7(S)-Gruppe

Schnelles Business, schnelle Lösung

Keine andere Branche ist so direkt von Konjunkturschwankungen betroffen wie die der Personaldienstleister. Egal ob Unternehmen in Krisenzeiten Personal abbauen oder im Aufschwung zusätzlicher Personalbedarf entsteht, die Nachfrage nach Personaldienstleistungen verändert sich ständig und kurzfristig. Die 7(S)-Gruppe aus Hamburg begegnet dieser Schnelligkeit des Marktes mit dem Einsatz des schnellen Controllingsystems für Planung, Analyse und Reporting Corporate Planner.

Bei 163 Filialen in Deutschland läuft in der Zentrale der 7(S)-Gruppe in Hamburg wöchentlich eine große Menge an Daten auf. Die Teams in den Filialen setzen sich meist aus bis zu drei Mitarbeitern zusammen, die ausschließlich mit Kundenakquise, Kundenbetreuung, Personalakquise und Personaldisposition beschäftigt sind. Zusätzlich Aufgaben im Controlling zu erledigen, dazu fehlt die Zeit.

Claudia Breckwoldt, verantwortlich für das zentrale Vertriebs- und Vertragscontrolling in Hamburg, analysiert wöchentlich die Vertriebs- und Rekrutierungsaktivitäten der einzelnen Büros. Die aktuellen Daten werden aus der branchenspezifischen Software L1 in Corporate Planner eingelesen. Basierend auf diesen Daten erstellt sie rollierende 12-Wochen-Berichte. Berichte wie z.B. Zeitreihenreports, Benchmarking-Zahlen zum Vergleich der Filialen untereinander, relevante Kennzahlen sowie Plan-/Ist- oder Vorjahr-/Ist-Vergleiche, die sie den Vertriebsverantwortlichen jeden Freitag per E-Mail zusendet. Immer wiederkehrende wichtige Kennzahlen sind für die Planung weiterer Vertriebsaktivitäten z.B. Anzahl Besuche pro Woche pro Mitarbeiter, das Verhältnis Interessenten- zu Kundenbesuchen, Anzahl qualifizierter Angebote.

Die Ergebnisverantwortlichen der einzelnen Vertriebsgebiete oder Branchen oder die Geschäftsführer der Gesellschaften werden von Claudia Breckwoldt regelmäßig und sehr kurzfristig mit Ergebnissen und Analysen versorgt. Nur dann können sie entsprechend reagieren und planen.

Beschleunigt wird der Prozess durch den Einsatz der Master-Client-Struktur und der flexiblen Zeitachse in Corporate Planner. Veränderungen in den Filialen (Zusammenlegung, Schließung, Neueröffnung) können schnell erfasst und eingebaut werden. Mit Hilfe der flexiblen Zeitachse werden die buchbaren Arbeitstage nach Bundesländern differenziert dargestellt und geplant. Die wöchentlichen Meldungen können schon untermonatlich über ein detailliertes Kalendarium mit den Planwerten und dem Vorjahr verglichen werden. „So flexibel und detailliert können wir nur mit Corporate Planner planen. Andere Lösungen, z.B. MS Excel, können das nicht leisten“, beschreibt Claudia Breckwoldt einen großen Vorteil der eingesetzten Software von Corporate Planning.

Ergebniscontrolling

Angefangen hat die Zusammenarbeit zwischen der 7(S)-Gruppe und Corporate Planning bereits vor vielen Jahren mit dem Aufbau eines klassischen Ergebniscontrollings für die Unternehmensgruppe, die zu dem Zeitpunkt aus 2 operativen Gesellschaften und 13 Niederlassungen bestand. Inzwischen ist die Gruppe auf 28 Gesellschaften mit 163 Niederlassungen im In- und Ausland gewachsen. Bei der Wahl der Software spielte die Möglichkeit der Planung und Darstellung von Werten in kleinen Zeiteinheiten eine ausschlaggebende Rolle. Außerdem wurde von vornherein eine Lösung gesucht, die flexibel das rasante Wachstum der Unternehmensgruppe begleitet und unterstützt, sozusagen mitwächst.

