Digitize it: Mehr Transparenz, höhere Datenqualität und mehr Vertrauen

Operatives Vertriebscontrolling im Stahlhandel

Die Digitalisierung ist einer der wesentlichen Treiber im Controlling. Immer mehr Verantwortliche erkennen, dass sie mit herkömmlichen Methoden und Systemen den immer schnelleren Marktgeschwindigkeiten nicht mehr gewachsen sind. Um die Digitalisierung im Unternehmen voranzubringen, setzt ein rheinländischer Stahlhändler auf Corporate Planning Software. Mit dem Einsatz der Lösungen für operatives Vertriebscontrolling und sowie für das Finanzcontrolling wurde die Organisation auf digitale Standards gebracht – Mindchange-Wandel der Mitarbeiter inklusive.

„Man begegnet sich von Controller zu Betriebsleiter und von Controller zu Geschäftsführung nun ganz anders, einfach weil man jetzt belastbare und transparente Zahlen hat“, fasst Barbara Keusch, Leiterin Controlling und Projektmanagement der Peter Drösser GmbH die Vorteile moderner BI-Lösungen in der Praxis zusammen. „Das schafft natürlich auch mehr Vertrauen in der Zusammenarbeit.“ Keusch ist die erste Controllerin überhaupt in dem Unternehmen.

Die Ausgangssituation: Viele Insellösungen, wenig Steuerungsgrößen

Bei ihrem Start bei dem Stahlhändler Anfang 2017 fand sie viele Insellösungen, wenig Steuerungsgrößen und eine sehr überschaubare Kostenstellenstruktur vor. Es wurden kaum organisatorische oder prozessuale Strukturen abgebildet. Die Kostenstellenstruktur als Ausgangspunkt für Auswertungszwecke oder als Steuerungsintrument wäre undenkbar gewesen. Ein Reporting gab es als Summen-Salden-Liste oder in Form frequentierter Bankenberichte. Dafür mussten unterschiedlichste Datenquellen abgefragt und das Zahlenmaterial zeitaufwendig zusammenstellt werden. Eine ad-hoc-Aktualisierung der Werte war in dieser Struktur nicht möglich.

Anforderung: Jederzeit entscheidungsrelevante Informationen

Genau das war das Ziel der Controlling-Leiterin: Der Aufbau eines gruppenweiten Reportings, das zu jedem Zeitpunkt aktuelle Berichte und entscheidungsrelevante Informationen für die Unternehmenssteuerung liefern kann. Während Geschäftsführung und Vertrieb bereits seit 1998 mit Corporate Planning Software arbeiten, galt es nun, Corporate Planning Finance einzuführen, damit das Unternehmen die Vorteile moderner, ganzheitlicher BI-Lösungen nutzen kann.

Nicht die Einführung der Software, sondern die Entwicklung einer neuen Struktur, die die Lösung abbilden sollte sowie die Umstellung der internen Prozesse stellte sich dabei als größte Herausforderung heraus. „Wir haben eine komplett neue Kostenstellenstruktur aufgesetzt, den Kontenrahmen vereinheitlicht und haben uns im Vorfeld die neuen Strukturen sehr genau überlegt“, so Keusch. “ Die zentralen Leitfragen waren: Was wollen wir als Kostenstelle haben? Bilden wir unsere Geschäftsprozesse sinnvoll ab? Wie stellen wir uns überhaupt einen Report vor? Der Projektverantwortlichen Keusch war stets bewusst, dass die Erarbeitung dieser internen Arbeitsgrundlage der Schlüssel für den erfolgreichen Projektverlauf ist.

Ihr Praxis-Tipp:

  • Prozesse strukturieren
  • Strukturen standardisieren
  • und alles verbindlich kommunizieren.

