Pflegeheime kostendeckend betreiben

So kommen Sie wirtschaftlich durch unsichere Zeiten

Die Pflegestärkungsgesetze haben Refinanzierung und Personalsteuerung entkoppelt. Im Ergebnis sind Pflegegrade in unterschiedlichem Maße kostendeckend. Verändert sich der Pflegegradmix in einer Einrichtung, verschieben sich auch die Deckungsbeiträge aus der Pflege. Der wirtschaftliche – oder sogar gewinnbringende – Betrieb von Pflegeeinrichtungen erfordert daher eine Orientierung der Unternehmens- und insbesondere der Personalsteuerung am Deckungsbeitrag.

Die Pflegestärkungsgesetze beeinflussen die Personalsteuerung hauptsächlich in zweierlei Hinsicht: Durch den Rothgang-Effekt einerseits sowie die Entkopplung von Personalschlüssel und Deckungsbeitrag andererseits.

Rothgang-Effekt: Vom alten zum neuen Begutachtungsinstrument

Mit der Pflegereform wurde ein neues Instrument zur Begutachtung von Pflegebedürftigen eingeführt. Um die Umstellung von Pflegestufen auf Pflegegrade zu erleichtern, hat der Gesetzgeber eine Überleitungsregelung geschaffen: Versicherte der sozialen Pflegeversicherung und der privaten Pflege-Pflichtversicherung werden bei entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen ohne erneute Antragstellung und ohne erneute Begutachtung einem Pflegegrad zugeordnet.

Im Zuge der gesetzlich geregelten Überleitung von Pflegestufen auf Pflegegraden kam es unter anderem zu doppelten Stufensprüngen von Bewohnern in höhere Pflegegrade. Nach der Überleitungsphase führt der Tausch durch Fluktuation zu einer Normalisierung auf einem tendenziell niedrigeren durchschnittlichen Pflegegrad. Auf die vergangene Belegungsstruktur mit vielen hohen Pflegegraden folgt eine Normalisierung auf einem niedrigeren Niveau. Bei gleichbleibendem Personaleinsatz hat der niedrigere Pflegegradmix geringere Leistungsentgelte zur Folge.

Entkopplung von Personalschlüssel und Deckungsbeitrag

Wurde nach der alten Abrechnungssystematik noch ein individueller Pflegesatz ermittelt, der unter anderem dem Personaleinsatz der jeweiligen Pflegestufe Rechnung trug, führte die neue Finanzierungssystematik zu einer Entkopplung von Refinanzierung und Personalsteuerung. Durch diese Entkopplung sind die unterschiedlichen Pflegegrade je nach Altenhilfeeinrichtung und den verwendeten Schlüsseln unterschiedlich kostendeckend. Mit der Veränderung der Pflegegradstruktur geht daher eine Gesamtveränderung der vereinnahmten Deckungsbeiträge aus der Pflege einher.

Für die Pflegegrade zwei bis fünf wird eine Mischkalkulation notwendig: Pflegegrade mit auskömmlichen Deckungsbeiträgen werden mit defizitären Deckungsbeiträgen kompensiert. Im Ergebnis ist die Kalkulation zum Berechnungsstichtag kostendeckend, weil die Summe der Deckungsbeiträge mindestens ein ausgeglichenes Ergebnis ergibt.

Doch wie sieht es unterjährig aus, wenn sich der Pflegegradmix verändert und möglicherweise nicht mehr der Struktur zum Berechnungszeitpunkt entspricht?

Spielraum für ein wirtschaftliches Handeln

Mit Blick auf die komplexen Zusammenhänge von Pflegegraden, Personaleinsatz und Deckungsbeiträgen eröffnet eine ganzheitliche Planung Einrichtungen Raum für wirtschaftliches Handeln. Hierzu dient die Orientierung an steuerungsrelevanten Kennzahlen wie zum Beispiel Auslastung, Pflegegradstruktur oder Personal-Soll-/Istvergleich.

