweder einen direkten Bezug zum Haushalt haben oder auch separat aus verschiedenen Fachbereichen zusammengeführt werden müssen.

 

Diese Kennzahlen haben oft einen „weichen“ Charakter und unterscheiden sich stark von typischen Unternehmenskennzahlen. Übliche Kennzahlensysteme aus der freien Wirtschaft, wie z.B. die diversen RoI-Systemderivate lassen sich nur sehr begrenzt auf den öffentlichen Dienst anwenden, da sie den Fokus einseitig auf das Eigenkapital und dessen Entwicklung lenken. Diese Größe besitzt im öffentlichen Dienst nur wenig Aussagekraft. Das komplette Controlling und Berichtswesen musste also neu und kommunalspezifisch aufgebaut und umgesetzt werden.

 

In dieser Situation bot Corporate Planning der Stadt Norderstedt eine Zusammenarbeit an, mit dem Ziel, eine Lösung speziell für Stadtverwaltungen zu entwickeln, die sich insbesondere für das Thema der Umstellung von Kameralistik auf Doppik eignet.

 

Der flexible Strukturaufbau in Corporate Planner bildete eine gute Voraussetzung für den Aufbau ganz spezieller kommunalspezifischer Inhalte. Die Informationen über die relevanten, zu berücksichtigenden Neuregelungen innerhalb des doppischen Systems lieferten die Controller bei der Stadt Norderstedt.

 

Rüdiger Drews,
Controller

In gemeinsamer Entwicklungsarbeit entstand die Branchenlösung Corporate Planner Kommunal Edition. Die in der Software abgebildeten Strukturen und Werte spiegeln die spezifischen Rahmenbedingungen und Anforderungen einer effizienten Verwaltungssteuerung wider.

 

Die doppischen Haushalte der Städte und Gemeinden sind nach Produkten, ähnlich Sparten, gegliedert. Innerhalb der Produkte gibt es Konten. Je nach Fragestellung ist es interessant, die zu Budgets zusammengefassten Produkte, die einzelnen Produkte oder ähnlich einer Gewinn- und Verlustrechnung die Konten insgesamt zu betrachten. Dazwischen gibt es Verdichtungsstufen analog der Produktsystematik. Für jede Ebene sind Ergebnis-, Finanz- und Kennzahleninformationen verfügbar. Darüber hinaus werden auch die Bilanz und ihre unterjährige Entwicklung aus den Bewegungsdaten dargestellt.

 

Berichtswesen – eine Idee voraus

„Corporate Planner hilft uns dabei, Informationen aus verschiedenen Datenquellen zusammenzuführen und schnell und elegant zu präsentieren. Die inhaltlichen und formalen Anforderungen an Berichte ändern sich immer wieder. Das ist mithilfe der CP-Software leicht umzusetzen“, beschreibt Rüdiger Drews, verantwortlich für Controlling bei der Stadt Norderstedt, die neue Flexibilität im Berichtswesen. Als Controller ist er der einzige Anwender, der aktiv mit der Software arbeitet. Von ihm erhalten verschiedene Informationsempfänger, vom Oberbürgermeister über die Amtsleiter bis hin zu politischen Fachausschüssen, die gewünschten oder benötigten Daten in der passenden Form und Aufbereitung.

 

Vor der Einführung von Corporate Planner war das Zusammenstellen dieser Informationen eher umständlich. In dem vorhandenen Buchhaltungssystem gäbe es zwar auch Auswertungsmöglichkeiten, doch sind diese ausschließlich auf das System beschränkt und zudem auch noch sehr zeitaufwendig zu erstellen.

 

Mit Corporate Planner lassen sich die Informationen aus verschiedenen Quellen einheitlich und einfach kombinieren und verdichten.

 

„Corporate Planner lenkt den Blick auf die wesentlichen Größen und ermöglicht mit Hochrechnungen und Szenarien eine Vorschau auf die voraussichtliche zukünftige Entwicklung“, hebt Rüdiger Drews hervor.

 

Auch der Oberbürgermeister Hans-Joachim Grote kann sich für die neue Software-Lösung begeistern. „In der Vergangenheit konnten wir unsere Finanzdaten nur mit großen Zeitverzögerungen auswerten. Mit Corporate Planner können wir jetzt große Datenbestände in kürzester Zeit so darstellen, wie es für die Führung einer Verwaltung notwendig ist. Mit der Funktion „Boss-Box“ kann ich mir automatisch individuelle Berichte mit stets aktuellen Daten aufrufen, die mich zuverlässig bei finanzstrategischen Entscheidungen unterstützen.“

 

Getreu ihrem Motto „Norderstedt. Eine Idee voraus …“ hat die Stadt Norderstedt den Einführungs- und Umstellungsprozess zielgerichtet angepackt und zum Erfolg gebracht. Und ist damit bestimmt einigen anderen Städten ein Schritt voraus.

 

 

Die am 1. Januar 1970 gegründete Stadt Norderstedt hat heute über 74.000 Einwohnerinnen und Einwohner und ist seit der Zusammenlegung die größte Kommune im Kreis Segeberg. Die Stadtverwaltung der Stadt Norderstedt hat ca. 100 Mitarbeiter.