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Anwenderberichte
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Anwenderbericht Selecta AG Ausgesuchtes Spielzeug - Ausgesuchtes Controlling  Als 1969 die Selecta AG gegründet wurde, war der Name von
Anfang an Programm. Abgeleitet aus dem Lateinischen geht es um "ausgesuchtes" Spielzeug.
Diesem Grundsatz ist das Unternehmen bis heute treu geblieben, was viele
Auszeichnungen beweisen. 2001 ging es dann erneut um "Ausgesuchtes",
denn eine neue Software für das Controlling wurde benötigt. Die
Wahl fiel auf das System CORPORATE PLANNER, welches seitdem nicht nur für
klassische Gebiete wie Kostenstellenrechnung, Liquiditätsplanung und
diverse Absatzstatistiken im Einsatz ist, sondern auch spezielle Aufgaben
wie die Abrechnung des "Grünen Punktes" löst.
Die Chance, sich mit der eigenen Unternehmensstruktur auseinanderzusetzen  Als Florian Kellner 2001 bei der Selecta AG den gesamten
Controlling-Bereich übernahm,
war seine erste Handlung die Auswahl und Einführung einer Controlling-Software,
wobei nach einer intensiven Informationsphase noch zwei Produkte in der
engeren Auswahl waren. "Wir haben uns nach einigen Tests sehr schnell
für CORPORATE PLANNER entschieden, da uns die Einfachheit in der
Bedienung auf Anhieb überzeugt hat", erinnert sich Florian
Kellner, heute kaufmännischer Leiter bei Selecta. "Die Baumstruktur
ist nicht nur sehr transparent, sie gibt uns vor allem auch die Chance,
uns intensiv mit der eigenen Unternehmensstruktur auseinanderzusetzen".
Von der Kostenstellenabrechnung über die GuV zur Liquiditätsplanung Aufgrund der Einfachheit des Systems in Punkto Bedienung wurde die Software nach Teilnahme an einer Einführungsschulung durch Florian Kellner selbst im Unternehmen implementiert. Der Schwerpunkt lag dabei zunächst in der Abbildung der Kostenstellenrechnung. Hier wurde eine BWAAnalyse aufgrund der 25 Einzelkostenstellen aufgebaut. Eine Kostenstelle ist dabei typischerweise eine Abteilung bzw. eine Organisationseinheit von Selecta. Eine solche Sichtweise ist zwar auch im eingesetzten integrierten Warenwirtschaftssystem möglich. Aufgrund der Tatsache, dass hier allerdings auf Buchungszeilenebene und nicht auf Monatssaldenebene gearbeitet wird, ist die schnelle Informationsfindung hier sehr umständlich und platzraubend. Diese so erzeugte Kostenrechnungs-Sicht wird überführt in den so genannten „GuV-Baum“. Weiterhin werden die Bilanzpositionen erfasst. Somit steht eine Basis für die integrierte Finanz- und Erfolgsplanung zur Verfügung. Das System der integrierten Finanzplanung, welches CP als fertiges Modell anbietet, wird von Selecta seit 2002 eingesetzt.Von Kundenumsatzstatistiken zu detaillierten Artikelumsatzstatistiken in diversen Sichtweisen Neben dem Kosten- und Finanzcontrolling ist ein weiterer ganz wichtiger Bereich die Kundenumsatzstatistik. Selecta vertreibt rund 450 Artikel aus den drei Produktbereichen Kleinkindspielzeug, Kinderwelten und Spiele sowohl über den ungebundenen als auch über den verbandsorientierten Handel, über Kaufhausketten, sowie im Ausland vornehmlich über Großhändler. Zu 40 % werden die Produkte exportiert. In der Kundenumsatzstruktur werden die Kundenumsätze monatlich erfasst. Dabei werden die Informationen dargestellt nach Ländern, Kundengruppen und Vertretern. Auf diese Weise entsteht eine aussagekräftige Statistik mit einem umfangreichen Reporting. Mit dem pdf-Mailer werden die erstellten Berichte sowohl an die internen Vertriebsstellen als auch an alle Vertreter weitergeleitet. Durch diese Informationspolitik entsteht eine hohe Transparenz im Vertrieb und damit die Grundlage für erfolgreiche Vertriebssteuerungsmaßnahmen. Im nächsten Schritt wurde es erforderlich, aus der Kundenumsatzstatistik eine ausführliche Artikelumsatzstatistik zu erzeugen. "Hier kam die Entwicklung des neuen XML-Konverters gerade zur rechten Zeit", berichtet Florian Kellner. Mit Hilfe dieses neuen Konverters werden noch komfortabler als zuvor Daten aus Excel integriert, die auf Artikelpostenebene zur Verfügung stehen. Die Excel-Files haben einen Umfang von 20.000 bis 50.000 Zeilen monatlich. Die Konvertierung in CORPORATE PLANNER – Strukturen geht auf Knopfdruck sehr schnell vonstatten und es können genaue Analysen der Artikel aus beliebigen Blickwinkeln durchgeführt werden. Bei Selecta werden die Daten derzeit analysiert nach:
Der XML-Konverter geht weit über einen einheitlichen Dialog für den Datenimport aus Excel-, Text- und CSV-Formaten hinaus, denn er ermöglicht den Aufbau mehr-dimensionaler Sichtweisen per drag & drop, und das bei einer hervorragenden Performance. Abrechnung des "Grünen Punktes"  Als Hersteller von Artikeln mit Verpackung ist Selecta verpflichtet,
Entsorgungsgebühren an das Duale System Deutschland (DSD, Der
Grüne Punkt) abzuführen. Florian Kellner beschreibt uns die
frühere Situation: "Bevor CORPORATE PLANNER im Einsatz war,
nutzten wir eine starr programmierte Lösung in unserem alten Warenwirtschaftssystem,
um diese Abrechnung durchzuführen. Als wir im September 2004 Microsoft
Business Solutions Navision (Version 3.70) eingeführt haben, wurde
die erneute Programmierung nicht vorgenommen, da die Flexibilität
des CORPORATE PLANNER uns die Berechnung direkt ermöglicht".
