Klosterkammer Hannover

Wir haben im Controlling bewusst auf ein Programm gesetzt, das im Bereich Auswertungen mehr Flexibilität bietet.

Cord-Heinrich Kröger

Leiter Stabstelle Controlling und Justiziariat

Lösungen

Einsatzgebiete
  • Reporting
  • Analyse
  • Integrierte Finanzplanung

Mit effektivem Controlling im neuen Jahrtausend angekommen

Die Klosterkammer Hannover, förmlich errichtet durch landesherrliches Patent vom 8. Mai 1818, gehört zu den großen Stiftungsverwaltungen Deutschlands. Sie verwaltet vier Stiftungen öffentlichen Rechts, die größte unter ihnen ist der Allgemeine Hannoversche Klosterfonds mit einer Bilanzsumme (2010) von rd. 660 Mio. EUR und einem Jahresumsatz von rd. 33 Mio EUR.

Als Landesbehörde hatte die Klosterkammer bisher nach den Grundsätzen der Kameralistik Rechnung für die von ihr verwalteten Stiftungen gelegt. Für alle Stiftungen, damit auch für die Stiftung öffentlichen Rechts gilt, dass das Stiftungsvermögen in seinem Bestand ungeschmälert zu erhalten ist. Vermögensveränderungen lassen sich jedoch in der Kameralistik als einer reinen Abbildung von Geldflüssen nur unzureichend darstellen. Deswegen beschloss die Klosterkammer, ab dem Jahr 2008 für die von ihr verwalteten Stiftungen die kaufmännische Buchführung einzusetzen.

Ein eigens für dieses Projekt gegründetes Team wurde mit der Planung und Umset- zung beauftragt. Dazu gehörte die Auswahl geeigneter Software für Finanzbuchhaltung und Controlling. Bislang hatte es ein kame- rales Haushaltsbuch gegeben.

„Wir haben im Controlling bewusst auf ein Programm gesetzt, das im Bereich Auswertungen mehr Flexibilität bietet als eine Software für Finanzbuchhaltung“, erläutert Cord- Heinrich Kröger, Leiter Stabstelle Controlling und Justiziariat der Klosterkammer Hannover. Die Flexibilität bei der Erstellung empfängerorientierter Berichte war ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl der Software.

Controlling Schritt für Schritt aufbauen

Die Einführung der Software CP-Suite geschah schrittweise und parallel zur Navision-Einführung. Sukzessive wurden einzelne Teilaufgaben umgesetzt. Die Kostenrechnung wurde vorgegebenen Beispielen entsprechend aufgebaut.

Um das Programm und seine Funktionen und Bedienung von Anfang an richtig gut zu beherrschen, hat Cord-Heinrich Kröger jeden Schritt der Implementierung gemeinsam mit einem CP-Berater durchgeführt. „Das allein hatte schon einen starken Schulungscharakter“, merkt er an. Trotzdem hat er zusätzlich noch an Grundlagentrainings und speziellen Workshops wie Integrierte Finanzplanung und Reporting teilgenommen.

Das Modul Corporate Planner wird hauptsächlich für die vier von der Klosterkammer verwalteten Stiftungen und deren Aufgaben eingesetzt..

Kernpunkt des Controllings ist die Abbildung der Aufwands- und Ertragspositionen sowohl der einzelnen Projekte und Einrichtungen als auch der gesamten Kammer. Darüber hinaus werden die Vermögenswerte geführt, deren Entwicklung maßgeblich für die Stiftungen ist. Die Ist-Daten werden aus der Finanzbuchhaltung importiert. Darauf aufbauend stellt Corporate Planner die zentralen Controlling-Strukturen dar. Mit einer weiteren Mitarbeiterin im Controlling der Klosterkammer werden die erforderlichen Daten und Berichte bereitgestellt.

Corporate Planner wird gegenwärtig ausgiebig für die Erstellung empfängerorientierter Berichte genutzt. Im Controlling-Report werden alle benötigten Berichte und Analysen zusammengestellt. Derzeit werden die meisten Reporte in Corporate Planner erstellt und an die Empfänger weitergeleitet. Doch die Anwendung von dem Modul CP-Web wird immer weiter ausgebaut, so dass die Informationen dann jederzeit bereitstehen.

Der Zeit angemessen wirtschaften

Erstmalig seit Bestehen der Klosterkammer wird mit Hilfe des Modells der integrierten Finanzplanung in Corporate Planner die Gesamtstiftung vollständig, inklusive eines Vermögensüberblicks abgebildet. Dies ist ein wichtiger Schritt zu mehr Transparenz. Die Klosterkammer orientiert sich dabeian den
„Grundsätzen guter Stiftungspraxis“ des Bundesverbandes Deutscher Stiftungen.

Mit der Umstellung von Kameralistik auf die kaufmännische Buchführung und der Ein- führung der geeigneten Software wurde in der Klosterkammer Hannover ein modernes zeitgemäßes Controlling etabliert. Mit allen Vorteilen, die es der kaufmännischen Leitung einer Stiftung bietet: schneller und guter Überblick über den geschäftlichen Erfolg und die Mittelverwendung der Stiftung, schnelle Erstellung und Genehmigung des Wirtschaftsplans und der Abschlüsse, mehr Transparenz, mehr Glaubwürdigkeit.

Die Umstellung auf die kaufmännische Rech- nungslegung ermöglichte außerdem eine grundsätzliche Portfolioanalyse, die die Grundlage bildet für die notwendige strategische Veränderung und Neuausrichtung. Beispielsweise die Herausbildung neuer Geschäftsfelder mit dem vorrangigen Ziel, das Vermögen auch unter geänderten wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Bedingungen zu erhalten und die Erträge zu stei- gern. Die Klosterkammer Hannover ist getreu ihres 200 Jahre alten Patents im neuen Jahrtausend angekommen.

Über die Klosterkammer Hannover:

Die Klosterkammer Hannover, Landesbehörde und Stiftungsorgan im Geschäftsbereich des Nds. Ministeriums für Wissenschaft und Kultur, verwaltet vier selbstständige, historisch gewachsene Stiftungen öffentlichen Rechts ähnlicher Herkunft und Zweckbindung: den Allgemeinen Hannover- schen Klosterfonds, den Domstrukturfonds Verden, das Stift Ilfeld und den Hospitalfonds St. Benedikti in Lüneburg. Die Stiftungstätigkeit der Klosterkammer ist mit Leistungsverpflichtungen sowie freiwilligen Leistungen verbunden, die aus den Erträgen des jeweiligen Stiftungsvermögens erbracht werden.

Die hohen Leistungsverpflichtungen bestehen in der Erhaltung von rd. 800 zumeist denkmalgeschützten Gebäuden, der Versorgung von Klöstern und in Zuschüssen an Kirchengemeinden. Die nach Erfüllung dieser Verpflichtungen verbleibenden Mittel dienen der Förderung kirchlicher, sozialer, schulischer und bildungsbezogener Projekte im Bereich der ehemaligen Provinz Hannover.