Vom Pflegegrad zur deckungsbeitragsorientierten Steuerung

Die in der Pflege erbrachten Dienstleistungen tragen maßgeblich zum Betriebserfolg von Pflegeeinrichtungen bei. Um festzustellen, in welchem Umfang ein Pflegegrad am Erfolg der Pflegeeinrichtung beteiligt ist, müssen die Deckungsbeiträge je Pflegegrad bekannt sein und berechnet werden können. Schließlich beeinflussen Veränderungen der Pflegegradstruktur das betriebswirtschaftliche Ergebnis der Einrichtung.

Das Personal stellt im jeweiligen Pflegegrad die wesentliche Kosten- bzw. Steuerungsgröße dar. Mit der aktiven Steuerung des Personals kann der Deckungsbeitrag beeinflusst werden. Um mit Blick auf die neuen Pflegegrade auskömmliche Deckungsbeiträge zu erzielen, müssen Einrichtungen daher ihre Personalsteuerung anpassen.

Deckungsbeiträge ermitteln. Handlungsspielraum schaffen.

Die Anpassung der Vergütungssätze über Verhandlungen mit den Kostenträgern zählt zu den entscheidenden Ableitungen im Rahmen der Deckungsbeitragsbetrachtung. Die je Pflegegrad kalkulierten Deckungsbeiträge sowie Veränderungen der Pflegegradstruktur lassen Rückschlüsse darüber zu, wann Einrichtungen in neue Vergütungssatzverhandlungen eintreten sollten.

Zur Vorbereitung der Verhandlungen sollten Pflegeeinrichtungen folgende Fragen geklärt haben.

  • Wie sieht die aktuelle Kostenstruktur aus?
  • Welche Kenntnis hat die Einrichtungsleitung über die Personalstruktur? Was wendet die Einrichtung für Personal auf?
  • In welcher Höhe muss der einrichtungseinheitliche Eigenanteil (EEE) angepasst werden? Ergeben sich aus der Anpassung Marktrisiken?
  • Welche Informationen liegen über weitere mögliche Vergütungsbestandteile vor?

Die detaillierten und aktuellen Einblicke in Kosten, Belegung und Personalplanung liefern die Grundlage für erfolgreiche Verhandlungen und die angestrebte Anpassung der Vergütungssätze.

Mit Software effektiv steuern

Angemessene Vergütungssätze sind die Voraussetzung für den wirtschaftlichen Betrieb einer Pflegeeinrichtung. Ein automatisiertes Controlling liefert die Daten zur Darstellung nötiger Anpassungen der Vergütungssätze schnell, aktuell und zuverlässig. Auf Basis einer belastbaren Datengrundlage können die Einrichtungen, optimal vorbereitet in die Verhandlungen mit den jeweiligen Kostenträgern eintreten.

Zu den zentralen Daten, die Controlling-Lösungen Pflegeeinrichtungen für die Verhandlungen liefern, zählen:

  • ein kontinuierlicher Abgleich von refinanzierter und eingesetzter Personalmenge,
  • eine systematische Auswertung der zentralen Leistungskennzahlen, wie zum Beispiel der einrichtungseinheitliche Eigenanteil (EEE) als Preisniveau der Einrichtung für die Pflegeleistung, Belegung/Auslastung, Deckungsbeitrag je Pflegegrad, Vollkräfte-Quote oder der Pflegegradmix,
  • eine differenzierte Betrachtung der Ergebnisse der Einrichtung wie die Anpassung der Planungswerte an unterjährige Gegebenheiten

Mit dem laufenden Controlling erkennen Pflegeeinrichtungen frühzeitig, wann sie neue Pflegesatzverhandlungen einleiten sollten, um im Ergebnis kostendeckende Preise auf betriebswirtschaftlicher Grundlage zu erhalten.

Fazit

Moderne Steuerungsinstrumente liefern die Basis für einen ganzheitlichen Planungsansatz. Pflegeunternehmen erhalten größere unternehmerische Handlungsspielräume und wirtschaftliche Sicherheit – auch in unsicheren Krisenzeiten. Ein professionelles Personal-Controlling erlaubt Pflegeeinrichtungen zudem, die Unternehmenssteuerung an dem neuen Bewertungsinstrument und dem Kernbegriff der Pflegebedürftigkeit auszurichten. So gelingt es, den Dreiklang von Personal, Belegungsstruktur und Deckungsbeitrag konstant im Blick zu behalten.

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