ENDERS GmbH & Co.KG

Mehr Transparenz und Effizienz im Kostenmanagement – Vertriebscontrolling beim Großhändler Enders
Jederzeit den direkten Zugriff auf aktuelle Unternehmenszahlen zu haben ist für den Erfolg der Mitarbeiter bei Enders entscheidend. Die integrierte Softwarelösung mit Corporate Planner und Qlik Sense bietet den Profis für Fleischereibedarf Transparenz von der Plankostenrechnung bis zur Detailanalyse.

„Jeder will einen Zugang haben und die Software nutzen. Das ist die größte Bestätigung“, fasst Manuel Rühl, verantwortlich für Controlling und Business Intelligence beim Familienunternehmen ENDERS GmbH & Co.KG, die aktuelle Situation zusammen und freut sich über die hohe Akzeptanz der Softwarelösung.

Vor der Einführung generierte die IT-Abteilung alle Reports, die sie den Verantwortlichen hauptsächlich in gedruckter Form vorlegen konnte. Der hohe Zeitaufwand der Erstellung führte zu einer ungewollten Trägheit. Innerhalb des breiten Sortiments war es dem Außendienst kaum möglich, jeden Artikel im Blick zu behalten. Nur mit großer Zeitverzögerung konnte der Vertrieb Veränderungen im Kaufverhalten der Kunden erkennen. Zudem benötigen die Kunden ihre Waren oft sehr kurzfristig für ihre Produktion oder Speiseplanung. Kann der Außendienstmitarbeiter nicht schnell genug reagieren, geht der Umsatz verloren und im schlimmsten Fall bezieht der Kunde seine Artikel zukünftig bei der Konkurrenz. Die schnelle Verfügbarkeit täglich aktueller Daten war damit die wichtigste Anforderung an die Controlling-Software.

Für die Geschäftsführung und die Vertriebsmitarbeiter war es ebenfalls wichtig, basierend auf einer detaillierten Jahresplanung möglichst einfach Soll-Ist-Abgleiche durchzuführen und auch unterjährig abbilden zu können. Um bedarfsgerecht zu disponieren, Trends rechtzeitig zu erkennen und um die Preise marktgerecht zu gestalten, benötigt der Einkauf Informationen über alle Niederlassungen.

Integration für ein perfektes Zusammenspiel
Das „Excel-Zeitalter“ hat Enders fast gänzlich übersprungen, denn vor der Einführung des Planungswerkzeugs Corporate Planner existierten im Controlling fast ausschließlich die IT-getriebenen Auswertungen. Doch dank der neuen Lösung waren die Tage umständlicher Query-Programmierungen und nichtssagender Endlospapierausdrucke vor Filialleitersitzungen oder Geschäftsführungsmeetings bei Enders gezählt.

Nachdem Corporate Planner mit seinem Anwendungsschwerpunkt auf Vertriebsplanung und Budgetierung zum Einsatz kam, zeigte sich schnell, dass bei mehr als 50.000 zu erfassenden Kunden und rund 70.000 Artikeln ein leistungsfähiges Analysetool das System sinnvoll ergänzen würde. Zur Analyse von Massendaten über viele verschiedene Dimensionen ist die BI-Software Qlik Sense die ideale Lösung. Über die Integration CP-Connectivity Qlik Sense arbeiten die beiden Lösungen perfekt zusammen. Neben den Istdaten stehen auch Plandaten für die multidimensionale Analyse bereit.

Die Kombination aus dem betriebswirtschaftlichen Know-how in der CP-Software und den frei gestaltbaren Analysedimensionen in Qlik Sense versetzte Manuel Rühl in die Lage, alle Strukturen und Dimensionen eigenständig in der Software abzubilden. Sowohl die Corporate Planning Suite, deren Herzstück das Modul Corporate Planner ist, als auch die Nutzeroberfläche des Analysetools Qlik Sense sind einfach und intuitiv zu bedienen. „Alle Nutzer kommen sofort damit zurecht“, ergänzt Manuel Rühl. Mittlerweile sind die Analysen so weit auf die Bedürfnisse von Enders angepasst und auch von Nicht-Power-Usern flexibel gestaltbar, dass die Nachfrage nach individuellen Ad-hoc-Auswertungen fast nicht mehr besteht.

Vertriebscontrolling
Die Basis für das Vertriebscontrolling legt man beim Großhändler Enders in Corporate Planner. Unzählige Vertriebs- und Einkaufsdaten sowie Soll- und Ist-Werte laufen in den sogenannten Baumstrukturen übersichtlich zusammen. Über eine Integration stehen Daten aus dem Vorsystem SAP für Planung und Analyse in Corporate Planner und Qlik Sense zur Verfügung. Dabei bildet die Software die Daten nach Produktgruppen, Kunden, Vertriebsgebieten oder Gesellschaften ab. Mit der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung führt das Controlling in Corporate Planner eine Intercompany-Verrechnung durch und überwacht die Rentabilität der Verkaufsaktivitäten. Ein weiterer wichtiger Bereich im Vertriebscontrolling ist die Jahreszielplanung für alle Vertriebsstandorte und Außendiensttouren, sowie der kontinuierliche Soll-Ist-Abgleich. Das Analysetool Qlik Sense kommt hauptsächlich für das Reporting und für Analysen zum Einsatz. Vor allem der Vertrieb profitiert von der Softwareunterstützung. Detailliert plant und analysiert er damit Umsätze, Spannen und Erträge. Für den Außendienst bildet die Software auf Tourenebene die Werte aller Kunden inklusive der von ihnen bislang gekauften Produkte ab. Besonders aufschlussreiche Zahlen liefert die Analyse der Umsätze und Mengen pro Warengruppe.

Auf einen Blick sieht der verantwortliche Vertriebsleiter, bei welchem Kunden in welcher Warengruppe der Umsatz zurückgegangen ist. Dazu kann er sich den Umsatz des zuständigen Vertriebsmitarbeiters im Vergleich mit anderen Regionen, anderen Kunden oder anderen Warengruppen anzeigen lassen. Diese Daten kann Enders für seine verkaufsfördernden Maßnahmen wie zum Beispiel Werbung nutzen.

Bewährtes Team
Durch die gemeinsame Datenhaltung für beide Systeme stützen sich alle Mitarbeiter jederzeit auf dieselben aktuellen Daten. „Es gibt nur noch einen ’single point of truth‘ „, sagt Manuel Rühl. Auch die Mitarbeiter in den Bereichen Einkauf und Lagerhaltung greifen auf diese Informationen zu und planen ihre Aufgaben danach. Damit hat die Software eine sehr hohe Akzeptanz und starke Nutzungsrate im ganzen Unternemen.