EAE Engineering Automation Electronics GmbH

Durch den Controllingreport kann ich die Unternehmensdaten schnell nach den Wünschen und Anforderungen der Geschäftsleitung aufbereiten.

Petra Kersten

Kaufmännische Leiterin

Einsatzgebiete
  • Integrierte Finanzplanung
  • Reporting
  • Kostencontrolling
Vorsystem
  • Infor Finance - Global Financials LN/M3/M4

Macht (Ein)Druck – Controlling-Report bei EAE Engineering Automation Electronics
Der weltweit führende Spezialist für die Steuerung von Zeitungsdruck- und workflowsystemen, die EAE Engineering Automation Electronics GmbH, beeindruckt mit seinem Reporting nicht nur Kreditinstitute. Mit der Software von Corporate Planning schafft das Controlling wie von Zauberhand Klarheit für die Unternehmenssteuerung.

Die steigenden Anforderungen der Kreditinstitute bildeten beim führenden Anbieter von Steuerungs- und Automatisierungslösungen für Druckereien den entscheidenden Antrieb. Doch nicht nur Banken und Geldgeber verlangten nach mehr Transparenz. Auch das Management des Ahrensburger Unternehmens forderte mehr Planungssicherheit. Mit verlässlichen Daten, regelmäßigen automatisierten Reports und aufschlussreichen Analysemöglichkeiten wollte es eine Basis für eine effektive Unternehmenssteuerung schaffen.

Ganz ohne Druck
Die kaufmännische Leiterin Petra Kersten stellte die konkreten Anforderungen an die einzuführende Softwarelösung in einem Lastenheft zusammen. Kern der angestrebten Anwendung stellte eine integrierte Abbildung von Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cashflow dar. Mehrere Gesellschaften sollten genauso übersichtlich abzubilden sein, wie Umsätze nach Regionen, Verkäufern und Produkten. Konkrete Anforderungen kamen auch aus dem Bereich Projektcontrolling, Projektkalkulation und Kostenstellencontrolling. Neben den erfassten Istdaten war die Möglichkeit, Plandaten nach verschiedenen Szenarien und für unterschiedliche Zeiträume (kurz-, mittel-, langfristig) darzustellen, wesentliches Beurteilungskriterium.

Die Verantwortlichen in Ahrensburg wollten nichts dem Zufall überlassen. Um ganz sicher entscheiden zu können, ob die angebotene Lösung wirklich die notwendigen Daten und Inhalte wie gefordert abbilden kann, führten sie Machbarkeitsworkshops durch. In diesen eintägigen Workshops wurden anhand von EAE-Daten beispielhaft Ist- und Planwerte erfasst, analysiert und in Berichte überführt. „Es war uns wichtig, ein Gefühl für das Handling der Software zu bekommen und detaillierte Fragen stellen zu können“, begründet Petra Kersten den zeitaufwendigen Auswahlprozess. Dass die Entscheidung nach den Workshops zugunsten der Corporate Planning Suite fiel, lag einerseits daran, dass die CP-Software alle Anforderungen am besten erfüllte. „Es waren auch die CP-Mitarbeiter, die uns durch ihre Professionalität, Kompetenz und Persönlichkeit überzeugten“, erinnert sich die kaufmännische Leiterin.

Ran ans Werk
Der erste Schritt, die Suche nach einem geeigneten Werkzeug, war getan. Beim nächsten Schritt standen Petra Kersten, Controlling und Management vor einem weißen, leeren Blatt, das noch nicht bedruckt wurde. Welche Daten und Informationen benötigen wir? Liegen diese im Unternehmen vor und wenn ja, in welcher Form an welcher Stelle? Können diese, so wie sie sind, in die Controlling-Software übernommen und aufbereitet werden? Welche Inhalte sollen zukünftig die Berichte enthalten und sollen diese nach Empfängergruppen variieren?

Zunächst versuchte das EAE-Team, diese Fragen allein zu beantworten. Dabei wurden die unterschiedlichen Datenquellen und existierenden Vorsysteme zur besonders harten Nuss bei der Umsetzung. Diese Baustellen neben dem Tagesgeschäft voranzutreiben und zum Abschluss zu bringen, stellte sich als kaum machbar für das kleine Team heraus. Die Geschäftsführung bei EAE entschied schließlich, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die Unterstützung von Marina Heydeck als CP-Consultant in Anspruch zu nehmen.

