Salzburger Flughafen GmbH

Dadurch dass die einzelnen Planer Zugriff auf das System haben und ihre Daten selbst erfassen, konnte einiges an Zeit im Controlling gewonnen werden.

Sandra Eichridler

Abteilungsleiterin Controlling

Einsatzgebiete
  • Integrierte Finanzplanung
  • Kostenstellenplanung
  • Budgetierung
  • Analyse
  • Reporting
Vorsystem
  • Rs2

Punktlandung für den Salzburger Flughafen

Täglich landen und starten am Salzburger Flughafen rund 50 Flugzeuge, Tausende Passagiere beginnen oder beenden dort ihre Geschäfts- oder Urlaubsreisen. Hinter diesem Schauplatz von Begegnungen, Abschieden und Wiedersehen steht ein wirtschaftlich geführtes Unternehmen, die Salzburger Flughafen GmbH. Hier hat das Controlling die Lufthoheit über Budget und Kosten des Flughafenbetriebes. Ein Navigationsinstrument, das in der Planung für eine Punktlandung sorgt, ist dabei die Controlling-Software von Corporate Planning.

„Wir sind weder ein Produktions- noch ein Handelsbetrieb“, betont Sandra Eichridler, Abteilungsleiterin bei der Salzburger Flughafen GmbH in Salzburg. Der generierte Umsatz setzt sich einerseits aus dem Aviation-Geschäft, d.h. aus der Landung und der Abfertigung von Flugzeugen und Passagieren und andererseits aus Vermietungen, Retailing, Gastronomie usw., dem sogenannten Non-Aviation-Bereich, zusammen. Da der Flughafenbetrieb nicht unter „Standard-Modelle“ fällt, wurde für die Wirtschaftsplanung viele Jahre mit einem „selbst gebastelten“ System gearbeitet, das ausschließlich zur Erfassung der Plandaten diente. Diese Daten wurden von 35 Kostenstellenverantwortlichen auf Papier geplant, um dann vom Controlling in der Datenbank erfasst zu werden. Zur Änderung von Stammdaten, Import und Export verschiedenster Werte war das Controlling von der IT-Abteilung abhängig. Diese Lösung war auf Dauer weder für die Mitarbeiter im Controlling noch für die IT-Abteilung zufriedenstellend. Eine professionelle Lösung, bei der auch Analysen, Reports und andere „Controllingspielchen“ möglich sind, sollte allen die Arbeit erleichtern.

Zeit – ein knappes Gut

Eine besondere Herausforderung im gesamten Planungsprozess ist die wenige Zeit, die zur Erstellung des Budgets zur Verfügung steht. „Der Zeitrahmen zur Wirtschaftsplanung“, weiß Sandra Eichridler, „ist sehr eng“. Auf 35 Planungsgesprächen mit den jeweils Kostenstellenverantwortlichen basierend wird für ca. 150 Kostenstellen ein Plan erstellt, die Planwerte zu einer Gesamtplanung zusammengefasst und erfasst. Zur Kontrolle werden Abweichungsanalysen und Logikchecks durchgeführt, bevor die finalen Reports erstellt werden. Und das alles in einem Zeitraum von knapp drei Wochen vom ersten Planungsgespräch bis zum fertigen Reporting.

Vorrangiges Ziel im Rahmen der Systemeinführung war es daher, den Planungsprozess zu vereinfachen und Doppelgleisigkeiten zu vermeiden. Die Mitarbeiter im Controlling sollten zudem nicht mehr auf die IT angewiesen sein, wenn sie Stammdaten oder Berechtigungen in der Planungsdatenbank ändern müssten. Den Neustart im Controlling wollte Sandra Eichridler gleichzeitig dafür nutzen, eine integrierte Finanzplanung mit Planbilanz und Liquiditätsplanung umzusetzen.

