Eine sofort einsetzbare Lösung

Neue Lösung für Planung und Budgetierung an der Universität Sussex

Die forschungsstarke Universität Sussex ist eine der 20 bestplatzierten Hochschulen Englands mit einem Jahresumsatz von ca. 300 Mio. €. Im Dezember 2017 haben die Consultants von Account-Ability in nur acht Tagen eine neue Out-of-the-box-Softwarelösung für Planung und Budgetierung eingeführt.

Die Herausforderung

Die Mitarbeiter mit TRAC-Kenntnissen (TRAC: „Transparent Approach to Costing“, Richtlinien für englische Hochschuleinrichtungen) arbeiteten nicht mehr an der Universität. Der neue TRAC-kundige Buchhalter stieg erst im November ein und sollte bis Ende Januar einen entsprechenden Jahresbericht vorlegen. Das bisherige TRAC-Modell war in mehreren miteinander verknüpften Excel-Mappen abgebildet und lieferte Berichte auf Ebene der Fachabteilungen. Das Modell galt jedoch als „schwer nachvollziehbar und kaum zu überprüfen“. Die Handhabung war kompliziert und die Qualität der Berichte mangelhaft. Trotz des Versuchs, das Modell zu überarbeiten, traten weiterhin Fehler und Warnmeldungen auf. Die Universität hatte Bedenken hinsichtlich der Genauigkeit der Werte. Zudem ließ es das System nicht zu, die Zahlen zurückzuverfolgen oder die Ursachen der Ungenauigkeit zu bestimmen.

“Hier an der Uni Sussex, wie vermutlich auch an vielen anderen Hochschulen, war die TRAC-Berichterstattung immer mehr zur Sonderaufgabe für Fachleute geworden, die unter großem Zeitaufwand in einer komplexen Aneinanderreihung von Tabellen ausgeführt wurde. Auf die Zahlen, die in diesen Tabellen berechnet wurden, konnten wir uns aber nicht verlassen. Für uns sollte der Arbeitsablauf transparenter werden und die Qualität steigen. Außerdem wollten wir die Informationen nachvollziehen können und intern verwenden. Account-Ability hat uns schnell und mit Sachverstand die passende Lösung dazu geliefert. Ihre sofort einsetzbare TRAC-Lösung empfehle ich gerne allen Hochschulen weiter.“ (Allan Spencer, Finanzdirektor Universität Sussex)

Die individuelle TRAC-Lösung

University of SussexDas erste Treffen zwischen der Universität Sussex und Account-Ability fand auf einer TRAC-Fachtagung statt. Dort sprachen beide über die neue, sofort einsetzbare Corporate Planner TRAC-Lösung, die in nur acht Tagen eingeführt werden kann. Account-Ability hatte zu diesem Zeitpunkt bereits mehr als 40 maßgeschneiderte TRAC-Modelle implementiert. Sie hatten zudem einen einheitlichen Lösungsansatz entwickelt, der für jede Hochschule anpassbar ist – unabhängig von der Größe und ob der Schwerpunkt bei Lehre, Forschung oder Wirtschaft liegt. Die neue Standardlösung ermöglicht es den Hochschulen, ihre eigenen akademischen Strukturen einzulesen. Sämtliche im TRAC-Leitfaden vorgeschriebenen Umlageschlüssel sind hier bereits integriert und werden automatisch angewendet. Die Lösung liefert ein umfassendes Die forschungsstarke Universität Sussex ist eine der 20 bestplatzierten Hochschulen Englands mit einem Jahresumsatz von ca. 300 Mio. €. Im Dezember 2017 haben die Consultants von Account-Ability in nur acht Tagen eine neue Out-of-the-box- Softwarelösung für Planung und Budgetierung eingeführt. Ergebnis, das vielfältige Informationen und vorkonfigurierte Berichte für die Geschäftsführung enthält: eine Aufteilung der Unterrichtszeit zwischen Grund- und Aufbaustudiengängen, ausführliche Lohnkosten- und Lohnnebenkostenumlagen, Gewichtungen der verschiedenen Treiber sowie interne und externe Standorte. Neben dem TRAC-Bericht stehen viele integrierte Standardberichte bereit, wie zum Beispiel eine ausführliche Deckungsbeitragsrechnung sowie eine Vollkostenrechnung nach Aktivitäten, eine Analyse der Verrechnungssätze, eine Treiberanalyse sowie abteilungsübergreifende Auswertungen. Sämtliche Berichte werden automatisch für die Fachabteilungen wie auch für die Universität erstellt.

