AWO Unterbezirk Dortmund

Corporate Planner hat mich sofort überzeugt. Die Software erfüllt alle unsere Forderungen. Kompatibel, flexibel, schnell, gut im Handling, kostengünstig, erweiterbar …

Johann Härtling

Controller

Einsatzgebiete
  • Budgetierung
  • Plan/-Ist-Vergleiche
  • Kostencontrolling
  • Analyse
  • Integrierte Finanzplanung
  • Investitionsplanung
Vorsystem
  • Diamant R2/R3

Wer, wie, was? Wieso, weshalb, warum?

Controlling beim AWO Unterbezirk Dortmund

Wer beim AWO Unterbezirk Dortmund Fragen hat, bekommt bei Johann Härtling, Controller beim UB Dortmund und Geschäftsführer der A&J Dortmunder Service GmbH, in den meisten Fällen eine Antwort. Denn seit der Einführung einer leistungsfähigen Controlling-Software ist er Herr über alle Zahlen des AWO Unterbezirks Dortmund und hat garantiert in kürzester Zeit eine passende Antwort parat.

Sozial und wirtschaftlich

Der AWO Unterbezirk Dortmund mit seinen Tochterunternehmen ist ein breit aufgestelltes Unternehmen in der Landschaft der Wohlfahrtsverbände. Das Portfolio beinhaltet zahlreiche Projekte, Maßnahmen und Aufgaben im Bereich Kinder, Jugend und Familien, Menschen mit Behinderungen, Senioren, Arbeit, Bildung und Verwaltung. Die Vielzahl der Tätigkeitsbereiche bringt verschiedene Abrechnungsmodalitäten mit sich. Abrechnung und Reporting gegenüber Bund, Land, Kommune und sonstige Mittelgeber auf der einen Seite, Erstellung wirtschaftlicher Abschlüsse nach HGB für die einzelnen Gesellschaften auf der anderen Seite. „Wir verwalten öffentliche Mittel, deren Verwendung wir akribisch nachweisen müssen“, beschreibt der Controller Härtling die Notwendigkeit eines professionellen empfängerorientierten Controllings. Die benötigten Informationen und Zahlen in den festgesetzten Intervallen zu liefern, stellt eine Herausforderung dar, der mit MS Excel nicht mehr ausreichend zu begegnen war. Die Pflege der riesigen Datenmengen war zeitintensiver als die Analyse der Ergebnisse und die Ableitung von Handlungsempfehlungen. Der „Detektiv“ wurde zur meist genutzten Funktion in den Excel-Tabellen, die immer unübersichtlicher wurden. Reaktionen auf Veränderungen waren mit enormem zeitlichem Aufwand verbunden. Das System war zu starr geworden.

Doch wie jedes andere Wirtschaftsunternehmen muss auch der AWO Unterbezirk Dortmund in der Lage sein, kurzfristig auf veränderte Rahmenbedingungen und Anforderungen des Marktes zu reagieren. Es gilt,

die eigene Position zu sichern, Risiken kontrollierbarer zu machen und Handlungsstrategien zu entwickeln. Dazu braucht es eine Software, die schnell die entsprechenden Informationen zur wirtschaftlichen Steuerung liefert, mit der flexibel und schnell reagiert werden kann.

Flexibel und dynamisch

„Wir wollten eine Software, die uns passt. Sowohl vom Umfang als auch vom Preis. Sie sollte so flexibel sein, dass sich Veränderungen in unseren Unternehmen problemlos anpassen lassen, und nicht, dass wir Organisationsstrukturen an die Möglichkeiten einer Software anpassen müssen“, betont Johann Härtling, der für die Auswahl und Einführung der Softwarelösung allein verantwortlich war. Bei Bedarf holte er sich Meinungen und Beratung aus den Fachbereichen EDV und Finanz- und Rechnungswesen ein. Die direkte Datenübernahme aus Vorsystemen (insbesondere Daten aus der Finanzbuchhaltung Diamant) sollte über Schnittstellen automatisiert werden. Um Fehlerquellen zu minimieren, sollte eine manuelle Bearbeitung möglichst reduziert werden.

