GST Service AG

Von Erfahrung geleitet, von Zahlen getrieben

Werttreiberorientiertes Controlling bei der GST Service AG
Wenn jeder, vom Finanz-Vorstand bis zum Leiter einer Großbaustelle, seine Erfahrung in den Planungsprozess einbringt, schafft das nicht nur mehr Akzeptanz sondern auch mehr Effizienz im Controlling. Wie erfolgreich dieser Ansatz ist, beweist das Beispiel der GST Service AG in Gelsenkirchen, die mit dem Einsatz der Controlling-Software CP-Suite ein werttreiberorientiertes Controlling abbildet.

Profis kennen ihr Geschäft, vom Finanz-Vorstand bis zum Leiter einer Großbaustelle. Wenn jeder seine Erfahrung in den Planungsprozess einbringt, schafft das nicht nur mehr Akzeptanz, sondern auch mehr Effizienz im Controlling. Wie erfolgreich dieser Ansatz ist, beweist das Beispiel der GST Service AG in Gelsenkirchen. Die GST Unternehmensgruppe mit Dienstleistungsgesellschaften in Deutschland und Osteuropa betreut überwiegend Großbaustellen (Kraftwerksbau). Im Jahr 2007 wurde eine Holdinggesellschaft gegründet, die seit 2011 als reines Serviceunternehmen kaufmännische Leistungen anbietet. Das operative Geschäft wird von den Tochtergesellschaften an zahlreichen europäischen Standorten ausgeführt. Zunächst wurde ein Steuerberater mit den buchhalterischen und finanzwirtschaftlichen Aufgaben betraut. Doch zwischen realisierten Ergebnissen und den Berichten (BWA) entstand ein Zeitverzug, der das Management in seiner Reaktionsschnelligkeit bremste. So wurde Schritt für Schritt eine eigene Finanzbuchhaltungsabteilung aufgebaut. Mit steigenden Anforderungen an das Finanz- und Berichtswesen übernahm Christian Widera als CFO die Controlling-Aufgaben.

Mit der Einführung der Controlling- und Konsolidierungssoftware CP-Suite stieß er in den ausländischen Tochtergesellschaften zunächst auf Widerstand. Vor dem Hintergrund wirtschaftlich angespannter Zeiten war es sein Ziel, die Planung und das Berichtswesen über alle Konzernunternehmen zu vereinheitlichen und die Ansammlung von zahllosen Excel-Tabellen zu vermeiden. Er versprach sich von den einhergehenden Automatismen mehr Zeit bei mehr Transparenz. Doch die Daten wurden vor allem von den osteuropäischen Gesellschaften nur ungern, unzureichend und zögerlich geliefert. Man scheute die direkte Vergleichbarkeit und die Offenlegung von Erfolg und Misserfolg.

Bottom-up-Planung vor Ort
Die kritische Einstellung änderte sich, als die Baustellenleiter aktiv mit in die Planung einbezogen wurden. Drei werttreibende Faktoren, die den Erfolg eines Projektes oder einer Gesellschaft maßgeblich bestimmen, wurden identifiziert: Der Umsatz, die Materialmiete und die Fremdleistungen. Die einzelnen Baustellenleiter und Vertriebsmitarbeiter verfügten über ausreichend Erfahrung, um diese drei Werte einschätzen zu können. Was zuvor als unplanbar abgestempelt worden war, bildete nun die Grundlage einer Bottom-up-Planung. Die lokalen Umsatzverantwortlichen legen anhand von Vergangenheits- und Erfahrungswerten fest, wie viel Material sie in der nächsten Planungsperiode benötigen, welche Tätigkeiten als Fremdleistung von Nachunternehmen dazugekauft werden müssen oder was das Unternehmen selbst realisieren kann. Je mehr Umsatz d.h. Projekte geplant werden, umso mehr Material wird hierfür benötigt. Nicht nur die anfallenden Beträge werden von den Experten vor Ort erfasst, sondern auch die zeitliche Verteilung der anzunehmenden Aufträge und Projekte. Die Werte aller Gesellschaften werden von Christian Widera in Gelsenkirchen zusammengefügt. Auf einen Blick sieht er, ob das gesamte konzerneigene Material eingeplant ist oder Kapazitäten langfristig ungenutzt bleiben und an anderer Stelle eingesetzt werden können. Wird trotz Materialtransfers weiteres Material benötigt, muss eine Investitionsentscheidung vorbereitet und getroffen werden.

Werttreibende Faktoren
Auf der Basis der ihm nun vorliegenden Planwerte für die Werttreiber baut der Controller eine vollständige Unternehmensplanung auf. In seiner Hand laufen alle Fäden zusammen. Als allein Verantwortlicher für Konzernrechnungswesen und Controlling steht er immer unter Zeitdruck. Auch aus diesem Grund hat er sich Unterstützung in Form einer professionellen Controlling-Software geholt. Im Modul Corporate Planner laufen alle Planwerte zu einer Gesamtplanung zusammen. In der übersichtlichen Baumstruktur kann er nach Ländern und Projekten differenzieren oder sich eine Gesamtkonzernansicht darstellen lassen. Die Daten für die Werttreiber Umsatz, Materialeinsatz und Fremdleistung nimmt er als Grundlage für die Berechnung aller anderen Werte. Diese stehen häufig in direkter Abhängigkeit zu der Höhe der werttreibenden Faktoren. Als erfahrener Zahlenmensch weiß er, welche Positionen fix, sprungfix oder variabel sind. „Wir sind kein Produktions- sondern ein Dienstleistungsunternehmen. Nahezu alle großen Kostenpositionen sind an den Umsatz gekoppelt“, betont er. Alle zu beziffernden Werte können aus den drei großen Faktoren abgeleitet werden. Über eine Forecast-Berechnung lässt Christian Widera sich monatlich eine Vorschau erstellen. Die Entwicklung der Kosten wird in Abhängigkeit zu den anderen Planpositionen sowie basierend auf Vergangenheitswerten fortgeschrieben. Wie gut die Bauleiter mit ihren Einschätzungen lagen, zeigt auch der regelmäßig erstellte Soll-/ Ist-Vergleich mit Hilfe einer Abweichungsanalyse.

Berichten in CP-Excel
Die Ergebnisse stellt Dienstleister Widera verschiedenen Zielgruppen zur Verfügung. Einerseits fordern Aufsichtsrat und Banken Informationen über die Geschäftslage, andererseits erhalten die lokalen Geschäftsführer und Bauleiter ihre Ergebnisse und Analysen. Christian Widera arbeitet hierfür mit zahlreichen Reportvorlagen im Zusatzmodul CP-Excel Plus. Die Plan- und Ist-Daten aus dem Modul Corporate Planner lassen sich so in einer Excel-Oberfläche visualisieren. Für jeden Empfänger stellt er die Daten individuell und in verschiedenen Layouts zusammen. Alle wichtigen Informationen werden im Bericht verdichtet auf wenige Seiten, nicht zu detailliert dargestellt, sondern reduziert auf die geringstmögliche Anzahl von Werten und Kennzahlen. Als PDF versendet sind die Berichte optimal auf seine Berichtsempfänger zugeschnitten. Denn diese möchten nur die wesentlichen Ergebnisse zur Unternehmensentwicklung sehen und daraus Handlungsempfehlungen und Konsequenzen ableiten können. „Planorientiertes Agieren statt reines Reagieren“, fasst Christian Widera treffend zusammen. Mit ihrer Erfahrung haben alle Beteiligten dazu beigetragen, dass die GST Unternehmensgruppe dieses Ziel erreicht hat.