In der jüngsten Vergangenheit wurde von Valet u. Ott Gruppe eine Reihe neuer Geschäftsfelder erschlossen. Um alle Geschäftsbereiche (Kies, Sand, Splitt und Schotter, Transportbeton, Betonwaren, Betonpumpen, Erdaushub, Logistik sowie Laborarbeiten und Prüfungen) in einer einfachen und flexiblen Planung abzubilden, reichten die im Unternehmen vorhandenen Software-Tools nicht mehr aus.

 

Sowohl SAP als auch Excel genügten den Ansprüchen der Geschäftsleitung an eine klare Darstellung mit Strukturzahlen nicht mehr. Vor allem die branchenübliche Erfassung und Kalkulation derWerte in €/cbm oder €/to usw. konnte SAP standardmäßig nicht gewährleisten.

 

Der Mengenbezug ist für Valet u. Ott gerade bei dem Vergleich von Beteiligungsfirmen dringend notwendig. Eine neue Lösung musste her.

 

Nach einem längeren Suchprozess, in dessen Rahmen auch eine Präsentation von Corporate Planning stattfand, stand das Ergebnis fest: Corporate Planner sollte als Planungs- und Analysetool eingeführt werden. Andrea Hofmann-Sabitzer, Kaufmännische Leiterin bei der Valet und Ott GmbH & Co. KG in Freiberg am Neckar, erinnert sich, dass Corporate Planning die Wünsche und Anfragen von Valet u. Ott am besten von allen angefragten Häusern beantworten und zeigen konnte.

 

 

 

 

Durch die flexiblen Darstellungsmöglichkeiten in Corporate Planner können für Kies- und Sandwerke branchentypische Sachverhalte besonders gut und schlüssig abgebildet werden. Alle Konten werden innerhalb einer BWA-Struktur (BWA = Betriebswirtschaftliche Auswertung) zu aussagefähigen und vergleichbaren Kostenblöcken zusammengefasst und mit Mengenbezug z.B. Reparaturkosten/to, Kiespacht/to, Auffüllerlös/to, Zement/cbm aufgelistet. Mit diesen für die Branche bedeutenden Werten kann das Controlling oder das Management bei Valet u. Ott Vergleiche innerhalb der Firmengruppe sowie Vergleiche mit Fremdfirmen anstellen und analysieren.

 

Andrea Hofmann-
Sabitzer

Andrea Hofmann-Sabitzer betont den Vorteil der angewandten Aufstellung: „Diese Form der Darstellung ist besonders "Techniker-freundlich" und wird von den Betroffenen gut angenommen, was bei einer reinen GuV-Struktur nicht immer gegeben ist.“ Darüber hinaus könnten auch Sonderwünsche durch die Möglichkeit der verschiedenen Ansichten bei gleichen Daten rasch erfüllt werden.

 

In der CP-Software Corporate Planner wird vor allem die Planung, der Plan-Ist-Vergleich mit Forecast und Variantenplanung bewerkstelligt. Die Unternehmensplanung und die Abweichungsanalyse werden auf Firmenebene gemacht und monatlich den Geschäftsführern und dem Geschäftsführer der Holding als Bericht weitergeleitet.

 

CP statt SAP

Im Bereich der externen Rechnungslegung hat sich Andrea Hofmann-Sabitzer ebenfalls Unterstützung aus dem Hause Corporate Planning zugelegt und die Konsolidierungssoftware CP-Cons eingeführt. Nach dem Ausscheiden des einzigen Wissensträgers herrschte eine hohe Unzufriedenheit mit der sehr starren und schwer durchschaubaren SAP-Konsolidierung. Im vorhandenen Modul der SAP wurde bereits 5 Jahre lang konsolidiert, aber durch völliges Fehlen jeglicher Dokumentation entstand eine große „Black Box“. Historische Buchungen konnten nur mit großer Kenntnis der Datenbank von SAP, die niemand mehr besaß, rekonstruiert werden. Buchungsprotokolle konnten nicht generiert werden.

 

Dieser Zustand war unhaltbar: „Für ein mittelständisches Unternehmen mit vielen organisatorischen Änderungen ist diese Nichtverfügbarkeit von Unternehmensinformationen ein Sicherheitsrisiko“, beurteilt Andrea Hofmann-Sabitzer die Situation und suchte nach einer transparenteren und flexibleren Lösung.

 

Da lag es nah, CP-Cons auszuwählen. Corporate Planner war den Mitarbeitern bei Valet u. Ott bekannt. Eine zusätzliche fremde Software sollte nicht noch angeschafft werden. Ein weiteres Argument war die Aussicht auf die Umsetzung einer Schnittstelle zu SAP, mit deren Hilfe Partnerkonteninformationen in CP-Cons importiert werden. Auch wenn die Entwicklung der SAP-Partnerkontenintegration dann noch zwei Jahre auf sich warten ließ, waren die Vorteile, insbesondere die Transparenz hinsichtlich des Konsolidierungskreises, der Buchungsprotokolle und der Ausdrucke, gegenüber der Black-Box-Variante sehr bestechend.

 

Auch Kritiker überzeugt

Die Konsolidierungssoftware CP-Cons wird zur Erstellung des Konzernjahresabschlusses mit voll- und quotenkonsolidierten Unternehmen eingesetzt. Es werden bei Valet u. Ott insgesamt ca. 24 Firmen konsolidiert. Dank der CP-Software konnte der Zeithorizont von ursprünglich 6Wochen mit SAP auf drei Tage mit CP-Cons reduziert werden.

 

Ein sehr gutes Zusammenspiel zwischen Arne Kottman als CP-Berater und den Mitarbeitern von Valet u. Ott sowie ein partnerschaftlicher Umgang bei der Übernahme der bestehenden Konsolidierungen vom Wirtschaftsprüfer haben den Anfang erleichtert.

 

Die sehr trockene Aufgabe wurde von allen Beteiligten mit hohem Sachverstand, viel Engagement und einer gehörigen Portion Humor in kurzer Zeit bewältigt“, freut sich Andrea Hofmann-Sabitzer über die erfolgreiche Einführung.

 

Einen besonderen Erfolg sieht sie in der Akzeptanz der Lösung durch die Geschäftsführer und Wirtschaftsprüfer, die der Ablöse der „großen SAP“ durch ein CP-Tool zunächst kritisch gegenüber standen. Die ausschlaggebenden Pluspunkte, die auch die Kritiker überzeugt haben, sind in ihren Augen die Transparenz, die Gewährleistung aussagefähiger Unterlagen, die Nachvollziehbarkeit, Bedienerfreundlichkeit, Sicherheit sowie die flexiblen Auswertungsmöglichkeiten.

 

Mit dieser Software-Lösung kann das Controlling der Valet u. Ott Gruppe allen Anforderungen der Branche und des Managements sicher stand halten.

 

 

Der Familienbetrieb wurde 1926 von August Valet und August Ott in Beihingen am Neckar gegründet. Trotz der Entwicklung vom reinen Kieswerk zur modernen Firmengruppe ist Valet u. Ott ein mittelständisches Familienunternehmen geblieben, das mittlerweile in der vierten Generation besteht. Die Valet u. Ott Gruppe betreibt an 7 verschiedenen Standorten in Deutschland Kieswerke zur Produktion hochwertiger Betonzuschlags- und Straßenbaustoffe und beschäftigt mehr als 220 Mitarbeiter.