Hand in Hand

Mit diesen gesteckten Aufgaben wurde ein kleines Projektteam, bestehend aus dem IT-Leiter Josef Kert, Sandra Eichridler als Leiterin Controlling und einer weiteren Controllerin, Daniela Paulweber, beauftragt. Am Anfang der Einführungsphase zur Integration der Corporate Planning Suite in die vorhandene IT-Landschaft sowie zur Klärung von Schnittstellen- und Datenbankthemen wurde das Controlling-Team von den IT-Profis der Flughafen Salzburg GmbH bestens unterstützt. Eine ähnliche Controllingsoftware war zuvor im Unternehmen noch nicht im Einsatz gewesen, gearbeitet wurde bislang mit dem ERP-System RS2, Excel und der Planungsdatenbank, in der die Plandaten vom Controlling erfasst wurden. Je mehr es um den Aufbau der Unternehmensstrukturen, die Darstellung der Planung oder um Anwendungsmöglichkeiten im Rahmen einer dezentralen Planung ging, umso mehr wurden die Controller gefordert. So ergänzten sich beide Teams perfekt. Während des Aufbaus wurden die Flughafen-Mitarbeiter von CP-Beratern unterstützt, die Hilfestellung bei den Umsetzungsschritten boten. Zusätzlich nahmen die Projektteam-Mitglieder an Trainings teil, in denen sie die Grundlagen der Bedienung und Funktionen der Software erlernten. Die Teilnahme an internen Schulungen trug erheblich dazu bei, den Mitarbeitern die Angst vor etwas Neuem zu nehmen.

Planungsprozess heute

Vom Controlling und den 35 Kostenstellenverantwortlichen wird die Budgetierung seit der Einführung in dem CP-Suite-Modul Corporate Planner abgewickelt. Dabei werden rund 150 Kostenstellen auf Kostenartengruppenebene für das nächste Jahr geplant und für das aktuelle Jahr hochgerechnet. Auch unterjährig steht für die Verantwortlichen das System für Budgetauskünfte oder Kostenvergleiche zur Verfügung. Die Abteilung Controlling verwendet Corporate Planner auch regelmäßig für Analysen und Mehrjahresvergleiche. Speziell die Funktionen Ad-hoc-Tabelle, Abweichungsanalyse und ABC-Analyse sind häufig im Einsatz. Die Daten aus der Buchhaltung und Kostenrechnung, d.h. aus dem Vorsystem RS2, werden monatlich als Saldo pro Konto importiert. Umgekehrt werden die im Corporate Planner erfassten Planwerte in die Kostenrechnung von RS2 exportiert.

Neben der dezentralen Kostenstellenplanung erfolgt eine zentrale Planung von einzelnen Kostenartengruppen. Unterstützt wird der Planungsprozess an dieser Stelle durch genau definierte Schreib- und Leserechte aller Beteiligten. Damit wird beispielsweise verhindert, dass der zentral geplante Personalaufwand aus Versehen vom Kostenstellenverantwortlichen überschrieben werden kann.

Punktlandung

Seit der Softwareeinführung haben die Zahlenexperten rund um Sandra Eichridler zwei Jahresplanungen mit Corporate Planner durchgeführt. Dadurch dass die einzelnen Planer Zugriff auf das System haben und ihre Daten selbst erfassen, konnte einiges an Zeit im Controlling gewonnen werden. Auch die Berge an Papier sind weggefallen, denn Überlegungen und Gedanken zu einzelnen Planwerten werden als Kommentar im Corporate Planner hinterlegt.

Aber nicht nur die einfachere Erfassung der Plandaten trägt zum Zeitgewinn bei. Analysen und Plausibilitätsprüfungen sind nun viel einfacher und mit wenigen Klicks darstellbar. Die Kostenstellenverantwortlichen haben den Vorteil, dass sie selbständig Kostenvergleiche anstellen und jederzeit den aktuellen Stand ihrer Erlöse oder Kosten abrufen können. Abweichungen sind auf Knopfdruck auszuwerten und Begründungen dafür schnell zu finden. Bei Änderungen in der Kostenstellen- bzw. Planungsstruktur oder bei veränderten Zugriffsberechtigungen können diese ganz einfach von den Mitarbeitern im Controlling durchgeführt werden, ohne die IT-Kollegen bemühen zu müssen. Auch wenn ihr beim Arbeiten mit der Software immer neue Ideen, Erweiterungs- und Verbesserungsvorschläge kommen – z.B. denkt die Leiterin Controlling über die Einführung des in Corporate Planner integrierten Dashboard-Systems CP-Cockpit für das Management nach, mit den Zeit- und Prozessoptimierungen, die sich aus der Software-Einführung ergeben haben, ist sie sehr zufrieden.