Leuchtpol gGmbH

Strom kommt aus der Steckdose?! Projektcontrolling für die Leuchtpol gGmbH

Die Leuchtpol gGmbH fördert Bildung für nachhaltige Entwicklung am Beispiel des Themas „Energie und Umwelt in Kitas“. Das auf fünf Jahre zeitlich befristete Bildungsprojekt muss Eigentümerin und Sponsor genaue Budgets und Kosten liefern. Die optimale Steuerung des vorhandenen Budgets für die Projektlaufzeit von fünf Jahren machte die Einführung eines Controllings notwendig.

Die Leuchtpol gGmbH fördert Bildung für nachhaltige Entwicklung am Beispiel des Themas „Energie und Umwelt in Kitas“. Das auf fünf Jahre zeitlich befristete Bildungsprojekt muss Eigentümerin und Sponsor genaue Budgets und Kosten liefern. Die optimale Steuerung des vorhandenen Budgets für die Projektlaufzeit von fünf Jahren machte die Einführung eines Controllings notwendig.

Die gemeinnützige Leuchtpol gGmbH ist eine bundesweit tätige Projektgesellschaft im Bildungsbereich. In ihrem Kern bietet sie mehrtägige kostenlose Fortbildungen für pädagogische Fachkräfte aus dem Elementarbereich zu den Prinzipien der Bildung für nachhaltige Entwicklung (BNE) am Beispiel von Energie und Umwelt an.

Alleinige Gesellschafterin ist die Arbeitsgemeinschaft Natur- und Umweltbildung Bundesverband e. V. (ANU). Die Entscheidungskompetenz über das konkrete Projekt, insbesondere über das pädagogische Konzept, seine Entwicklung und dessen Umsetzung liegen ausschließlich bei der Leuchtpol-Projektgesellschaft. Das Institut für integrative Studien (infis) der Leuphana Universität Lüneburg begleitet und evaluiert Leuchtpol wissenschaftlich. Finanziell gefördert wird das Projekt von der E.ON AG. Neben der Zentrale in Frankfurt ist Leuchtpol durch acht Regionalbüros vertreten.

Externes Controlling
Allen beteiligten Unternehmen und Instituten und deren Ansprüchen an Transparenz gerecht zu werden, erfordert ein professionelles Reporting für die Mittelverwendung und die Budgetierung. Die zeitliche Befristung des Projektes veranlasste die speziell für das Projekt gegründete Leuchtpol gGmbH, kein eigenes Controlling aufzubauen, sondern einen externen Controlling-Experten für diese Aufgabe zu suchen. Michael Geskes, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Xtern-Controlling, wurde mit der Lösungssuche und der Umsetzung der Anforderungen beauftragt. Da es sich bei Leuchtpol um eine Neugründung handelte, musste zunächst die entsprechende IT-Landschaft geschaffen werden. Für die Buchhaltung war die Wahl bereits auf DATEV gefallen. Die Controllingsoftware musste sich entsprechend für einen Datenimport der DATEV-Daten eignen und darüber hinaus eine von den Steuerberatern vorgegebene komplizierte Kontenstruktur abbilden können. Michael Geskes überzeugte die Geschäftsführung wie auch Eigentümer der Gesellschaft und Sponsor davon, dass das Modul Corporate Planner für operatives Controlling alle Anforderungen erfüllen und sie bei allen Controlling-Aufgaben optimal unterstützen würde.

Nun mussten auch noch die eigentlichen Anwender, Pädagoginnen in den acht bundesweiten Regionalbüros, von der Software überzeugt werden. Die Mitarbeiterinnen brachten der Einführung einer neuen Software zunächst Skepsis und Hinterfragen entgegen. Im Rahmen von Regionalleiterinnen-Treffen konnten letztlich die Vorbehalte überwunden werden.

Jedem seine Sichtweise
Jetzt konnte der externe Controller loslegen. Zunächst wurden in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung die entsprechenden Strukturbäume aufgebaut. Die Empfehlung der Steuerberater, 8-stellige sprechende Kontonummern zu nutzen, wurde dabei selbstverständlich berücksichtigt. In der umgesetzten Lösung bilden die ersten vier Stellen die bekannten Konten des SKR49. Die nächsten zwei Stellen repräsentieren die fachliche Zugehörigkeit (wie z. B. Bildungsarbeit oder Öffentlichkeitsarbeit. Die letzten zwei Stellen wiederum spiegeln die organisatorische Zugehörigkeit, d.h. Kostenstellen, wider. „Mit Hilfe des Corporate Planner ist es uns gelungen, die Kontonummern „aufzubrechen“, um damit sowohl die klassische Sicht der Kostenstellenstruktur darzustellen, als auch eine Drehung der Sicht vorzunehmen, welche die Fachstruktur als Differenzierungskriterium voranstellt“, beschreibt Christine Sauer, Geschäftsführerin der Leuchtpol, die Umsetzung.

Eine weitere Darstellungsstruktur kam noch hinzu, da der Sponsor e.on für ein monatliches Reporting eine eigene Sichtweise auf das Budget hatte, die ebenfalls in den Corporate-Planner-Strukturen dargestellt werden musste. Zusätzlich wurde ein Personalbudget erarbeitet und ebenfalls in Corporate Planner abgebildet. Die Kostenstellendatenbank wurde mit dem Personalbudget verknüpft, so dass sich Änderungen im Personalbudget sofort in der Kostenstellenrechnung auswirkten.

Energie für das Wesentliche
Im Rahmen eines gemeinnützigen Projektes ist die Erstellung eines Budgets und die Überwachung der Kosten das A und O im Controlling. Christine Sauer ließ verschiedene Budgetvarianten erstellen, um parallel unterschiedliche Alternativen betrachten zu können. Monatlich werden Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Werten analysiert und ein Forecast erstellt. Es wird genauestens überprüft, ob die Kosten dem Budget entsprechen. Die Geschäftsführerin der gemeinnützigen Projektgesellschaft hat permanent Zugriff auf die Einzel- und Gesamtergebnisse und so immer die aktuellen Entwicklungen des Projektes im Blick. Aber nicht nur sie benötigte zentral in Frankfurt Informationen über Entwicklungstrends, Mittelverwendung und Budgetüberschreitungen.

Es ist vielmehr notwendig, dass alle acht Regionalbüros ebenfalls auf die Zahlen und somit auf die Software CP-Suite bzw. das Modul Corporate Planner zugreifen können. Über Open-VPN wurden alle Regionalbüros an die Zentrale angeschlossen. Jeweils eine Client-Installation vor Ort ermöglicht es den Regionalbüros, direkt auf den CP-Server in Frankfurt zuzugreifen, um monatlich die entsprechenden Auswertungen und standardmäßige Reports abrufen zu können. Mit der Qualität und Aussagekraft der Reports und Auswertungen ist Christine Sauer seit der Einführung der Controllingsoftware sehr zufrieden. „Kritische Anmerkungen von Seiten der Aufsichtsratsgremien gehören seitdem der Vergangenheit an. Extrawünsche können relativ unproblematisch erfüllt werden“, freut sie sich über den Erfolg der Einführung.

Mit Michael Geskes an ihrer Seite hat sie diesen Teil des Projektes schnell und unkompliziert umsetzen können. Der monatliche zeitliche und personelle Aufwand hat sich wirkungsvoll reduziert. So wurde eine gute Grundlage dafür geschaffen, dass sie ihre Aufmerksamkeit und Energie in den nächsten Projektphasen anderen Aufgaben widmen kann.