Kennzahlenberechnung und Abbildung des Personalschlüssels

Controlling-Praxis kompakt: Gemeinnützige Werkstätten Oldenburg e.V.

Komplexe Vorgaben und ein kontinuierlicher Wandel der Gesetzgebung stellen die Sozialwirtschaft mit ihrer Finanzplanung vor besondere Herausforderungen. Gefragt sind durchdachte Abrechnungs- und Finanzierungsmodelle. Der Personaleinsatz als Hauptkostenpunkt steht dabei besonders im Fokus. Die Gemeinnützigen Werkstätten Oldenburg (GWO) setzen bei Ihrer Personalsteuerung auf ein modernes Controlling mit einer professionellen Lösung. Damit ist die als Bildungsträger anerkannte Werkstatt für behinderte Menschen in der Lage, die Einhaltung des im Landesrahmenvertrag festgelegten Personalschlüssels jederzeit im Blick zu behalten, Über- oder Unterdeckungen zu identifizieren und kurzfristig nachzujustieren. Im Interview sagt GWO-Verwaltungsleiterin Claudia Scholz dazu: „Datenauswertungen, die bislang nur ein- bis zweimal im Jahr erstellt wurden, können wir nun jederzeit abrufen.“

Wie war die Ausgangssituation?

Scholz: In unserer Branche geben Verträge mit verschiedenen Leistungsträgern Personalschlüssel vor. Diese müssen regelmäßig überwacht werden, etwa um sicherzustellen, dass wir nicht zu große Personalüberhänge haben. Das haben wir in erster Linie über Excel gemacht, was sehr aufwendig ist, insbesondere bei unserer Größe und tiefen Organisationsstruktur. Wir konnten das nur ein- bis zweimal im Jahr machen, obwohl es eklatant wichtige Daten für die Personalsteuerung sind.

Was sind für Sie die Highlights?

Beeindruckend ist, wie schnell man an Informationen kommt, sobald die Struktur steht – nämlich auf Knopfdruck. Wir können nun monatlich das analysieren, was wir aufgrund des Aufwands vorher nur sporadisch ausgewertet haben. Dies ermöglicht eine effiziente Schwachstellenanalyse sowie das Identifizieren von Einsparpotenzialen.

Was sind Ihre Lessons Learned?

Das A und O ist, sich vorab die Strukturen zu überlegen und zu überprüfen, ob diese sinnvoll sind. Wozu brauche ich eine bestimmte Kennzahl? Es muss ja ein Erkenntnisgewinn damit verknüpft sein, der letztlich die Investition in die Software amortisieren soll. Wichtig ist auch, sich im Vorfeld klar zu machen, wieviel Personal und Zeit das Projekt in Anspruch nimmt, damit man später von mehr Zeit und Transparenz profitiert.

Über die Gemeinnützigen Werkstätten Oldenburg e.V. und das Projekt

 

Themen: Kostencontrolling, Finanzplanung, Reporting, Analyse
Branche: Sozialwirtschaft
Umsatz: 20 Mio. Euro
Mitarbeiter: 300
Anwender: 3
Vorsysteme: MICOS-Lösungen (Personal, Betreuung, FiBu)

Umsetzung: VRG MICOS GmbH


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