Controlling jenseits von Excel

Reporting, Planung und Analyse bei einem internationalen Konzern

Die Julius Meinl Coffee Group erzielt mit Produktion und Vertrieb von Kaffee und Tee einen jährlichen Umsatz von rund 180 Mio Euro. Kunden aus der Gastronomie profitieren von Inklusivleistungen wie der Bereitstellung und Wartung von Kaffeemaschinen, um ihren Gästen ein perfektes Kaffee-Erlebnis zu bieten.

Der Konzern besteht aus einem Vertriebsbereich für das Inland, Produktionen und Exportsparten. Über Lieferungen und Leistungen innerhalb des Konzerns sind die 19 Gesellschaften, die in 54 Ländern agieren, eng miteinander verflochten. Zur Bewertung der reinen Vertriebsleistung der Gesellschaften benötigt das Management Segmentberichte. Diese fassen Business Units zusammen, so dass die Segmente sich von der Legalstruktur unterscheiden.

Grenzen des Reportings in Excel

Die Julius Meinl Coffe Group setzt größtenteils SAP ein. Doch im Reporting spielte Excel eine große Rolle. Stefan Mantler, Leitung Konzerncontrolling der Julius Meinl Coffee Group kommentiert: “Ab einer gewissen Unternehmensgröße stößt das Reporting mit Excel an seine Grenzen. Die Ablösung erlaubt uns eine effizientere Planung und Berichterstellung und das Setzen globaler Standards im Konzern.“ Die Lösung mit Corporate Planning basiert auf einem DataWarehouse als Single-Point-of-Truth. Wegen des Zugriffs auf die lokalen ERP-Systeme müssen diese aktuell gehalten und exakt gepflegt werden.

Transparenz durch aussagekräftige Berichte

Die Lösung mit Corporate Planning sorgt für ein aussagekräftiges Berichtswesen. Der Funktionsumfang der Lösung geht weit über Excel hinaus und umfasst beispielsweise

  • automatische Umrechnung der örtlichen in die Reporting-Währung
  • Abgleichen mehrerer Kontenpläne zu einem einzigen Konzernkontenplan
  • Zuordnung der Kostenstellen zu Profit Centern
  • Zusatzbuchungen wie IFRS-Anpassungsbuchungen, Mark-up Eliminierungen
  • Netto-Darstellung von Intercompany-Aufwendungen und –Erträgen

Um Daten zu visualisieren und mit Storyboards schneller zu erfassen, plant die Julius Meinl Coffee Group die Einführung von CP-Dashboards mit Analytics von Qlik.

Integrierte Finanzplanung

Über das Reporting hinaus findet auch die integrierte Finanzplanung mit OPEX, CAPEX, der Planung der Forderungen mit Altersstruktur und DSO Berechnung sowie sonstiges Working Capital in Corporate Planner statt. In der Lösung erfolgen zudem die Detailplanung und die Konsolidierung.
Individuell anpassbare Masken unterstützen die Verantwortlichen beim Erfassen der Eingaben während der vier jährlichen Planungszyklen.

Controlling setzt konzernweite Standards

Mit der Einführung von Corporate Planner gelang der Julius Meinl Coffee Group eine konzernweite Standardisierung und Harmonisierung. Wichtiger als die Zeitersparnis sind dem Konzern die exakten Einblicke in die Gesellschaften und die Transparenz über lokale Entwicklungen. Die Planung und das Reporting auf Basis von Business Units sorgt für die Messbarkeit von Leistung. Über die Optimierungen des Controlling hinaus steigert die Lösung mit Corporate Planning die Identifikation der lokalen Entscheidungsträger mit der Konzernstrategie.