Wie alle Corporate Planning Lösungen enthält auch diese Daten von mehreren Jahren für die Szenarioanalyse. So können Zeitreihendaten analysiert, verglichen und berichtet werden. Die TRAC-Analyse zeigt, wie sich Änderungen in der Zeitaufteilung, den Kosten, der Raumnutzung und den Treibergewichtungen auswirken. Es entsteht eine vollständige Analyse zu Änderungen in den Daten und den Annahmen. Im Lieferumfang enthalten sind Tabellen zum leichten Datenimport sowie Prüfsummen, die eine vollständige Zuordnung zum Jahresabschluss bestätigen. Alle Umlagen sind transparent und lassen sich bis zu den eingegebenen Daten wie auch zum Jahresabschluss zurückverfolgen.

“Mit dem Arbeitsablauf, den Account-Ability für uns eingerichtet hat, können wir das Modell mühelos ausführen. Wir können mehrere Szenarien durchspielen und uns dabei auf die Kostenumlage verlassen. Die Abweichungen zum Vorjahr lassen sich leicht erkennen und nachvollziehen. Wir bekommen sehr ausführliche abteilungsspezifische Deckungsbeitragsrechnungen nach den Aktivitäten gegliedert, die seitens der Universität nicht nur für TRAC-Berichte verwendet werden können, sondern auch zur Kalkulation von Studiengängen und zur Führungsinformation. Inzwischen haben wir einen neuen Buchhalter mit TRAC-Kenntnissen bei uns, der das Modell richtig anwenden kann. Mit den ausgegebenen Berichten, die jetzt viel mehr der Leistung der Universität entsprechen, sind wir höchst zufrieden.” (Simon Upstone, Bereichsleiter Rechnungswesen Universität Sussex)

In nur acht Tagen implementiert

Bei der Implementierung hatte Account-Ability die Aufgabe, das alte Excel-Modell aufzusplitten und die Kostentreiber zu identifizieren. Account-Ability dokumentierte, wenn es Unstimmigkeiten bei der Zuordnung oder bei den Treibern gab und meldete sie dem Prüfungsausschuss. Diese Prüfung führt Account-Ability bei Kunden grundsätzlich durch, da viele Excel-Modelle schon etwas älter sind und nicht mehr den aktuellen Zuordnungsrichtlinien entsprechen.

Bei der Prüfung ging Account-Ability nicht von vornherein davon aus, dass alle Daten korrekt geliefert wurden. Sie analysierten jeden Treiber neu. Dank der Erfahrung aus über 40 Projekten mit TRAC-Modellen erkannte Account-Ability Unstimmigkeiten sofort: Wo immer welche auftraten, waren diese in den Ergebnissen in Corporate Planner gut sichtbar.

Danach schlug Account-Ability der Universität Sussex weitere Maßnahmen zur Verbesserung der Genauigkeit in den Umlagen und Ergebnissen vor. Diese werden im kommenden Jahr umgesetzt. So sollen TRAC-Zahlen entstehen, welche die Universität bedenkenlos intern veröffentlichen kann.

Vorteile

Die Universität Sussex verfügt nun über ein belastbares TRAC-Modell zur Erstellung von Berichten auf Abteilungsebene. In nur acht Tagen wurden das Modell eingeführt, die Daten hochgeladen und abgestimmt, die Dokumentation erstellt und die Schulung durchgeführt. Ändern sich die Strukturen der Universität, lässt sich die Lösung leicht anpassen. Sie entspricht voll und ganz den aktuellen TRAC-Richtlinien.

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