IBCS wirkt

Studie quantifiziert Mehrwert der Standards

Manager können in Sachen visuelle Kommunikation noch viel lernen. Während Musiker, Ingenieure und Kartografen auf standardisierte Notationskonzepte zurückgreifen und vom schnellen Verständnis durch Mustererkennung profitieren, müssen Führungskräfte sich ihre Informationen aus Berichten und Präsentationen meist mühsam erarbeiten. Aber auch hier setzt ein Umdenken ein. Eine zentrale Rolle spielen dabei die International Business Communication Standards (IBCS). Eine Eyetracking- und Laborstudie der Unternehmensberatung blueforte an der Technischen Universität München hat den Einfluss der Standards auf die Effizienz visueller Geschäftskommunikation untersucht – und ist zu bemerkenswerten Ergebnissen gekommen.

Theorie und Praxis

„Bei Berichten, Präsentationen und Dashboards sowie den enthaltenen Diagrammen und Tabellen steckt der Teufel oft im Detail“, weiß Arthur Schuchmilski, IBCS Certified Consultant der CP Corporate Planning AG. „Ein Übermaß an Design-Elementen, missverständliche Skalierungen, fehlende Kernaussagen oder mangelnde Komprimierung schaffen Raum für Interpretationen und provozieren Missverständnisse.“ Trotzdem werden auf dieser Basis immer noch zu viele Managemententscheidungen getroffen. Und das, obwohl Unternehmen mit den International Business Communication Standards seit 2013 ein allgemein anerkanntes Regelwerk für effiziente Geschäftskommunikation zur Verfügung steht. Damit können Inhalte auf das Wesentliche konzentriert, eindeutige Botschaften formuliert und empfängerorientierte Reports flexibel erstellt werden.

IBCS auf dem Prüfstand

Aber funktioniert das Notationskonzept auch? Kann man den Nutzen IBCS-konformer Berichte quantifizieren? Genau diese Fragen stellte sich 2019 ein Expertenteam für visuelle Geschäftskommunikation. Im Rahmen einer Studie an der Technischen Universität München wurden 90 Testpersonen – alle vertraut mit der Analyse von Diagrammen und Tabellen – in ein Forschungslabor eingeladen, in dem sie mit Hilfe verschiedener Berichte eine Reihe von Aufgaben lösen sollten. Das Ergebnis: Die International Business Communication Standards halten, was sie versprechen.

Schnellere Entscheidungen und weniger Fehler

Die Teilnehmenden analysierten IBCS-konforme Berichten 46 % schneller und machten bei der Interpretation 61 % weniger Fehler. Aufzeichnungen der Blickbewegungen im Forschungslabor unterstrichen die Relevanz der Standards für die hohe Geschwindigkeit und den großen Anteil korrekter Lösungen. Noch eindrucksvoller war das Ergebnis bei der Kombination von Analysegenauigkeit und -tempo: Hier erzielten 96 % der Studienteilnehmer eine Leistungssteigerung von 130 % gegenüber der Arbeit mit Berichten, die nicht nach den International Business Communication Standards gestaltet worden waren.

Die Schlüssel zum Erfolg

Das Notationskonzept der International Business Communication Standards funktioniert, weil es nicht nur die Stärken des menschlichen Auges nutzt, sondern gleichzeitig auch die Ressourcen des menschlichen Gehirns schont. Berichte und Präsentationen sind leichter zu überblicken und die Lesenden fühlen sich sicherer bei der Analyse:

  • Durch den Verzicht auf unnötige Gestaltungselemente und Farben kommen Lesende mit den IBCS-konformen Diagrammen und Tabellen deutlich besser zurecht. Die Wahrnehmung wird nicht gestört und die Informationsvermittlung beschleunigt.
  • Die einheitliche Skalierung garantiert eine objektive und vergleichbare Darstellung der Fakten. Interpretationsspielräume werden geschlossen und Analysefehler durch gekürzte Achsen oder unterschiedliche Skalierungen vermieden.
  • Die konsistente Farbnotation und Vermeidung von Redundanzen machen Ist- und Plan-Daten sowie den dazwischenliegenden Forecast visuell unterscheidbar. Lesende sparen wertvolle Zeit, weil ihr Auge die gesuchten Werte zielsicher ansteuert und die Informationen intuitiv verarbeitet.
  • Durch die Verdichtung von Informationen auf einer Seite erhalten Lesende schnell einen vollständigen Überblick über die Geschäftslage, ohne überfordert zu werden. Das Auge analysiert Berichte sehr effizient und fokussiert dabei nur relevante Daten.
  • Die Wahl der passenden Visualisierung auf Basis der zu vermittelnden Botschaft und der zugrundeliegenden Daten verbessert die Analyseleistung. Zeitreihen sind in der Regel horizontal als Säulen- oder Liniendiagramme angeordnet, Strukturvergleiche wie die von verschiedenen Regionen vertikal als Balkendiagramme.

IBCS einführen

Die Studie zeigt eindrucksvoll, dass die International Business Communication Standards allen Beteiligten eine gemeinsame Grundlage für eine klare und verständliche Kommunikation und bessere Entscheidungen liefern. Sie sind aber auch mit einer Herausforderung verbunden: Wer die 98 IBCS-Regeln oder nur eine Auswahl umsetzen möchte, muss alte Gewohnheiten über den Haufen werfen und sich einer Berichtsdisziplin unterordnen.

„Wenn man ein ganzes Unternehmen mitnehmen und das Notationskonzept als Standard etablieren will, dann muss man die Einstiegshürde senken. Das ist nur mit einer geeigneten Softwarelösung möglich“, betont Reporting-Experte Schuchmilski. „Der Erfolg von IBCS als unternehmensweitem Reporting-Standard steht und fällt mit der Automation und Usability einer IBCS-konformen Reporting-Plattform. Wenn die International Business Communication Standards ganz einfach mit ein paar Mausklicks anzuwenden sind, kann jeder die Regeln umsetzen und von den positiven Effekten profitieren.“

Erfahren Sie mehr über die International Business Communication Standards und die Anwendung mit der Corporate Planning Software im Training Corporate Planner Reporting Studio sowie im Rahmen der eLearning-Pakete Gefüllt, gerahmt, schraffiert und CP hi-chart Basics (IBCS® Reporting).