Wohnungsgenossenschaft im Kreis Olpe, Südsauerland eG

Wir sind in der Lage, rechtzeitig und effizient auf die ständigen Veränderungen am Wohnungsmarkt zu reagieren.

Stephan Kriegeskotte

Vorstand

Einsatzgebiete
  • Analyse
  • Ergebniscontrolling
Vorsystem
  • Aareon GES ERP

Neuausrichtung im Controlling

Vor einiger Zeit beschloss der Vorstand der Wohnungsgenossenschaft im Kreis Olpe, Südsauerland e.G. die Neuausrichtung des Controllings. Bislang konzentrierten sich die Mitarbeiter in der Buchhaltung auf die reine Datenbeschaffung und die rückblickende Auswertung dieser Werte. Ein flexibles Reporting und eine proaktive Planung sollten zukünftig den Schwerpunkt bilden. Nicht nur die internen Prozesse wurden dazu neu strukturiert, gleichzeitig wurde die Software für operatives Controlling Corporate Planner reaktiviert.

Anpacken

Die Erwartungen des Vorstandes Folker Naumann waren hoch. Sowohl das Controlling-Know-how bei den Mitarbeitern als auch die Berichts- und Planungsstrukturen in der Software sollten von Grund auf durchleuchtet und neu aufgebaut werden. Die praktischen Anforderungen reichten von der Abbildung eines Wirtschaftsplans der gesamten Genossenschaft und einzelner Wirtschaftseinheiten über monatliche Plan/Ist-Vergleiche bis hin zur monatlichen Ermittlung des Betriebsabrechnungsbogens. Dem Management sollten detaillierte Ergebnisplanungen, eine Planbilanz und ein Plan-Cashflow zur Verfügung stehen. Die Anforderungen dienten dem Ziel, am Ende den jährlichen Geschäftsbericht der Wohnungsgenossenschaft Olpe quasi auf Mausklick zu erstellen.

In Zusammenarbeit mit dem Verband der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft Rheinland Westfalen e.V. sollte zudem eine verlässliche Arbeitsunterlage für den Prüfbericht des Verbandes geschaffen werden, auf den bei Bedarf zurückgegriffen werden kann. Die für den Prüfungsbericht relevanten Werte, Kennzahlen und Reports wurden nach Rücksprache mit dem zuständigen Prüfer vorab zusammengestellt.

Nach genauer Analyse aller internen Prozesse wurden die Voraussetzungen für die Umsetzung geschaffen, sowohl auf der technischen als auch auf der inhaltlichen Seite. Gemeinsam mit der CP Corporate Planning AG und mit Unterstützung der Fachabteilungen setzte Ramona Stutte, Assistentin des Vorstandes, alle Anforderungen Schritt für Schritt im Unternehmen und in der Software Corporate Planner um. Auch das für die Immobilienwirtschaft spezifische Vorsystem Wodis Sigma wurde auf den aktuellsten Stand gebracht und der Datenaustausch zwischen beiden Systemen eingerichtet.

Analysieren

Seit der erfolgreichen Einführung liefert das Controlling reaktionsschnell die geforderten Berichte und Analysen und weitere aussagekräftige Informationen. Für monatlich wiederkehrende Prüfungsroutinen existieren standardisierte Abläufe und Vorlagen.
Welche Daten, Kennzahlen und Analysen wann und in welcher Form benötigt werden, wurde vorher genau definiert. Die Erstellung monatlicher Berichte und die Datenanalysen nehmenmnur noch einen Bruchteil der vorher benötigten Zeit in Anspruch.

