Sennheiser electronic

Die Möglichkeit, im System eine Stellschraube zu drehen und gleich die Auswirkungen auf alle Unternehmensbereiche zu sehen, überzeugte uns.

Carmen Kutzner

Controllerin

Einsatzgebiete
  • Unternehmensplanung

Unternehmensplanung mit Soundeffekt

Die Firma Sennheiser hat die Antwort gefunden auf die Frage „Was wäre wenn?“. Mit einer detaillierten Szenarioplanung hat der Spezialist für Audiosysteme seine weltweiten Aktivitäten fest im Griff.

Der Hersteller für professionelle Audiosysteme produziert und vertreibt seine Produkte auf 5 Kontinenten. Eine konzernbergreifende Planung und ein detailliertes Budget aufzustellen erfordert viel Kommunikation und Informations- und Datenaustausch. Ein international tätiges Unternehmen ist ständigen Währungsschwankungen ausgesetzt.

Um Szenarien zu erstellen wie z. B. die Auswirkungen von Wechselkursänderungen, suchte die Sennheiser electronic GmbH & Co. KG in Wennebostel bei Hannover eine einfache Lösung. Die Software sollte auf einen Blick zeigen, wie sich geänderte Planungsparameter auf den Gesamtkonzern auswirken.

Das Unternehmen hatte bislang im Bereich Controlling mit MS Excel, einem zusätzlichen Management-Informationssystem und einem ERP-System gearbeitet. Die riesigen, miteinander verknüpften Tabellen-Konstrukte von MS Excel eigneten sich nicht, um schnell und übersichtlich zu einem Ergebnis zu kommen. Im Management-Informationssystem wurden vor allem Produktkalkulationen, Kostenstellen und Statistiken berechnet und verwaltet. Auch das vorhandene ERP-System lieferte nicht die gewünschten Informationen. Ganz im Gegenteil zeigten die vorhandenen Systeme gerade in dem Bereich Schwachstellen auf, der so wichtig für die weltweite Planung, Simulation und Steuerung der Vertriebs- und Produktionsaktivitäten ist.

„Wir brauchten dringend eine professionelle Lösung zur Unternehmensplanung, die uns die nötige Flexibilität und Schnelligkeit bietet“, beschreibt Carmen Kutzner, Controllerin bei Sennheiser, die Situation. Als sie von den vielfältigen Planungswerkzeugen in der Software Corporate Planner erfuhr, war die Entscheidung ziemlich schnell gefallen. „Die Möglichkeit, ganz einfach im System eine Stellschraube zu drehen und gleich die Auswirkungen auf alle Unternehmensbereiche zu sehen, überzeugte uns.“ Mit dem Zusatzmodul CP-Web ergab sich auch gleich die perfekte Lösung für die internationalen Tochtergesellschaften.
In einer Aufsichtsratssitzung sollte kurzfristig die Vorgehensweise und die Ergebnisse einer Szenarioplanung vorgestellt werden.

Kurzerhand machte sich das Controlling-Team daran, den Konzern, unterteilt in Länder und Bereiche in der Struktur abzubilden. Fragen wie „Wie ändert sich das Gesamtergebnis, wenn der Dollarkurs um X Cent steigt“, sollten endlich auf einen Mausklick zu beantworten sein. Auch die Abbildung von Zukunftsprognosen und -szenarien sollte flexibel und schnell möglich sein.

Nachdem Corporate Planner zunächst nur im zentralen Controlling eingeführt wurde, sollten auch die Controller in den internationalen Tochtergesellschaften mit in die Planung eingebunden werden. Über den Webclient CP-Web bekamen alle verantwortlichen Controller in den weltweiten Niederlassungen Zugang zur Unternehmensplanung. Carmen Kutzner und Torsten Grenz, Controller Processes and Projects bei Sennheiser, hatten bereits an den Produktschulungen von Corporate Planning teilgenommen und gaben nun ihr Wissen an die Landescontroller weiter. Jede Region erhielt eine zweistündige Onlineschulung für die
Nutzung von CP-Web.

In der Einführungsphase stand eine Hotline für Fragen und Anregungen zur Verfügung. Zwei Monate lang wurde getestet und aus- probiert, bevor das System offiziell den Einsatz aufnahm.

