Evangelische Gesellschaft Stuttgart e.V.

Die Flexibilität, das schnelle Erstellen von Berichten und die Erweiterung auf weitere Module sprachen für die Einführung von Corporate Planner.

Michael Int-Veen

Operatives Controlling

Einsatzgebiete
  • Analyse
  • Konsolidierung
  • Planung

Flächendeckendes Informationssystem beim gemeinnützigen Verein

Unterschiedlichste Dienste und Rahmenbedingungen bilden den Aktionsrahmen der Evangelischen Gesellschaft in Stuttgart (eva). Um aktuelle Informationen aus allen Bereichen bedarfsgerecht aufzubereiten, bedient sich das gemeinnützige Unternehmen der Controlling-Software Corporate Planner.

Menschen in Notlagen zu helfen ist seit 1830 Aufgabe der Evangelischen Gesellschaft (eva). In über hundert Diensten, Beratungsstellen, Wohngruppen und Heimen kümmern sich heute über 1.000 hauptamtliche Mitarbeitende um Menschen in Not. Dabei werden sie von über 700 ehrenamtlich tätigen Frauen und Männern sowie Freiwilligendienstleistenden unterstützt.

Bis zur Einführung eines zentralen Berichtswesens lag die Erstellung von Monats- und Jahresberichten in den Händen der einzelnen Leitungskräfte. Doch Unterschiede zwischen den Ergebnissen der Leitungskräfte und den in der Finanzbuchhaltung beziehungsweise Kostenrechnung hinterlegten Ergebnissen waren an der Tagesordnung. Der Geschäftsführung lagen somit keine konsistenten Daten für die Unternehmenssteuerung vor. Ein zentrales Berichtswesen, umgesetzt mit einer geeigneten Softwarelösung, sollte Abhilfe schaffen. Zudem sollten über einen Web-Zugriff alle Leitungskräfte ihre Daten einsehen und analysieren können.

Flexibilität gefordert
„Die Flexibilität, das schnelle Erstellen von Berichten und die Erweiterung auf weitere Module (Strategisches Controlling, Risiko- management) sprachen für die Einführung von Corporate Planner“, berichtet Michael Int-Veen, der seit 2003 für das operative Controlling zuständig ist und seit 2010 als Stabsstelle „Controlling“ dem Vorstand der Evangelischen Gesellschaft zugeordnet ist.

Nach anfänglichen Diskrepanzen im Werteverständnis stellte sich schnell der erste Erfolg – das Arbeiten mit konsistenten, für alle verfügbaren Daten – ein. Seitdem arbeitet Herr Int-Veen daran, das Controlling in dem gemeinnützigen Verein noch weiterzuentwickeln.

„Unser Unternehmen ist in verschiedensten Bereichen tätig. Von Kinder- und Jugendhilfe über Wohnungslosenhilfe, verschiedenen Beratungsangeboten bis hin zur Altenhilfe. Die Herausforderung ist, alle Bereiche in einer eva-spezifischen Ansicht darzustellen. Verschiedene Abrechnungsmodelle, verschiedene Belegungstypen sowie eine Vielzahl unterschiedlicher gesetzlicher Vorgaben gilt es in Corporate Planner abzubilden“, beschreibt der Controller die Herausforderungen. Die Flexibilität der CP-typischen Baumstrukturen ermöglicht es, alle relevanten Daten übersichtlich nach Bereichen, Diensten und Tochtergesellschaften darzustellen.

Gefüllt werden die Strukturen mit Daten aus der Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Klientenverwaltung. Als ERP-System ist bei eva VIA-S im Einsatz. Die im Vorsystem erstellten Werte für den Monatsabschluss werden einfach in Corporate Planner importiert. In den Strukturen werden übersichtlich alle Informationen der Gewinn- und Verlustrechnung für das Unternehmen insgesamt, aber auch je Bereich und Gesellschaft dargestellt. Diese Strukturen müssen nur einmal definiert werden. Sie können auch automatisch beim Datenimport aus dem Vorsystem generiert und dann bei Bedarf angepasst werden.

Reporting für alle
Auf dem Datenmaterial basierend kann Herr Int-Veen Berichtsvorlagen erstellen und in Reportgruppen nach Empfängern zusammenfassen. Auf diese Vorlagen greift er im nächsten Monat dann zurück, um einen neuen Monatsbericht zu erstellen.

Den Aufwand vom Aufbau der Struktur bis zur Erstellung des fertigen Controllingreports nimmt der Zahlenmanager in Kauf. „Die dadurch entstandene monatliche Zeitersparnis wiegt den Aufwand bei weitem auf“, urteilt er. Außerdem sind seine Kollegen nicht ausschließlich auf die von ihm zur Verfügung gestellten Berichte angewiesen, sondern können sich durch den direkten Zugriff mit CP-Web auf die Zahlen in Corporate Planner selbst im System informieren und nach Bedarf Berichte und Analysen erstellen.

Vom Ist zum Plan
Neben dem Reporting nutzt der Controller die Software für die jährliche Wirtschaftsplanung. Zusammen mit den Leitungskräften und abgeleitet aus Vergangenheitswerten, Analysen und Plandaten werden verschiedene Planungsszenarien generiert. Dies geschieht im direkten Austausch live im System, so dass alle Beteiligten auf der Grundlage konsistenter und einheitlicher Daten diskutieren. „Damit haben wir es endgültig geschafft, ein flächendeckendes Informationssystem einzuführen“, schließt Michael Int-Veen.