Anforderung: Transparenz

Leistungskennzahlen-StahlverarbeitungDas Projekt bringt nicht nur Reporting und Projektmanagement auf digitale Standards, sondern sorgt ganz nebenbei für einen kulturellen Mindchange. Denn die Umstellung interner Prozesse, angefangen von der Benennung von Kostenstellenverantwortlichen bis hin zur Verarbeitung von (Kosten-)Rechnungen, die nunmehr einen anderen Lauf nehmen als vorher, verlangt von Mitarbeitern neue Handlungsweisen. Das erfordert Verantwortliche, die die neue, gewollte Transparenz sowohl verstehen als auch leben. „Wir haben ein komplett anderes Verständnis der Zahlenwerte in unserem Unternehmen geschaffen“, berichtet Keusch. Während vorher alleine die Geschäftsführung des Stahlhändlers die Zahlen im Blick hatte, können nunmehr die 30 Anwender monatlich sehen, wofür welche Kosten angefallen sind und wer wo kontiert hat. „Das ist eine komplett neue Welt“, bilanziert Keusch. Die neue Welt bewirkt ein verändertes Verantwortungsbewusstsein für das eigene Zahlenwerk und schafft zudem die Grundlage, in den jährlichen Plangesprächen die Planbasis genau zu verstehen.

Anforderung: Hohe Datenqualität

Vor allem aber sorgen in dieser neuen Welt transparent nachvollziehbare Ursache-Wirkungsketten für schnell verfügbare entscheidungsrelevante Informationen. Jederzeit und zu jeder Frage. Transparent und mit hoher Datenqualität. Mit wenigen Klicks sind etwa BWAs auf Kostenstellen-Ebene darstellbar, vorformatierte als pdf gespeicherte Berichte können schnell an die Empfänger versendet werden. Für die Controlling-Verantwortliche bedeuten die datengetriebenen Prozesse eine ganz andere Qualität in der Zusammenarbeit sowie bei den Entscheidungen: „Die Daten sind schneller abfragbar, gut darstellbar und belastbar. Alle Informationen sind in einem einheitlichen Layout abruf- und versendbar, so dass uns mit CP-Finance heute eine valide Steuerungs- und Entscheidungsgrundlage zur Verfügung steht“, erklärt Keusch. Ihr Highlight ist das Prinzip des Single Point of Truth, mit dem jeder das abrufen kann, was er braucht. Auch die Funktion des Konten-Drill-Down bis hin zum einzelnen Buchungsbeleg gefällt der Controlling-Leiterin sehr gut, erspart das Feature ihr etwa den Blick in die FiBu.

Anforderung: Hohe Datenintegrität

Für anhaltend große Freude sorgt bei dem Stahhändler seit Umsetzung des Digitalisierungsprojektes die durchgängig hohe Datenintegrität.  Nicht selbstverständlich in digitalen Welten, wo man mit verschiedenen Datenbasen arbeitet und Schnittstellen oder Imports häufig nicht funktionieren. „Und das gibt es bei CP einfach nicht, trotz unserer vielseitigen IT-Architektur“, freut sich Keusch. „Wenn etwas hakt, zeigt die Software sofort an, woran es liegt. Dass z.B. eine Kostenstelle nicht zugeordnet wurde.“

Bedingt durch die neuen Strukturen und Prozesse nach dem digitalen Change mit Einsatz der Corporate Planning Softwae, schätzt die Controlling-Leiterin alleine im Bereich Finance die gesparte Zeit auf rund eine Woche Mannarbeitszeit pro Reporting-Zyklus. Kein Wunder, dass auf der Wunschliste von ihr für eine noch raffiniertere Planung CPR Reporting und CP Excel Plus stehen.

Über die Peter Drösser GmbH

Die Firma Peter Drösser GmbH wurde im Jahr 1919 mit der Anmeldung eines Gewerbes zum „An- und Verkauf von Dampfkesseln, Maschinen sowie ganzen Fabrikeinrichtungen“ in Köln-Mülheim gegründet und ist seitdem zu einer Institution rund um den Werkstoff Stahl in allen erdenklichen Erscheinungsformen geworden. Mit 120 Mitarbeitern und 40 Mio. Euro Umsatz ist das Unternehmen heute wie über das über das Rheinland hinaus erster Ansprechpartner für Industrie, Handwerk und Privatkunden, wenn es um Werkstoffe wie Stahl, Edelstahl, Baustahl und Nichteisenmetalle geht.

www.droesser.de

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