Für jede einzelne operative Gesellschaft wurden eine Gewinn- und Verlustrechnung, eine Bilanz und eine Kapitalflussrechnung aufgestellt. Außerdem wurden eine Kostenstellenrechnung (eine Kostenstelle entspricht einer Niederlassung) und eine Kostenträgerrechnung (ein Kostenträger entspricht einer Branche oder Dienstleistung) aufgebaut. Damals wie heute begeistert Jana Saß, Teamleitung Ergebniscontrolling, die intuitive Bedienbarkeit und Einfachheit der Software.
„Ohne kostenaufwendige Beratung konnten wir selbstständig starten und die Software bei uns im Hause schnell einführen. Wenn wir jetzt jährlich ein bis zwei Beratertage in Anspruch nehmen, dann um Tipps zu erhalten, wie wir bestimmte Fragestellungen in der Software am besten umsetzen.“

Darüber hinaus nehmen neue Mitarbeiter, die mit Corporate Planner arbeiten, an einer Einführungsschulung bei Corporate Planning in Hamburg teil. Auch so bleibt das Anwenderwissen immer aktuell.

Finanzstatus

Genauso detailliert wie der Umsatz wird in der 7(S)-Gruppe der Liquiditätsstatus betrachtet. Gerade hier kommt die flexible Zeitachse auf Tagesbasis zum Einsatz. Die auf Wochen basierte Planung wird täglich überprüft, indem jeden Morgen alle Ein- und Auszahlungen, unterteilt nach Gesellschaft und Zahlungsart erfasst werden. Die Auszahlungen werden den Bereichen Kreditoren, Lohn/Gehalt, Krankenkassen, Lohn-, Umsatz-, Ertragsteuer zugeordnet. Für die Planung werden die Auszahlungen ebenfalls tagesgenau erfasst, da die genauen Termine im Voraus feststehen. Einzahlungen sind typischerweise unsicherer zu planen, so dass eine Gleichverteilung der Einzeleinzahlungen angenommen wird.

Die Einzahlungen von Großkunden können genauer vorhergesagt werden und werden dementsprechend asymmetrisch geplant. Werden die aktuellen Bankstände und die Überträge zwischen den Gesellschaften (Cashpooling) hinzugezogen, erhält das Finanzwesen bei 7(S) einen tagesgenauen Liquiditätsstatus des Konzerns, der mit dem Planwert verglichen werden kann.

Mit Sicherheit zum Ziel

Arbeiten Menschen unter Zeitdruck, schleichen sich meistens irgendwo Fehler ein. Damit dies bei der 7(S)-Gruppe nicht der Fall ist, vertrauen die Mitarbeiter im Controlling nur auf Corporate Planner. Denn „Verrechnen gibt es nicht, seit mit Corporate Planner gearbeitet wird“, sagt Jana Saß. Bei der Vielzahl an Daten und Berichten, die wöchentlich zwischen der Zentrale und den 163 Niederlassungen hin und her gegeben werden, wäre die Fehleranfälligkeit mit jeder anderen Lösung zu groß. „Wir können uns die Arbeit schon gar nicht mehr ohne Corporate Planner vorstellen“, beschreibt Jana Saß die Situation. Da immer mehr Kollegen mit der Software arbeiten, die nur reduzierten Zugriff und Schreibrechte auf ausgewählte Daten haben sollen, plant sie bereits die Umstellung auf Corporate Planner
3.0. Das ausgefeilte Rechtemanagement des CP-Control Centers entspricht den komplizierten Anforderungen des Dienstleisters. Der Termin mit einem Berater von Corporate Planning steht schon. Auch hier möchten die Mitarbeiter von der 7(S)-Gruppe nicht lange warten und möglichst kurzfristig die neue Version einführen. Schnelligkeit und Flexibilität gehören eben zu ihrem Geschäft. Mit Corporate Planner haben sie die passende Lösung gefunden, die mit ihrem Tempo Schritt hält.