Die Datenauswertung insgesamt wurde deutlich verbessert, Fehlbuchungen werden schneller gefunden. „Durch Ertrags- und Kostenanalysen, die bis auf das einzelne Wohngebäude aufgeschlüsselt werden, wird die Wirtschaftlichkeit des Hausbesitzes überwacht. Es werden Nachfrageanalysen mit der Anzahl der Wohnungsbewerber für jedes einzelne Wohngebiet erstellt, um frühzeitig Werbemaßnahmen für einzelne Regionen einzuleiten. Die ständig zur Verfügung stehenden Auswertungen haben deutlich zum Erfolg unseres Unternehmens beigetragen. Trotz sinkender Bevölkerungszahlen und der daraus resultierenden rückläufigen Wohnungsnachfrage haben wir heute noch Vollvermietung. Wir waren und sind in der Lage, rechtzeitig und effizient auf die ständigen Veränderungen am Wohnungsmarkt zu reagieren“, so Folker Naumann.

Da der Prüfungsbericht optimal vorbereitet ist, kann sich auch der Wirtschaftsprüfer mehr den inhaltlichen Fragen als der Detailkontrolle widmen und mit konstruktiven Vorschlägen das Unternehmen beraten. So findet das Management sowohl intern als auch extern optimale Unterstützung.

Umdenken

Doch das wichtigste Ziel des Projektes war es, ein Umdenken im Controlling zu erreichen hin zur proaktiven Unternehmenssteuerung. Anstatt sich mit Fehlersuche und aufwendiger Erstellung des Betriebsabrechnungsbogens zu befassen, können sich der Vorstand und die Fachabteilungen jetzt auf Planung und Analyse konzentrieren und wichtige Entscheidungsgrundlagen liefern.
„Mit Corporate Planner werden von uns Ergebnisrechnungen pro Wirtschaftseinheit mit Hochrechnungen auf das voraussichtliche Jahresergebnis erstellt. An Hand dieser Daten werden mehrjährige Wirtschaftspläne erarbeitet“, bestätigt Folker Naumann. Die Wohnungsgenossenschaft Olpe ist ein Vorreiter in ihrer Branche. Die Ziele und Instrumente eines proaktiven Controllings sind in der Wohnungswirtschaft allgemein noch nicht weit verbreitet. Controlling wird vielmehr noch als Kontrolle und rückblickende Datenauswertung interpretiert. WG Olpe hat sich bewusst entschieden, einen neuen Controllingansatz im Unternehmen einzuführen. Das bedeutete auch, dass die involvierten Mitarbeiter für das Thema Controlling sensibilisiert und gezielt geschult wurden. Es wurden beispielsweise Controlling-Schulungen durchgeführt, um das Bewusstsein für eine vorausschauende Unternehmensplanung zu schaffen. Prozesse und Strukturen mussten ganz neu definiert und etabliert werden. Der Erfolg bestätigt ihnen, dass sich die harte Arbeit und der zeitliche und personelle Aufwand gelohnt haben. Der Jahresabschluss 2010 konnte durch die eingeführten Maßnahmen erheblich beschleunigt werden.

Über WG Olpe

Olpe ist ein Städtchen im Sauerland mit rund 25.000 Einwohnern, gesunden Industrieunternehmen in der Umgebung und grüner Hügellandschaft. Die Wohnungsgenossenschaft im Kreis Olpe ist der größte aktive Vermieter in Olpe, ca. 90 Prozent der Mietanfragen laufen dort auf. Die Wohnungsgenossenschaft wurde 1902 gegründet und verfügt über rund 1.900 Wohneinheiten mit Flächen zwischen 35 und 125 Quadratmetern. Durchschnittlich umfasst jedes Gebäude sechs Wohneinheiten. Mieter sind obligatorisch Mitglieder der Genossenschaft und leisten eine verzinste Einlage. Der Gebäudebestand stammt hauptsächlich aus den 1960er- und 1970er-Jahren. Mitte der 1990er- Jahre hat man die Neubautätigkeit eingestellt, weil die Analyse des Wohnbedarfs keine Notwendigkeit dafür erkennen ließ. Stattdessen setzt Folker Naumann auf die konsequente Instandhaltung des Bestandes.