Für jeden Artikel werden dabei so genannte "Verpackungsfraktionen" festgehalten.
Dies sind Komponenten wie beispielsweise das Volumen der Verpackung,
die Größe der Oberfläche, das Gewicht etc. Diese Verpackungsfraktionen
werden mit der jeweiligen Menge und einem Preis multipliziert, woraus
sich die Entsorgungsgebühren berechnen. Diese Abrechnungen werden
quartalsweise in Berichtsform ausgegeben und an das DSD weitergeleitet.
Internes und externes Reporting – für Vorstand, Aufsichtsrat und Banken Die Selecta AG hat ein sehr umfangreiches und offenes Berichtssystem implementiert. "Gerade gegenüber Banken und dem Aufsichtsrat haben wir sehr viel Gewicht auf regelmäßige, transparente Berichterstattung gelegt", erklärt Florian Kellner weiterhin. "In kurzen Intervallen stellen wir Berichte zur Verfügung, die einen Großteil der Informationen aus dem Controlling beinhalten. Das Reportingtool im CORPORATE PLANNER ist hierbei eine wertvolle Unterstützung. Somit sind wir auch für gesetzliche Anforderungen wie die neuen Kreditvergaberichtlinien nach Basel II gut gerüstet."Auch die Budgetierung wird direkt mit den Planungswerkzeugen des Systems durchgeführt. "Wir arbeiten bei Selecta mit einer Netzwerkversion und einer rollierenden 5-Jahresplanung. Die Planung erfolgt jeweils für ein Jahr im voraus auf Kostenstellen-Ebene der Sachkonten, wobei im System flexibel hinterlegt werden konnte, dass unser Geschäftsjahr im April beginnt", beschreibt Florian Kellner den Planungsprozess. Kontinuierlicher Ausbau und zukünftige Pläne  Im Rückblick lässt sich zusammenfassen, dass Selecta nach und
nach wichtige Controlling-Bereiche im CORPORATE PLANNER umgesetzt hat.
Der Vorteil einer solchen sukzessiven Vorgehensweise ist, dass man sich
einzelne Teilziele steckt, die auch immer erfolgreich realisiert werden
konnten. Es ist oft empfehlenswert, einen solchen Weg zu gehen, denn
wer "gleich alles möchte", bleibt oft mitten im Prozess
stecken. Bei der Selecta AG sollen auch künftig noch weitere
Statistiken erstellt werden, die bestehenden Bereiche sollen im Hinblick
auf das neue Vorsystem noch erweitert werden. Dabei werden auch neue
Techniken wie der erwähnte XML-Konverter oder auch das praktische "Master-Client-Konzept" Eingang in die Strukturen finden.
Und das Fazit nach mehreren Jahren der Anwendung? "Ich bin mit unserer heutigen Controlling-Lösung sehr zufrieden. Unsere Wahl vor fünf Jahren hat sich sehr bewährt. Ich habe viele Pläne, das bestehende System weiter auszubauen und somit die Transparenz im Unternehmen weiter zu erhöhen. Wichtig ist mir auch der Austausch mit anderen Anwendern, der beispielsweise über jährliche Anwendertreffen gegeben ist und oft neue Anregungen und Ideen ermöglicht."[zurück] |
Der Autor |
Florian Kellner ist Diplom-Kaufmann und seit seinem
Studium an der Universität
Regensburg bei Selecta tätig. Sein Aufgabengebiet als kaufmännischer
Leiter umfasst neben der Verantwortung für das Rechnungswesen auch
den gesamten EDVBereich sowie die Personalabteilung. Ebenso zeichnet
er verantwortlich für den Bereich Kommissionierung und Versand.
Herr Kellner hat den Prozess der Einführung des CORPORATE PLANNER
bei der Selecta AG komplett begleitet und durchgeführt