Hellmann Worldwide Logistics GmbH & Co. KG

Vier Kontinente – eine Software

Hellmann Logistik

Corporate Planner im Einsatz bei Hellmann Worldwide Logistics
Im Vertriebscontrolling bei Hellmann Worldwide Logistics laufen in Hamburg große Mengen an Daten von Niederlassungen auf der ganzen Welt zusammen. Für die Planung, Analyse und das Reporting dieser Werte nutzen Hellmann-Controller weltweit die CP-Software Corporate Planner.

Die Hellmann Worldwide Logistics GmbH & Co. KG mit Hauptsitz in Osnabrück betreibt in mehr als 50 Ländern 245 Niederlassungen, und dies seit über 140 Jahren. Rund 12.000 Mitarbeiter arbeiten weltweit für das Logistikunternehmen und bewegen dabei ca. 18,447 Millionen Sendungen jährlich, das entspricht rund 73.000 Sendungen pro Arbeitstag.

Seit drei Jahren setzt Hellmann im Bereich Vertriebscontrolling auf die Controlling-Lösung Corporate Planner. Von Hamburg aus organisiert ein Team des Global Sales Controlling unter der Leitung von Daniela Dunker den weltweiten Einsatz der CP-Software. Dabei wird es unterstützt und begleitet von dem Corporate Planning Solution Partner Xtern-Controlling.

Um im Controlling bei Hellmann überhaupt zum Einsatz kommen zu können, musste die Software verschiedene Voraussetzungen erfüllen. Die wichtigste Anforderung, die das weltweit agierende Unternehmen stellte, war die Möglichkeit, große Datenmengen verarbeiten zu können. Die Daten aus der vorhandenen Datenbasis sollten so in einer Struktur darstellbar sein, dass eine optimale Top-Down- und Bottom-Up-Planung erfolgen kann. Darüber hinaus war es notwendig, dass alle „planenden“ Mitarbeiter weltweit auf das Tool Zugriff haben.

Klar strukturiert
Gemeinsam mit Michael Geskes, Geschäftsführer bei Xtern-Controlling, baute Daniela Dunker für das weltweite Controlling des Logistikexperten zunächst pro Land eine Datenbank auf. Um alle Kunden übersichtlich in einer der CP-typischen sogenannten

Baumstrukturen abbilden zu können, wurden alle Kunden mit geringerem Sendungsaufkommen zu einem Kunden zusammengefasst. Die Funktion „Teilschlüssel additiv“ half dabei, die richtige Ordnung in die Daten zu bringen. Über die Masterbaumfunktion wurde die Masterstruktur auf jeden Kunden übertragen, so dass nun die verschiedenen Frachtarten wie Airfreight, Seafreight etc. dargestellt werden konnten.

Der „Zusammenfassungsbaum“, in dem die Vertriebsdaten aller Länder und Kunden zusammenlaufen, machte eine Top-Down- Planung auf jeder Hierarchieebene möglich. Dabei spielte es keine Rolle, ob sich der Planungsverantwortliche auf der Ebene des Kunden, der „Industry Solution“ oder der Kostenstelle befand und von dort aus eine Top-Down-Planung durchführte. Der Datenaufbau in der Baumstruktur garantierte, dass die Werte richtig über alle darunterliegenden Hierarchieebenen verteilt wurden. Auch saisonale Schwankungen gemäß der Ist- und Erfahrungswerte wurden  beibehalten.

Verschiedene Ansichten
„Mit der Nutzung der Software kam bei den Usern der Appetit und weltweit wurden immer wieder neue Vorschläge und Anforderungen an uns herangetragen“, fasst die Controllerin die Reaktion ihrer Kollegen zusammen. Neben der Kunden-Sicht auf die Daten wünschten die Anwender drei weitere Strukturen, um z.B. auch pro Vertriebsperson oder pro Kostenstelle planen zu können.Zudem sollten auch die Kunden mit geringerem Sendungsaufkommen, die ein großes Potenzial in sich bergen können, detailliertabgebildet und einzeln in der Planung berücksichtigt werden.

Die bisher verwendete Möglichkeit des Datenimports unter Verwendung der Option „Teilschlüssel additiv“ musste damit durch eine andere Form des Strukturaufbaus ersetzt werden. Denn nun sollten vier Strukturbäume in einer Datenbank verschiedene Sichtweisen auf dieselben Daten ermöglichen. Mittels Querverweisen sollten die Baumstrukturen miteinander verbunden werden, damit die Daten in allen Sichtweisen konsistent und stimmig blieben.

Michael Geskes wusste sofort, wie er den Wunsch seines Kunden umsetzen konnte. Die Lösung war die Wahl der Option „streng hierarchischer Aufbau“ bei der Definition des Datenimportschlüssels. Damit war es möglich, die Hierarchietiefe in der Baumstruktur zu reduzieren und trotzdem alle Schlüsselbestandteile mit zu verwenden. Da alle Zweige im Baum mit dem gleichen Schlüssel enden, konnten diese bequem mittels Datenverweismanager miteinander verbunden werden. Es findet keine redundante Datenhaltung statt und die Strukturbäume weisen überall das gleiche Ergebnis auf.

Die Anforderung, aus verschiedenen  Blickwinkeln heraus planen zu können, war damit erfüllt. Die durch die Erfassung aller Kunden gestiegene Datenmenge machte die Darstellung aller Daten in einer einzigen Baumstruktur unübersichtlich. Das Global Sales Controlling Team bei Hellmann stimmte der Lösung zu, die Länder in verschiedene Datenbanken aufzusplitten. Über Datenverweise sind nun die Datenbanken pro Land in einem Hauptmodell miteinander verbunden. Mit dem „Automatischen Dateiverweis“ können nicht nur punktuell Dateiverweise auf einzelne Felder gelegt werden, sondern ganze Bäume datenbankübergreifend miteinander verbunden werden.

Von Dubai bis Neuseeland
Im Bereich des Vertriebscontrollings ist – anders als beim Finanzcontrolling – eine Aktualisierung der Daten nicht erst nach einem Monat notwendig. Jede Woche werden aktuelle Zahlen erwartet. Dies erfordert einen ausgeklügelten Aktualisierungsprozess. Die verschiedenen Zeitzonen bilden dabei die wichtigsten Rahmenbedingungen. Wenn Dubai sich Donnerstagabend ins Wochenende verabschiedet, beginnt der Aktualisierungsprozess und endet im Laufe

des Sonntags, wenn Neuseeland wieder anfängt zu arbeiten. In diesem Timeslot werden vollautomatisch Datenimporte durchgeführt, neue Kunden in der Baum- struktur angelegt und die Daten gesichert. Dabei nutzt Hellmann die Möglichkeit, mittels vbs.-Script die verschiedenen „Corporate Planner-Befehle“ aneinander zu reihen und den gesamten Update-Prozess durchlaufen zu lassen.

Vier Kontinente – eine Software
Auf vier Kontinenten arbeiten bei Hellmann nun inzwischen über 120 Mitarbeiter mit Corporate Planner, der einen Softwarelösung für ihr Vertriebscontrolling. „Wöchentliche Updates der Werte führen zu einer sehr intensiven Nutzung des Tools und gleichzeitig zu einer sehr hohen Akzeptanz“, betont Daniela Dunker.

Und wie die Wildgänse im Firmenlogo des Logistikunternehmens aus Osnabrück Symbol für Effizienz sind, arbeiten die Controller zielstrebig schon an der Weiterentwicklung der Controlling-Lösung, mit dem Ziel, das Datenbankvolumen weiter zu reduzieren.