Brücke Schleswig-Holstein gGmbH

Lotsen zum Ziel – Controlling bei der Brücke Schleswig-Holstein

Im Gesundheitswesen hat es in den letzten Jahren einen stetigen Wandel gegeben; der wirtschaftliche Druck auf die Unternehmen ist dadurch kontinuierlich gestiegen. Die Brücke Schleswig-Holstein mit dezentralen Standorten in ganz Schleswig-Holstein baut im Controlling auf die Software von Corporate Planning, um dem zunehmenden Bedarf an Transparenz und Planungssicherheit zu begegnen.

Die dezentrale Struktur des gemeinnützigen Unternehmens stellt an die eingesetzte Controlling-Lösung konkrete Anforderungen. Die Software muss gleichzeitig den wirtschaftlich weitestgehend unabhängigen Standorten sowie den überregionalen Angeboten gerecht werden. Außerdem sollen sowohl das laufende Reporting als auch die Budgeterstellung mittels einer Software erfolgen, die auch dezentral genutzt werden kann.

Neben Myriam Jordan als Controllerin in Kiel, dem Sitz der Landesgeschäftsstelle, arbeiten etwa zwanzig Führungskräfte an rund 15 Standorten in Schleswig-Holstein mit Corporate Planner, dem CP-Suite-Modul für Planung, Analyse und Reporting im operativen Controlling.

Die Aufgaben und Themenfelder, in denen die CP-Software sowohl in der zentralen Controllingabteilung als auch in den einzelnen Einrichtungen zum Einsatz kommt, sind sehr vielfältig. Als gemeinnütziges Unternehmen muss die Brücke Schleswig-Holstein (Brücke SH) möglichst genaue Budgets erstellen. Die Leistungsangebote (Eingliederungshilfen wie z.B. Wohnhäuser oder -gruppen, Tageskliniken) werden größtenteils im Auftrag von Städten, Kommunen, Krankenkassen und Rentenversicherungsträgern betrieben. Aber insbesondere im beruflichen Bereich werden Werkstätten der Brücke SH (Tischlereien, Fahrrad-, Design- und Upcyclingwerkstatt, Kantinen/Cafés etc.) eigenwirtschaftlich betrieben und müssen sich selbst finanzieren. Umso wichtiger ist eine detaillierte Planung und verursachungsgerechte Istdatenerfassung.

Planung: dezentral und bottom-up

Die Planung erfolgt im Wesentlichen nach dem Bottom-up-Prinzip. Zur Erfassung der Plandaten nutzen die dezentralen Planer u.a. CP-Web, den Online-Zugriff auf die Planungsdaten, und den CP-Suite-Client CP-Excel Plus. In der von MS Excel-Usern gewohnten Oberfläche können so Daten direkt erfasst werden und stehen sofort in der Planungsstruktur in Corporate Planner zur Verfügung.

Tatsächlich angefallene Ausgaben müssen angebotsspezifisch analysiert werden können. In der Umlagerechnung werden Gemeinkosten nach spezifischen Verteilungsschlüsseln auf verschiedene Kostenstellen bzw. Leistungsangebote aufgeteilt. „Die standardisierten Auswertungen über die Master-Client-Definition sind Gold wert“, freut sich Myriam Jordan über die Arbeitserleichterung und den Zeitgewinn bei der Datenanalyse.

Auch oder gerade in einem sozialwirtschaftlichen Unternehmen ist es von großer Bedeutung, die Liquidität stets im Auge zu behalten. Nur dann können Menschen, die auf zuverlässige Unterstützung im Alltag angewiesen sind, die angebotenen Leistungen weiterhin in Anspruch nehmen. Alle vorhandenen Daten werden deshalb im zentralen Controlling in Kiel in eine Liquiditätsvorschau überführt. Diese erfolgt derzeit noch in MS Excel, soll zukünftig jedoch in CP-Finance abgebildet werden.

Die Controllerin Myriam Jordan nutzt zusätzlich die Funktion „Kreditmanagement“ im Modul Corporate Planner, um die über 100 laufenden Kredite mit den dazugehörigen Zinsen, Restlaufzeiten, Tilgung und Konditionen abzubilden. Diese Informationen werden automatisch in die integrierte Finanz- und Erfolgsplanung übergeben und fließen direkt in die GuV-Berechnung, unter Berücksichtigung der geltenden gesetzlichen Regeln gemäß HGB und IFRS, ein.

Reporting: Flexibel und empfängerorientiert

Im zentralen Reporting werden alle Ergebnisse nach verschiedenen Schemata (Deckungsbeitragsrechnung, GuV, Arbeitsergebnisrechnung etc.) dargestellt. „Die Daten aus MS Dynamics NAV müssen nur ein einziges Mal importiert werden, um in allen Ansichten gleichzeitig und konsistent zu erscheinen. Hierfür nutzen wir die Integration CP-Connectivity mit Drilldown bis ins Vorsystem – eine tolle Erfindung!“, begeistert sich die Controllerin für die einfache Arbeitsweise mit der CP-Software. Viele Nachfragen in der Buchhaltung zu Kontoauszügen oder Buchungsübersichten entfallen inzwischen durch den direkten Zugriff auf das vorgeschaltete Datawarehouse. Im nächsten Schritt soll auch das DMS-System in die Integration einbezogen werden.

Myriam Jordan stellt die Ergebnisse und Reports in verschiedenen Berichtsgruppen zusammen. „Für jede Führungskraft kann ich bei Bedarf die Reports individuell erweitern“, ergänzt sie. Auch Boss-Boxen zum schnellen Aufrufen der wichtigsten Kennzahlen und Leistungswerte kommen bei der Brücke SH zum Einsatz.

Gemeinnutzen: Lotsen zum Ziel

Die Flexibilität der Software zahlt sich aber nicht nur im empfängerorientierten Reporting aus. Durch die flexiblen Darstellungs- und Berechnungsmöglichkeiten in der Software kann den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Angebote der Brücke Schleswig-Holstein Rechnung getragen werden. „Viele tägliche Anforderungen können mit der CP-Software schneller als mit alternativen Instrumenten umgesetzt werden“, beschreibt die Controllerin den Hauptnutzen der Software. Und das träfe nicht nur auf sie zu: „Eine intuitive Nutzung gepaart mit betriebswirtschaftlichem Knowhow ermöglicht auch geübten „Laien“, die Corporate Planning Suite umfänglich zu nutzen.“

So unterstützt die CP-Software die Mitarbeiter/innen der gemeinnützigen Gesellschaft bei ihrer Aufgabe, Menschen mit seelischen Erkrankungen, Psychiatrie-Erfahrenen, betroffenen Familien, Angehörigen und Interessierten individuelle Hilfen und vielfältige Unterstützung zu bieten. „Die Brücke SH hat in ihrer Funktion viel mit der Disziplin „Controlling“ gemeinsam. Wie der Controller für den Manager sind auch die Brücke SH-Mitarbeiter für ihre Klienten „Lotsen zum Ziel“, fasst die Controllerin ihre Tätigkeit zusammen.