Digitalisierung: Strategie statt Aktionismus

Controlling und Digitalisierung im Mittelstand - Teil 1

Business Process Management, Internet of Things, Virtual Reality oder Robotic Process Automation – wissen Sie, welchen Nutzen oder Wettbewerbsvorteil diese digitalen Technologien Ihnen als mittelständischem Unternehmen bieten? Sollen Sie investieren? Ja? Nein? Vielleicht? Der Wettbewerb mit Großunternehmen, die seit Jahren ihre Digitalisierung vorantreiben, setzt den Mittelstand ebenso unter Druck wie die Zirkulation von Buzzwords in Medien und Politik.

Im Mittelstand reagieren die einen mit kategorischer Ablehnung. Andere erkennen die grundsätzlichen Vorteile und stürzen sich in Projekte, auch wenn sie Technologien nicht 1:1 auf ihr Unternehmen übertragen können. Thomas Sauer, Manager im Consulting-Bereich der CA controller akademie, erläutert: „Der Mittelstand sieht sich oft genötigt, auf den Trend der Digitalisierung aufzuspringen, auch wenn die damit verbundenen Herausforderungen noch nicht in Gänze verstanden wurden und auch keine ganzheitliche Betrachtungsweise vorliegt.“

Getrieben vom Marktumfeld oder diffusem Handlungsdruck initiiert manch ein Unternehmen ein Digitalisierungsprojekt. Doch lassen Sie uns konkret werden.

Digitalisierung ≠ IT

Was, wenn heute in einem mittelständischen Unternehmen eine IT-fremde Abteilung wie „Finance & Administration“ unter der Last der vielen wiederkehrenden Aufgaben und unangekündigten Ad-hoc Abfragen aus dem Management stöhnt? 

Thomas Sauer weiß aus Erfahrung, dass Unternehmen oft direkt vom Problem zur Software denken: „Es herrscht die Hoffnung, dass die Einführung eines Tools die gewünschten Effizienzgewinne erzielt. Bereits nach einer kurzen Evaluierung des Marktes beginnt die Umsetzung der ersten Initiativen. Dabei vernachlässigen die Unternehmen oftmals die ganzheitliche Betrachtung der Thematik. Eine weitere Herausforderung besteht darin, das richtige Projekt-Setup zu finden.“ Es stellt sich zum Beispiel die Frage, wer die Projektleitung übernimmt. Die überlasteten Finanzmitarbeiter? Die IT, die mit den Anforderungen und Prozessen in Buchhaltung und Controlling nur minimal vertraut ist? Oder externe Dienstleister.

Soll das Projekt vornehmlich mit internen Ressourcen umgesetzt werden, sind Abstriche in den meisten mittelständischen Unternehmen unumgänglich. Unter Zeit-, Erfolgs- und Kostendruck ist man schnell gewillt, pragmatische Wege einzuschlagen. Anstatt aus unternehmensweiter Perspektive die Ziele des Controllings zu definieren, fokussiert man gleich die Software als Lösung: Die Fachabteilung trägt die dringlichsten Anforderungen aus dem Geschäftsalltag zusammen. Die IT evaluiert drei Software-Produkte aus dem CPM- oder BI-Umfeld. Die Geschäftsführung gibt die Anschaffungskosten frei. Los geht’s.

Erst das Was, dann das Wie

Dieses Muster kommt Thomas Sauer bekannt vor: „Viele Firmen nehmen Schlagwörter und Trends wahr und halten die Einführung von Software-Tools für ein Allheilmittel. Doch wer am Anfang Software-Produkte evaluiert, muss sich am Ende der Software unterordnen, anstatt sie sich zunutze zu machen. Einer der typischen Fehler besteht darin, die analoge Welt mit all ihren Fehlern digital abzubilden. Merkt man im Nachhinein, dass die angestrebten Verbesserungen und Hebelwirkungen ausbleiben, ist dies umso ärgerlicher, da die Probleme nun in einer digitalen Lösung zementiert sind.“

Was bedeutet das für mittelständische Unternehmen? Anstatt gleich zur Software-Auswahl zu schreiten, würde der ergebnisorientierte Einstieg nach den Aufgaben und den zugehörigen Abläufen fragen und von diesem Ausgangspunkt ein Optimum als Ziel definieren. Steht die Strategie, welchen Zweck das Controlling künftig erfüllen soll, kann die Beschäftigung mit unterstützenden Technologien erfolgen. Also: Erst das Was, dann das Wie.

„Neue Technologien sind das Werkzeug, mit dem Menschen effizienter und komfortabler arbeiten. Nicht umgekehrt. Wichtig für den Erfolg von Digitalisierungsprojekten ist, Lösungsansätze in der analogen und der digitalen Welt zu verorten“, so Thomas Sauer.

Lessons Learned

Die Digitalisierung ist immer nur ein Teil der Lösung – und zwar der zweite. Der erste Teil findet in der analogen Welt statt und befasst sich mit der konzeptionellen Ausgestaltung des Controllings.

Auch wenn der Weg des geringsten Widerstands anders aussieht: Digitalisierungsprojekte im Controlling beginnen bei den bestehenden Prozessen und der Fragestellung nach der zukünftigen Ausrichtung der Unternehmenssteuerung. Darauf aufbauend benötigt man eine klare BI-Strategie, die alles andere als über das Knie gebrochen werden sollte.

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