Reporting „at its best“
Hauptaufgabe und Zielsetzung der CP-Software war und ist bei EAE die Umsetzung eines professionellen Reportings. Dies haben die beiden Expertinnen Petra Kersten und Marina Heydeck erfolgreich zusammen aufgebaut. In zahlreichen vordefinierten Berichten, gegliedert in Report-Gruppen und zusammengefasst im Controlling-Report, haben sie alle relevanten Daten systematisch abgebildet. Grundlage für die Berichte bilden detaillierte Planungs- und Analysestrukturen zu Umsätzen, Auftragseingängen und -beständen in Corporate Planner. Für die Abbildung der GuV-, Bilanz- und Cashflow-Planung nutzen die Ahrensburger die Funktion Corporate Planner Finance für integrierte Finanzplanung.

Ganz automatisch – „wie von Zauberhand“, so Petra Kersten – wird jetzt der monatliche Controlling-Report erstellt, der neben einzelnen Werten und Tabellen auch ausgesuchte Soll/Ist-Analysen und Grafiken enthält. Eine nach EAE-Vorgaben gelayoutete Word-Dokumentenvorlage wird hierfür mit den Berichts-, Analyse- oder Grafik-Elementen direkt aus Corporate Planner und/oder Corporate Planner Finance gefüllt. Allgemeine Textpassagen runden den professionellen Statusbericht ab. Der monatliche Controlling-Report wird in erster Linie der Geschäftsführung zur Verfügung gestellt. „Durch den Controlling-Report kann ich die Unternehmensdaten schnell nach den Wünschen und Anforderungen der Geschäftsleitung aufbereiten“, freut sich Petra Kersten über die neu gewonnene Flexibilität und Schnelligkeit.

Die Banken erhalten wiederum einen jährlichen Planungsbericht mit Angaben zu Auftragseingang, mit GuV, Bilanz und Cashflow sowie speziellen Kennzahlen. Für interne Berichtsempfänger, wie z.B. den Betriebsrat, haben die Controllerinnen eine Kennzahlenübersicht mit den relevanten Unternehmensdaten zusammengestellt. Und wenn die Zeit nur für einen kurzen Blick auf die wichtigsten Kennzahlen, Entwicklungen und Schwellenwerte des Unternehmens reicht, kann sich jeder User die „Boss-Box“ aufrufen, die diese Daten in einer übersichtlichen Zusammenstellung darstellt.

Die für das Reporting notwendigen Informationen über Auftragseingänge und Umsätze werden täglich in die CP-Software importiert. Der Import erfolgt über das Einlesen der Summen- und Saldenlisten aus MS Excel sowie durch Datenbankabfragen auf Infor-Datenbanken. Einmal importiert werden die Daten auf Plausibilität geprüft und analysiert.

„Unseren Monatsbericht haben wir über Jahre manuell mit MS Excel erstellt. Das war zeitintensiv und fehleranfällig. Durch die Einführung des Controlling-Reports konnten wir unsere Prozesse verschlanken, sowie Kosten und Zeit sparen“, beschreibt die kaufmännische Leiterin bei EAE die positiven Effekte der Softwareeinführung. Und sie ist sich sicher, dass sich unangenehme Überraschungen oder unvorhergesehene Krisen in der Unternehmensentwicklung mit dem Einsatz der Corporate Planning Suite vermeiden lassen.

Über EAE
EAE ist der führende Anbieter von Steuerungen, Automatisierungslösungen und Software für Zeitungsdruckhäuser. Die Lösungen werden in allen Bereichen einer Druckerei eingesetzt – von der Vorstufe bis zum Versand. Weltweit arbeiten inzwischen mehr als 550 Druckereien mit den EAE Steuerungen – täglich werden damit mehr als 125 Millionen Zeitungen gedruckt. EAE wurde 1962 gegründet und hat heute rund 100 Mitarbeiter.

EAE arbeitet als Partner mit verschiedenen Herstellern von Druckmaschinen zusammen. Parallel dazu wird aber auch das Direktgeschäft mit den Druckereien intensiviert, z.B. bei der Modernisierung und Erweiterung bestehender Druckmaschinen durch Retrofit von elektronischen oder mechanischen Komponenten.