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Anwenderberichte
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Anwenderbericht Sinn GmbH & Co. KG Sinn + Sinn macht Sinn Controlling bei der Sinn GmbH & Co. KG Als der Astronaut Reinhard Furrer am 30. Oktober 1985 zur ersten deutschen Spacelab-Mission D1 ins All startete, trug er um sein linkes Handgelenk einen Automatik-Chronographen der Sinn Spezialuhren GmbH & Co. KG. Keine andere automatische Uhr hatte bis dahin die Qualität, im Weltraum und unter Schwerelosigkeit verlässlich die richtige Zeit anzuzeigen. Genau diese Verlässlichkeit suchte man bei Sinn bei der Einführung eines neuen Controllingsystems und fand sie in CORPORATE PLANNER.Mitte 2002 entschied sich die Sinn Spezialuhren GmbH & Co. KG zur Einführung eines Unternehmens-, Beteiligungs- und Vertriebscontrollings und einer entsprechenden Controlling-Software mit integriertem Berichtswesen zur effizienten Unternehmens-steuerung. " Die im Unternehmen erstellten Auswertungen für Controllingzwecke wurden bis dato weitgehend manuell mit Hilfe von Excel erstellt. Es handelte sich dabei im wesentlichen um operative kurzfristige Liquiditätsbetrachtungen, monatliche Soll/Ist-Vergleiche der Gewinn- und Verlustrechnung und verschiedene Betrachtungen der Absatz- und Umsatzzahlen. Die Erarbeitung dieser Informationen war jedes Mal sehr zeitintensiv und mitunter recht fehlerträchtig." erläutert der Geschäftsführer der Sinn Spezialuhren GmbH & Co. KG, Herr Dipl.- Ing. Lothar Schmidt. Als Datenbasis dienten die Module Rechnungswesen und Warenwirtschaft der Software ProAlpha. Das Warenwirtschafts-system enthielt dabei detaillierte Ist-Daten zu Stücklisten sowie Absatz- und Umsatzzahlen zu einzelnen Produkten, Kunden und verschiedenen Vertriebswegen. Ziel war es, die operativen Vorsysteme auf jeden Fall beizubehalten. Konzeption und Anforderungen  Mit Unterstützung der Michael Butte Beratungsgesellschaft
mbH wurde ein betriebswirtschaftliches Konzept entwickelt und ein Auswahlprozess
zur Evaluierung einer passenden Controlling-Software durchgeführt."In der wichtigen softwareunabhängigen Konzeptionsphase haben wir zunächst gemeinsam mit der Geschäftsleitung relevante Steuerungsgrößen ermittelt, Anforderungen in bezug auf Daten, Auswertungen und Berichte definiert und Möglichkeiten der Datenbereitstellung mit ProAlpha geklärt" erläutert Volker Butte von der Butte Beratungsgesellschaft mbH. "Wichtigstes Ziel war es, ohne unverhältnismäßig hohen Pflegeaufwand entscheidungsrelevante Transparenz zu schaffen. Man wollte Unternehmensdaten schnell und einfach analysieren, eintretende Entwicklungen frühzeitig erkennen und die zu erwartenden Auswirkungen unternehmerischer Entscheidungen sofort aufzeigen und simulieren." Auf Basis der im Rahmen der Konzeptionsphase gewonnenen Erkenntnisse über die unternehmensspezifischen Bedürfnisse ergaben sich die folgenden Anforderungen an die einzusetzende Controlling-Software: Technische Anforderungen und Investitionsvolumen
Betriebswirtschaftliche/ inhaltliche Anforderungen und Investitionsvolumen
Unternehmenscontrolling Der Implementierungsprozess erfolgte in mehreren Stufen. Für das Unternehmenscontrolling wurde zunächst das Rechnungswesen aus Controllingsicht analysiert und - insbesondere im Bereich der Zeilenstruktur - an einigen Stellen angepasst.Eine wesentliche Änderung war die Differenzierung der zur unterjährigen Steuerung genutzten statistischen Wareneinsatzquote nach Inland und Ausland. Es wurde eine Wareneinsatzquoten-Differenzierung nach Inland und Ausland auf Basis der Umsatznachlässe pro Vertriebsweg und den Anteilen der verschiedenen Vertriebswege am In- und Auslandsgeschäft entwickelt. Diese Differenzierung ist für das Controlling deshalb entscheidend, weil im In- und Ausland die verschiedenen Vertriebswege mit jeweils spezifischen Nachlässen unterschiedliche Anteile am Umsatz haben und somit andere Wareneinsatzquoten entstehen. Dadurch werden Ergebniseffekte aus Änderungen im Regionen-/ Vertriebswege-Mix erkennbar. Die Datenübernahme aus dem Rechnungswesen