Bei der Anbindung der Vorsysteme erhielt Härtling Unterstützung durch die CP-Mitarbeiter. Das Aufbauen der Corporate-Planner typischen Baumstrukturen führte der Controller ohne weitere Hilfe alleine durch. Um über Projekte, Unternehmen und Mittelverwendung Transparenz und Planungssicherheit zu erlangen, hat er alle einzelnen Unternehmen des Unterbezirks Dortmund in ihrer Organisationsstruktur abgebildet. Für jeden Bereich werden die Gewinn- und Verlustrechnungen, aufgegliedert in Dienste,

Projekte, Kostenstellen, Konten, Ertrags- und Aufwandsarten, hinterlegt. Zur Planung und Auswertung werden Zusammenfassungen und unterschiedliche Ebenen genutzt (z.B. Plan, Ist, Forecast, Budget, Soll, Simulation). Querverweise und Formeln dienen der Darstellung bereichsspezifischer Kennzahlen und statistischer Kenngrößen.

Mit Blick auf die Verschiedenartigkeit der Projekte, Bereiche, Unternehmen und Berichtsempfänger hat Johann Härtling überlegt alle Daten zusammengeführt. Auf diese Strukturen greift er nun bei seinen vielfältigen Controllingaufgaben zurück. Er nutzt Corporate-Planner-Funktionen für die Wirtschaftsplanung, die Budgetierung, Plan- Soll- Ist-Vergleiche, das Kosten- und Ertragscontrolling, die Kennzahlenentwicklung, zur Erstellung von Statistiken und Analysen (z.B. Was-wäre-wenn-Analysen), zur Realisierung des Berichtswesen, zur inhaltlichen Erstellung von Präsentationen, der Finanz- und Investitionsplanung, zur Vorbereitung von Verwendungsnachweisen für Geldgeber.

Komplex und transparent

Trotz der Komplexität und Individualität jedes einzelnen Unternehmens konnte mit der Software für Unternehmenssteuerung CP-Suite eine Vereinheitlichung der Ergebnisse und insgesamt deutlich mehr Transparenz erzielt werden. Einzelplanungen laufen jetzt automatisch im Controlling des AWO UB Dortmund zusammen, alle Periodenwerte sind auf einen Blick vergleichbar. Anstatt sich mit Datenpflege und Fehlersuche zu beschäftigen, nutzt Johann Härtling die vielen Planungs- und Analysewerkzeuge. Er versorgt alle Bereiche und Projektver- antwortlichen schnell mit aktuellen Daten, Berichten und Analysen. Auch ad-hoc liefert er gewünschte Analysen und Berichte, durch die Verschiebung der Zeitachse fließen die Daten der gewünschten Periode automatisch in seine Berichtsvorlagen. Je nach Empfänger gestaltet der Controller Inhalt, Umfang und Ebenen der Berichte.

Für Präsentationen vor dem Vorstand, den Gesellschaftern oder Aufsichtsgremien werden die Ergebnisse beispielsweise einfach in verschiedenen Diagrammen und Grafiken visualisiert. So erhält jeder die für ihn wichtigen Informationen. Und bekommt auf seine Fragen „Wer? Wie? Was? Warum?“ umgehend eine Antwort.

AWO Unterbezirk Dortmund
Die Arbeiterwohlfahrt ist ein Wohlfahrts- verband und gehört, neben der Caritas, der Diakonie, dem Deutschen Roten Kreuz, dem Paritätischen Wohlfahrtsverband und dem Wohlfahrtsverband der Jüdischen Kultusgemeinde zu den 6 Spitzenverbänden der Freien Wohlfahrtspflege in Deutschland.

Die Arbeiterwohlfahrt ist ein nach demokratischen Prinzipien strukturierter Mitgliederverband. Die mehr als 7.800 persönlichen Mitglieder des Unterbezirks Dortmund organisieren sich in 59 Ortsvereinen. Der Unterbezirk Dortmund ist Teil des Bezirksverbandes Westliches Westfalen e.V..

Die Vorhaltung und Organisation der hauptamtlichen Arbeit in der kommunalen Gebietskörperschaft Dortmund ist ein eigenständigen Betrieben organisiert: Betrieb Behindertenhilfe, Betrieb Beratung und Betreuung, Betrieb Kinder- und Jugendhilfe, Betrieb Altenhilfe.