OSI Food Solutions Germany GmbH

Planungsprozesse optimieren bei OSI Food Solutions Germany

Gestärkte europäische Managementstrukturen auf der einen, zunehmende Anbindung an den amerikanischen Mutterkonzern auf der anderen Seite – diese Situation stellte neue Herausforderungen an die Planung und das Reporting innerhalb der OSI Gruppe. Senior Finance Manager Markus Bach stellte sich mit einem Team von zehn Mitarbeitern im Bereich Finanzen (Finanzbuchhaltung, Statistik und Controlling), eingebunden in die europäische Finanzorganisation der OSI Gruppe, diesen neuen Anforderungen.

Neue Anforderungen
Planwerte und Produktionsmengen sollten ab sofort europaweit abgestimmt und koordiniert werden, um kurzfristige Mengenverschiebungen zwischen den Standorten zu ermöglichen. Außerdem sollten anstatt einer jährlichen Entwicklung auf Basis einer allgemeinen Preisentwicklung detaillierte Monatsdaten mit Budget-/Istabweichungen sowie Hochrechnungen und alternative Planungsszenarien betrachtet werden. Die Ansprüche an den Budgetierungsprozess stiegen nicht nur hinsichtlich der Flexibilität und der Genauigkeit. Eine neue Variantenvielfalt machte die Betrachtung verschiedener Szenarien notwendig, um beispielsweise Investitionsoptionen gegeneinander abwägen zu können. Zu guter Letzt spielten gestiegene Anforderungen an das interne und externe Berichtswesen eine Rolle. Gefordert wurden detaillierte Segmentberichte für Rechtseinheiten nach US-GAAP, eine geänderte Berichtsstruktur für firmen- internes Reporting (in Englisch) und die „gewohnte“ Berichtsstruktur für werksinternes Reporting (in Deutsch). Neben den inhaltlichen Anforderungen hatte Markus Bach ein weiteres Ziel in Angriff zu nehmen: Der Planungsprozess bis zur Reporterstellung umfasste diverse Zwischenschritte von der Kostenstellen- und Investitionsplanung bis zur Planung von Einzelpositionen durch das Controlling. Der gesamte Prozess bis zur endgültigen Reportabgabe nahm drei Monate in Anspruch. Vorgaben aus dem Mutterkonzern verkürzten die zur Verfügung stehende Zeit um sechs Wochen.

Neuer Planungsprozess – praktisch umgesetzt
Die Herausforderungen nahm der erfahrene Finanzexperte an und zählte dabei auf die informationstechnische Unterstützung durch die Corporate Planning Suite. Eine „Excel-Access-Lösung“, die teilweise inkonsistente Daten lieferte, wurde abgelöst durch die integrierte und flexible Software für operatives Controlling, Finanzplanung und Konsolidierung aus dem Hause der CP Corporate Planning AG.

Ein umfangreiches „Pflichtenheft“ lag vor dem Projektteam, das die praktische Umsetzung von Günzburg ausgehend in Angriff nahm. In Zukunft sollte die Budgetierung bei der OSI Food Solutions GmbH folgende Kriterien erfüllen:

– Einfach und zeitnah, bzw. unter Einhaltung der vorgegebenen Zeit
– Mit einem für Analysen ausreichenden Detaillierungsgrad
– Basierend auf automatischen, einheitlichen Berechnungslogiken Basierend auf einer europäisch einheitlichen Datenbasis
– Für alle Berichtsanforderungen passend
– Mit standardisiertem Reporting in unterschiedlichen Planungsebenen

Anforderungen gelöst
Der zeitliche Ablauf des Planungsprozesses konnte auf die geforderte Zeit verkürzt werden. Neben organisatorischen Veränderungen trägt der Einsatz der Corporate Planning Suite dazu bei, dass Berichte und Budgetpläne bereits nach sechs Wochen Planungs- und Budgetierungsphase erstellt und an die Berichtsempfänger versendet werden können. Mit einer konsequenten Neustrukturierung des europaweiten Planungsprozesses und dem Einsatz einer anwenderfreundlichen Software, die betriebswirtschaftliche Logiken und Kennzahlendefinitionen bereits enthält, hat Markus Bach die richtige Lösung und damit die Antwort auf alle Anforderungen gefunden.

Europaweit haben alle Budgetverantwortlichen für Kostenstellenplanung über einen Webclient Zugriff auf eine einheitliche Datenbasis in dem Modul Corporate Planner. Alle benötigten Angaben werden in einem Eingabebereich „Data Input“ in einer CP-typischen, sogenannten Baumstruktur erfasst. Eine im System hinterlegte einheitliche Berechnungslogik liefert automatisch die Werte für bestimmte Kostenbestandteile. Eine weitere Baumstruktur bildet die Ist- und Budgetdaten sowie Kennzahlen je nach erforderter Berichtsstruktur ab (Reporting US, Reporting OR, Reporting MIS) ab.

Trotz unterschiedlichster Anforderungen an das Berichtswesen basieren alle Reports auf der gleichen Datenbasis, so dass keine Gefahr der Doppelhaltung oder Inkonsistenz besteht. Das Berichtswesen greift jederzeit auf aktuelle valide Planzahlen zu. Somit ist jeder Planer und Berichtsempfänger auf demselben Informationsstand. Neben den Datenebenen Ist und Budget sowie deren prozentuale und absolute Abweichung werden monatliche Summen und Einzelwerte rollierend in einer Forecast- und Simulationsebene dargestellt. Verschiedene Szenarien und Trends können mit derselben Berechnungslogik hinterlegt und jederzeit verglichen werden. Die Controller in Günzburg können zentral alle Entwicklungen im Auge behalten. Veränderungen sind ihnen sofort ersichtlich und können grafisch schnell erfassbar analysiert und kommuniziert werden – auch außerhalb der offiziellen Budgetierungsphase.

Über die OSI Gruppe
Die weltweit tätige OSI Gruppe ist mit mehr als 10.000 Mitarbeitern und über 50 Produktionsstätten ein führender Hersteller qualitativ hochwertiger Nahrungsmittel und Lieferant der Systemgastronomie. Als Teil der OSI Gruppe beliefert die OSI Food Solutions Germany GmbH Kunden mit dem Schwerpunkt in Deutschland und im benachbarten europäischen Ausland.