Lost in Reporting

Probleme und Lösungen im Berichtswesen

Das Jugendwort des Jahres 2020 bringt die Situation vieler Berichtsempfänger auf den Punkt: Sie sind „lost“. Orientierungslos stehen sie immer wieder bunten, überladenen und missverständlichen Managementberichten gegenüber, in denen sie sich die Inhalte mühsam erarbeiten müssen. Dabei sollten die Botschaften doch klar und verständlich sein, oder? Diese Einsicht setzt sich zunehmend durch. Immer mehr Unternehmen kehren dem alltäglichen Reporting-Zirkus den Rücken und wählen für die Geschäftskommunikation eine einheitliche visuelle Sprache.

Der Designer in mir

Ein blauer Rahmen hier, ein violetter dort. Rot, gelb und grün eingefärbte Flächen. Und Tortendiagramme wie aus einem psychedelischen Musik-Video der 60er Jahre. Die Farbpaletten und Design-Optionen von Powerpoint & Co sind verlockend und manch ein Autor von Berichten folgt ihrem Ruf nur allzu willig. Das Ergebnis ist meist vogelwild und bietet wenig Hilfestellung beim Erfassen zentraler Aussagen.

Besser ist schlicht und monochrom: Schwarz-weiß erlaubt Lesern, sich auf den Inhalt zu konzentrieren. Farbe kommt nur ins Spiel, wenn es darum geht, positive oder negative Ergebnisse zu verdeutlichen. Hierfür genügen Grün und Rot. Mehr braucht es nicht.

Die Flut kommt.

Es geschieht ganz intuitiv: Zur Darstellung der Umsatzentwicklung pro Produktgruppe bekommt jedes Land seine eigene Folie. Nur leider zählt eine derartige Ausbreitung von Informationen zum selben Thema zu den effektivsten Mitteln, Berichtsempfängern den Durchblick zu verhageln. Wer kann schon die Entwicklung in England, Dänemark und Deutschland vergleichen, wenn die Zahlen über mehrere Folien und Seiten verteilt sind?

Abhilfe schafft die komprimierte Aufbereitung der Daten auf einer einzigen Folie. Dabei gilt es die Frage im Blick zu behalten, die beantwortet werden soll. Denn zur Wahrheit gehört auch: Es gibt nicht DIE eine Lösung für alle Sachverhalte.

Spiel mit der Wahrnehmung

Stellen Sie sich eine Folie mit zwei etwa gleich hohen Säulen für Gewinn und Umsatz vor. Klare Sache: Umsatz = Gewinn, oder? Doch wie bei so manchem Kaufvertrag ändert der Blick aufs Kleingedruckte alles: Der Umsatz wurde in Million-Euro-Schritten gemessen, für den Gewinn nur Tausend Euro als Maßeinheit angesetzt. Und wer nicht genau hinschaut, erhält schnell einen falschen Eindruck.

Missverständnissen wie diesen kann man vorbeugen, indem man pro Folie oder Berichtsseite eine einheitliche Skalierung verwendet. Sollte dennoch eine Abweichung notwendig sein, ist diese deutlich zu kennzeichnen.

Dem Wildwuchs ein Ende

Wer einen „Bericht“ genannten Ausbund an Individualität auf den Tisch bekommt, kann sicher vieles damit anfangen. Nur eines kann er nicht: Dem Werk in wenigen Sekunden die entscheidenden Ergebnisse und Erkenntnisse entnehmen. Was schade ist, denn war das nicht der Zweck des Ganzen? Trotzdem zögern viele, dem Wildwuchs ein Ende zu setzen. Erstens hat man sich daran gewöhnt, zweitens haben alle Beteiligten meist „Besseres“ zu tun, als Leitprinzipien für ein erfolgreiches Reporting zu entwickeln.

Trotzdem muss ein klares und verständliches Reporting kein frommer Wunsch bleiben. Wem nützen schon Präsentationen und Managementberichte, bei denen sich Sender nicht verstanden und Empfänger nicht gut bedient fühlen? Wer Inhalte auf das Wesentliche konzentrieren, eindeutige Botschaften formulieren und empfängerorientierte Reports erstellen möchte, erhält Hilfestellung von der SUCCESS-Formel. Die sieben Grundprinzipien hinter dem Akronym weisen den Weg zu einer einheitlichen visuellen Sprache im Unternehmen.

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