Tochtergesellschaften weltweit einbinden

Seit diesem Zeitpunkt sind alle Niederlassungen weltweit verpflichtet, ihre Planung in CP-Web zu machen. Es werden keine anderen Daten oder Datenübertragungen mehr akzeptiert. „So konsequent müssen wir sein, damit auch wirklich alle Bereiche und Länder in der Unternehmensplanung erfasst sind“, begründet Torsten Grenz diese Handhabung. Außerdem soll so erreicht werden, dass auch ehemals eiserne Excel-Anwender den Umstieg auf CP-Web mitmachen.
Inzwischen wird der Einsatz von CP-Web zur Unternehmensplanung sehr gut angenommen. Einige Tochtergesellschaften nutzen das System ausgiebig, um alternative Planungsszenarien aufzustellen und durchzurechnen. Bevor sie ihre Daten endgültig der Zentralekommunizieren, sitzen Controller, Sales Manager und General Manager zusammen vor dem Bildschirm und lassen sich anzeigen, wie sich ihr Ergebnis ändert, wenn z.B. zwei neue Mitarbeiter eingestellt würden. Es kommt auch durchaus vor, dass sie zwei alternative Planungsszenarien in die Gesamtplanung eintragen.

Diese bilden dann eine perfekte Diskussionsgrundlage für die Budgetbesprechung zwischen den Marktmanagern und den zugeordneten Niederlassungen. Durch das Online-Arbeiten können im Rahmen einer Konferenzschaltung beispielsweise Werte gemeinsam abgeändert werden. Alle Beteiligten haben immer den gleichen Stand. Verwirrungen oder Missverständnisse aufgrund verschiedener Dateiversionen sind ausgeschlossen. Jeder verfügt über dieselben Planzahlen.

Alle ursprünglich von den Tochtergesellschaften ausgearbeiteten Planwerte werden in einer Datenebene „Budget input“ abgespeichert und dienen als Grundlage für die Budgetgespräche. Die vereinbarten Anpassungen in der Planung müssen die einzelnen Gesellschaften selbst durchführen und in der Datenebene „Plan“ abspeichern. Im Vergleich zur Ursprungsplanung lässt sich gut überprüfen, ob die Vorgaben, wie beispielsweise eine Preiserhöhung zu einem bestimmten Termin, eingehalten wurden.

Szenarien simulieren

Die Planungen aller 15 Tochtergesellschaften laufen im zentralen Controlling in der Gesamtunternehmensplanung zusammen. Auch wenn die Datenübertragung aus manchen Ländern etwas länger dauert als aus anderen, verfügt das Konzerncontrolling in kürzester Zeit über eine komplette Übersicht, die es zu einer Konzernsicht konsolidiert. Wobei auch die alternativen Planungsszenarien der einzelnen Tochtergesellschaften berücksichtigt werden.
Wie die Tochtergesellschaften nutzt auch das zentrale Controlling die Möglichkeiten der Simulation zur Planung. Verschiedene Annahmen werden getroffen, Werte dementsprechend abgeändert und die Auswirkungen auf das Gesamtergebnis festgehalten oder wieder verworfen. Diese variablen Faktoren können neben Währungsschwankungen auch unterschiedliche Verkaufszahlen, eine Verschiebung von Produktionskapazitäten oder eine Anpassung von Zollraten sein. Muss das Management wichtige Entscheidungen treff en, werden verschiedene Wachstums- und Investitionsszenarien aufgestellt und als Datenebene abgespeichert. Die alternativen Planungen bieten der Geschäftsführung eine solide Orientierungshilfe.

Transparenz erhöhen

Durch den Einsatz von Corporate Planner und CP-Web zur konzernweiten Unternehmensplanung sind die Prozesse im Controlling bei Sennheiser viel klarer und einfacher geworden. Alle Beteiligten können sich auf eindeutige Planwerte verlassen. Für das zentrale Controlling ist sofort ersichtlich, welche Bereiche und Gesellschaften schon ihre Planung eingegeben haben. Zur zusätzlichen Transparenz werden verschiedene Planungszwischenstände abgespeichert, um Veränderungen besser nachvollziehen zu können.

„Toll wäre es jetzt noch, wenn jeder seine Planwerte kommentieren könnte. Durch die Zeitverschiebung zwischen den Ländern ist es manchmal schwierig, miteinander zu sprechen. Da würde die Möglichkeit der direkten Kommentierung die Kommunikation erleichtern“, wünscht sich Torsten Grenz. Glücklicherweise muss er darauf nicht mehr lange warten, denn der Umstieg bei Sennheiser auf Corporate Planner 3.0 ist bereits geplant.