Leitplanken für die Geschäftskommunikation

Daten verständlich visualisieren

Gerade in der Geschäftskommunikation kommt es darauf an, Reize zu reduzieren, die Wahrnehmung zu steuern und Berichtsempfängern das korrekte Erfassen von Informationen zu erleichtern. Nur wenn die Inhalte klar und verständlich gestaltet werden, sind sie schneller und fehlerfrei lesbar. Nur dann fühlen sich Sender verstanden und Empfänger gut bedient. Bei der Bewältigung dieser Herausforderung hilft die SUCCESS-Formel von Prof. Dr. Rolf Hichert, die als Akronym für S(ay), U(nify), C(ondense), C(heck), E(xpress), S(implify), S(tructure) steht. Während SAY und STRUCTURE den konzeptionellen Rahmen vorgeben, widmet sich UNIFY der semantischen Notation: Gleiches sieht immer gleich aus. Und wer die perzeptuellen Prinzipien CONDENSE, CHECK, EXPRESS und SIMPLIFY konsequent anwendet, schafft nachhaltig Klarheit in Berichten und Präsentationen.

Ballast abwerfen, Fokus steigern

SUCCESS setzt den Fokus auf die bewusste Steuerung visueller Reize. Der erste Schritt auf dem Weg zu einer transparenten Geschäftskommunikation ist die Beseitigung von unnötigem Ballast. Dazu gehören redundante Informationen und Zahlen, die eher ablenken, anstatt die Kernbotschaft zu unterstützen genauso wie Farben, Rahmen und Hintergründe. Wer dagegen nach dem Prinzip SIMPLIFY handelt, geht sparsam mit der Aufmerksamkeit des Berichtsempfängers um und präsentiert gezielt die entscheidungsrelevanten Kennzahlen – sonst nichts.

Visuelle Konventionen nutzen

Die Augen fliegen über die Berichtsseite, suchen Einstiegspunkte und bekannte Muster. Deshalb sind anhand des EXPRESS-Prinzips Visualisierungen zu wählen, die Berichtsempfänger intuitiv erfassen. Dazu zählen etablierte Konventionen wie die Darstellung von Zeitreihen von links nach rechts als Säulen- oder Liniendiagramm. Konsequente Anwender bieten eindeutige Datenvergleiche und erklären Ursachen für Unterschiede, wodurch Leser sämtlicher Abteilungen eines Unternehmens Inhalte schneller verstehen.

Mit einem Maß messen

Wer Werte schnell vergleichen will, hat keine Zeit, unterschiedlich verwendete Maßeinheiten auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Deshalb fordert das CHECK-Prinzip einheitlich skalierte Schaubilder. So soll die gleiche Einheit in einem Balkendiagramm immer die gleiche Balkenlänge beanspruchen. Alles andere provoziert Missverständnisse und schlimmstenfalls Fehlentscheidungen. Das CHECK-Prinzip gewährleistet dagegen visuelle Integrität. Somit gehören Schaubilder mit Interpretationsspielraum der Vergangenheit an.

Zusammenhänge zeigen

Damit Schaubilder Geschichten erzählen, benötigen sie die richtige Informationsdichte. Stellen Sie sich das folgende Szenario vor:  Ein Wanderer hält eine Landkarte, auf welcher lediglich Orte, aber keine Straßen verzeichnet sind. Da der Zusammenhang zwischen den Orten fehlt, ist die Karte nutzlos. Genauso verhält es sich mit den Daten in einem Bericht. Erst, wenn sie nach dem CONDENSE-Prinzip miteinander in Bezug gesetzt sind, können Leser Zusammenhänge erkennen, Schlussfolgerungen ziehen und den richtigen Weg einschlagen.

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