Unternehmerkontor GmbH

Viele Automobilhändler arbeiten mit unterschiedlichen Vorsystemen. Die Corporate Planning Software legt sich wie ein Deckel über eine heterogene Systemlandschaft und bündelt alle relevanten Daten auf nur einer Plattform.

Michael Ottens

Autohausunternehmer und Beratungspartner der Unternehmerkontor GmbH

Einsatzgebiete
  • GuV-Planung
  • Integrierte Finanzplanung
  • Analyse
  • Investitionsplanung
  • Abweichungsanalysen
  • Budgetierung
  • Vertriebscontrolling

Effizienz im Controlling bei Automobilhändlern

Wissen, was im Autohaus wirklich los ist
Schnell werden die Unternehmensstrukturen komplex, wenn in einem Autohaus das Markenportfolio wächst oder neue Dienstleistungen und Standorte hinzukommen. Der Branchenkontenrahmen SKR 51 bietet dem Automobilhandel seit 2012 zwar die Möglichkeit, Geschäftsvorfälle detailliert betriebswirtschaftlich abzubilden. Die Datenfülle erschwert allerdings den Überblick über die wirklich relevanten Größen fürs Controlling des eigenen Autohauses.


Herstellersoftware vs. Händleranforderungen
Automobilhersteller liefern dem Handel über eigene Softwaresysteme und Betriebsvergleiche eine Vielzahl von Daten und Kennzahlen für das Controlling. Das führt dazu, dass sich vor allem Autohändler mit mehreren Marken trotz des einheitlichen Kontenrahmens SKR 51 täglich durch eine sehr heterogene Masse an Softwaresystemen und Analysewerkzeugen kämpfen. Erschwerend kommt hinzu, dass diese Systeme in der Regel nur den Blickwinkel abbilden, den Automobilhersteller gerne auf die Daten rund um ihre Autos und Marken werfen möchten. Wo Hersteller beispielsweise Umsätze, Nachlässe, Boni und Prämien sehr detailliert auf das einzelne Modell bezogen betrachten wollen, interessiert einen Händler für die Verkaufssteuerung eher das Verkaufsergebnis in den verschiedenen Absatzkanälen beziehungsweise Kundengruppen. Auch im Aftersales-Bereich fehlt es im Autohaus häufig an aussagekräftigen Zahlen zu wichtigen Geschäftsbereichen wie Reifen+Räder oder Reifeneinlagerung, die lieferantenübergreifend aufbereitet sind.

Integrierte Daten für mehr Transparenz
Legt sich eine übergeordnete Softwarelösung wie ein Deckel über viele Untersysteme und greift über Schnittstellen auf Einzeldaten zu, müssen Daten weder dupliziert noch vom ursprünglichen Speicherort entfernt werden. Dieses Prinzip, in dem jeder Datensatz nur einmal vorhanden sein muss, nennt sich „Single Point of Truth“. Es sorgt selbst innerhalb komplexer Strukturen für Transparenz. Nach diesem Prinzip arbeiten die Controlling-Lösungen von Corporate Planning.

Klarheit in der Führung beginnt bei der Datenqualität
Auswertungen und Kennzahlen haben das alleinige Ziel, als effektives Werkzeug für die Führungsarbeit zu dienen. Wer diese wichtige Funktion ernst nimmt, muss sich zuerst damit auseinandersetzen, wie die Informationen und Kenngrößen im Unternehmen entstehen, die für die Führungsarbeit erforderlich sind.

Die Grundlage für ein effektives Controlling bildet somit die Analyse der Autohausstrukturen und der Datenqualität bis ins Buchhaltungssystem. Dazu ist ein Blick auf die entsprechenden Abrechnungsprozesse eines Autohauses nötig. Im Verlauf der Beratung wird ebenso geklärt, wie gewissenhaft Händler ihre Daten im Dealer-Managementsystem erfassen. Ordnen sie Kundendaten korrekt Privatkunden, gewerblichen Kunden oder Wiederverkäufern zu? Legen Mehrmarkenwerkstätten ihre Aufträge bezogen auf Fabrikate an? Sind interne Rechnungen nachvollziehbar zugeordnet (werterhöhend fahrzeugbezogen, laufende Kosten, Zugabe oder Kulanz)? Wie handhabt man Garantieversicherungen im Gebrauchtwagengeschäft? Diese und viele weitere Fragen beeinflussen die korrekte Steuerung von Konto und Kostenrechnungsmerkmalen durch das DMS-System an das Fibu-System und damit den korrekten Datenfluss für ein konsistentes Controlling-System.

Die Praxis bringt immer wieder Fälle hervor, in denen verschiedene Filialen desselben Autohauses diese Prozesse völlig unterschiedlich handhaben. Zudem haben nicht selten die Auswertungen aus der Buchhaltung nichts mit denen aus dem DMS-System gemeinsam – und die Auswertungen aus den Herstellerbetriebsvergleichen sind wiederum anders. Wie die wirtschaftliche Lages eines Unternehmens nun tatsächlich aussieht, geht aus all dem häufig nicht hervor. Spätestens zum Zeitpunkt dieser Erkenntnis sollten Autohäuser Experten zurate ziehen.

Integrierte Beratung als Erfolgsfaktor der Projektumsetzung
Im ersten Schritt der Beratung identifizieren Geschäftsleitung und Berater die wichtigen Ziele und Kenngrößen für die Führung des jeweils individuellen Unternehmens. Daraufhin analysiert man vorgenannte Strukturen, Abläufe und Abrechnungsprozesse und identifiziert mögliche Schwachstellen.

Gemeinsam passt man Prozesse der Datenerfassung und Abrechnung an, damit sie für das jeweilige Autohaus gut funktionieren, aber auch mit Herstelleranforderungen in Einklang sind. Im Laufe der Prozessanpassung und der Datenanalyse entsteht ein integriertes, vergleichbares Auswertungssystem für das Autohaus.

Auf Basis dieser einheitlichen Auswertungen beginnt die operative Führungsarbeit. In den nächsten Projektschritten implementieren Berater, Controller und Geschäftsleitung die Corporate Planning Software, bauen autohausindividuelle Reports auf und führen Standardabläufe für die Softwarenutzung ein. Auf Basis dieses nun sauber erarbeiteten Daten- und Analysesystems erfolgen weitere Schritte, wie der Aufbau einer operativen Planung, einer Finanzplanung oder eine Investitions- und Darlehensplanung. Corporate Planner leistet all dies in einem System.

Relevante Daten betrachtet aus der richtigen Perspektive bieten Autohäusern Erkenntnisse, mit denen sie effizient arbeiten können. Sie bieten die Grundlage für fundierte Entscheidungen und damit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Unternehmerkontor ist Sales-Partner von Corporate Planning und Experte für das Controlling im Automobilhandel.