wurde über eine dort bereitgestellte Excel-Datei definiert. Eine Aktualisierung der Ist-Daten im CORPORATE PLANNER erfolgt monatlich, kann aber auch jederzeit sonst durchgeführt werden. Im CORPORATE PLANNER können damit die Daten im Zeitablauf abgebildet und wesentliche Entwicklungen deutlich gemacht werden. Darüber hinaus werden durch die komfortable Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Daten Abweichungen frühzeitig erkannt und es können entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen eingeleitet werden. Beteiligungscontrolling Die Buchhaltungen der verschiedenen Beteiligungen werden vor Ort von Steuerberatern erstellt. Um die Daten bei Sinn in Frankfurt monatlich für das Controlling in der gewünschten Form vorliegen zu haben, wurden von den Steuerberatern einmalig Kontenrahmen, Zeilenstruktur und Summen- und Saldenliste angefordert. Die aus Controllingsicht erforderlichen Anpassungen wurden mit den Steuerberatern diskutiert und von diesen umgesetzt.Die neu strukturierten betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWAs) sowie die Summen- und Saldenlisten werden heute monatlich in Dateiform übermittelt. Damit ist ein automatisches Einlesen in den CORPORATE PLANNER sowie die Strukturpflege einfach und schnell durchführbar, so dass die monatlichen Ergebnisdaten kontinuierlich und zeitnah analysiert werden können. Damit ist die gewünschte Steuerung der Sinn-Beteiligungen auch unterjährig möglich. Vertriebscontrolling  Im Bereich des Vertriebscontrolling stand die Beobachtung
von monatlichen Absatz- und Umsatzzahlen von Uhren und Zubehör nach
Regionen, Vertriebswegen, Warengruppen, Serien und Modellen im Zentrum
der Betrachtung. Ausgehend von diesen Parametern wurden verschiedene
Sichtweisen aufgebaut, um den unterschiedlichen Fragestellungen gerecht
werden zu können. Darüber hinaus implementierte man Detailbetrachtungen
auf Kundenebene für wichtige Großkunden und Vertriebspartner.
Alle Zahlen werden monatlich über eine ASCII-Datei aus dem Warenwirtschaftssystem
zur Verfügung gestellt und können automatisiert in CORPORATE
PLANNER übernommen und analysiert werden.Im Zusammenhang mit der Implementierung des CORPORATE PLANNER wurden die im Warenwirtschaftssystem vorliegenden Daten für die künftigen Controllinganforderungen nochmals genau beleuchtet. Dabei konnten bestimmte Zuordnungskriterien sauber definiert und bestehende Fehlzuordnungen korrigiert werden. Den mit den entsprechenden Dateneingaben betrauten Mitarbeitern wurden Arbeitsanweisungen zur richtigen Zuordnung von Aufträgen zu den verschiedenen Vertriebswegen an die Hand gegeben, um die für ein effektives Controlling erforderliche Datenqualität sicherzustellen.
Berichtswesen Das Berichtswesen im CORPORATE PLANNER wurde so gestaltet, dass die jeweiligen Berichtsempfänger Informationen in der für sie erforderlichen Informationstiefe zeitnah zur Verfügung haben. Damit können alle Beteiligten eintretende Entwicklungen frühzeitig erkennen und gegebenenfalls Gegensteuerungsmaßnahmen ergreifen. Monatlich werden im CORPORATE PLANNER Soll-Ist-Vergleiche abgerufen und Forecasts erstellt. Die Anforderungen des Managements können nun zeitnah erfüllt werden. Alle gewünschten Informationen stehen permanent zur Verfügung. Nach Vorliegen der von den Vorsystemen gelieferten neuen Monatsdaten stehen neue Berichte auf Knopfdruck in der Software zur Verfügung, so dass die Arbeit langwieriger Berichterstellung im Tabellenkalkulationsprogramm entfällt."Durch das mit der Michael Butte Unternehmensberatungsgesellschaft mbH gemeinsam aufgebaute Unternehmens-, Beteiligungs- und Vertriebscontrolling sind wir bei der Sinn Spezialuhren GmbH & Co. KG in der Lage, die steuerungsrelevanten Daten in allen drei Teilbereichen weitgehend automatisiert zur Verfügung zu stellen und damit sehr schnell zu analysieren. Dies sorgt für eine erheblich verbesserte Transparenz im Unternehmen und das bei einem sehr guten Nutzen-Aufwands-Verhältnis." fasst Geschäftsführer Lothar Schmidt zusammen. |
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