Deutsches Rotes Kreuz in Hessen Volunta gGmbH

Das Controlling-Instrument Corporate Planner macht das Unternehmen zukunftssicherer.

Hans Joachim Menger

Stellvertretender Geschäftsführer und Bereichsleiter Verwaltung

Einsatzgebiete
  • Kostenstellenplanung
  • Abweichungsanalysen
  • Reporting
  • Forecasting
Vorsystem
  • FibuNet

Transparenz mit System

Controlling bei DRK-Tochter Volunta

Volunta ist der Freiwilligendiensteträger des Deutschen Roten Kreuzes in Hessen und weiterer DRK-Gliederungen. Als Tochter des DRK ist sie Teil der größten humanitären Organisation weltweit und erhält Fördermittel vom Bund. Um die Verwendung von Geldern detailliert nachzuweisen, hat Volunta ein Controllingsystem eingeführt.

Als gemeinnütziger Träger vermittelt Volunta geregelte Jugendfreiwilligendienste wie das Freiwillige Soziale Jahr (FSJ), das Freiwillige Ökologische Jahr (FÖJ), den Bundesfreiwilligendienst (BFD) und den Freiwilligendienst aller Generationen (FDaG) sowie Internationale Jugendfreiwilligendienste (IJFD und weltwärts). Darüber hinaus bietet Volunta freiwilliges Engagement in Kombination mit Schüleraustausch, Praktikum und Au-pair an. Begonnen hat alles als DRK-Abteilung zur Vermittlung und Verwaltung des Freiwilligen Sozialen Jahres. Das Interesse an geregelten Freiwilligendiensten (FSJ, FÖJ) nahm stetig zu und weitete sich auf Internationale Jugendfreiwilligendienste (IJFD und weltwärts) aus. Durch die Einführung des Bundesfreiwilligendienstes wurde das Angebot erweitert und auch die Zielgruppe der „älteren“ Freiwilligen (über 27 Jahre) angesprochen.

Gefragt

„Unserer Firma hatte eine Größe (Umsatz) und Vielfältigkeit erreicht, die eine genauere Analyse der Finanzzahlen notwendig machte“, beschreibt Hans Joachim Menger, der stellvertretende Geschäftsführer und Bereichsleiter Verwaltung bei der ‚Deutsches Rotes Kreuz in Hessen Volunta gGmbH‘ in Wiesbaden, die Ausgangssituation.

Angewiesen auf Fördermittel vom Bundesministerium für Familien, Senioren, Frauen und Jugend sowie vom Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung musste der Träger verlässliche Zahlen liefern. Insbesondere die verursachungsgerechte Zuweisung von Kosten und damit ein gerechtes „Verteilen“ der Overheadkosten auf die einzelnen Bereiche mussten bewerkstelligt werden können. Auch der Budget-Ist-Abgleich dieser Werte musste schnell und auch auf kurzfristige Anforderungen hin umzusetzen sein.

Unabhängig von der Frage nach Herkunft und Verwendung der Finanzmittel sollte die Geschäftsführung über valide und transparente betriebswirtschaftliche Informationen verfügen, die die Grundlage für eine ergebnisorientierte Unternehmenssteuerung sind. Den Führungsmitarbeitern sollten Daten an die Hand gegeben werden können, mit denen sie die Erreichung der Unternehmensziele kontrollieren und Chancen und Risiken aufdecken können.

Integriert

Um diese Ziele möglichst schnell zu erreichen, erstellte der Bereichsleiter Verwaltung ein Konzept zur Umsetzung, das auch die Einführung von geeigneten Software-Lösungen beinhaltete.

Neben einer Controlling-Software sollte auch gleichzeitig eine Lösung für Finanzbuchhaltung implementiert werden. Nachdem der Wirtschaftsprüfer die Vorschläge überprüft und befürwortet hatte, stimmte auch der Geschäftsführer dem geplanten Projekt in Umfang und Form zu. Als Softwareunterstützung entschied sich das Unternehmen für die integrierte Lösung von FiBuNet als Finanzbuchhaltungssystem und Corporate Planner als Controllingsoftware.

Ein kleines Projektteam, bestehend aus Finanzbuchhaltern, der Stabstelle Controlling und Herrn Menger als Bereichsleitung Verwaltung war verantwortlich für die inhaltliche und praktische Umsetzung. Bei Volunta wird im Controlling in zwei Bereiche unterschieden, das operative und das strategische Controlling. Beide sind eng miteinander verzahnt und so gibt es eine enge Zusammenarbeit zwischen Rechnungswesen und der Stabstelle Controlling. Durch die zeitgleiche Einführung zweier Softwaretools war auch immer die IT mit an Bord und stets auf dem aktuellen Stand. Die Mitarbeiter bei Volunta wurden möglichst zeitnah geschult, so dass alle direkt nach der Implementierung ihre Aufgaben in der Software problemlos umsetzen können. Eine besondere Anforderung bei der Implementierung war die Tatsache, dass jede Buchung bei Volunta mit Kostenstelle und Kostenträger erfolgt, damit jederzeit eine unterschiedliche Sicht auf die Daten gewährleistet ist.

Bei der Einführung wurde das Unternehmen von Ulrich Friggemann, Geschäftsführer von CCS Controlling Consulting & Services in Michelstadt und Solution Partner von Corporate Planning, beraten und betreut.

Zukunftssicher

„Eine große Besonderheit ist, dass wir viele verschiedene Fördermittel bekommen und somit viele und detaillierte Verwendungsnachweise erstellen müssen. Hierzu benötigen wir eine exakte Aufteilung der Kosten und Erlöse auf Kostenstellen und Kostenträger“, unterstreicht Hans Joachim Menger. Hier bietet die eingesetzte Lösung Corporate Planner eine große Arbeitserleichterung, da die Auswertungen über Kostenstellen und Kostenträger sehr einfach gemacht und die Verwendungsnachweise leichter erstellt werden können. Die professionelle und detaillierte Darstellung der geforderten Zahlen und die damit verbundene Transparenz schafft Vertrauen bei externen Prüfungen.

Die Budgetverantwortlichen können direkt im System Ist-Budget-Vergleiche und Forecastrechnungen anstellen, Finanzkennzahlen berechnen und die Liquidität im Blick behalten. Im Berichtswesen werden standardmäßig Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse erstellt. Über den Webclient CP-Web können sich die vorab definierten Benutzergruppen ihre Reports selbständig und unabhängig ansehen. Die Führungsmitarbeiter profitieren davon, dass sie jederzeit und unabhängig von der Finanzbuchhaltung an ihre Zahlen kommen.

Das „Zahlendenken“ von nicht-kaufmännischen Mitarbeitern ist gewachsen. Es gibt eine viel höhere Transparenz der Kosten- und Erlösaufteilung“, freut sich der Projektverantwortliche Menger über einen „Nebeneffekt“ der Softwareanwendung. Aber in erster Linie profitiert das Unternehmen davon, dass mit der neuen Softwarelösung weniger Fehler in den Zahlen stecken und durch das schnelle direkte Arbeiten aller Beteiligten mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung steht. „Das Controllinginstrument Corporate Planner macht das Unternehmen zukunftssicherer“, fasst Hans Joachim Menger den Nutzen für Unternehmen und Mitarbeiter zusammen.