Reporting ist (k)ein Glücksspiel (Teil 2)

Mit IBCS mehr SUCCESS in der Geschäftskommunikation

Mit SUCCESS brauchen Sie kein Glück mehr, um erfolgreich in Managementberichten und Präsentationen zu kommunizieren. Prof. Dr. Rolf Hichert hat mit der Formel Richtlinien für die abteilungs-, unternehmens- und länderübergreifende Informationsvermittlung definiert und eine universelle Grundlage für die Geschäftskommunikation geschaffen.

Das Akronym SUCCESS steht für S(ay), U(nify), C(ondense), C(heck), E(xpress), S(implify), S(tructure). Doch was genau verbirgt sich hinter diesen Begriffen? Und was heißt das für Ihr Reporting? Während Teil eins die Bedeutung von SAY, UNIFY und CONDENSE erläutert, erfahren Sie in dieser Fortsetzung, wie CHECK, EXPRESS, SIMPLIFY und STRUCTURE zur  Verständlichkeit Ihrer Berichte und Präsentationen beitragen.

CHECK – Visuelle Integrität sicherstellen

CHECK fordert Sie auf, alle Objekte auf einer Seite gleich zu skalieren und alles, was nicht gleich skaliert ist, deutlich kenntlich zu machen. Warum?
Stellen Sie sich zwei gleich hohe Säulen nebeneinander vor: Säule eins stellt den Umsatz seit Jahresbeginn dar, Säule zwei den Gewinn. Sind beide Säulen gleich hoch, entsteht der Eindruck, dass im Unternehmen Gewinn = Umsatz wäre. Erst die klein gedruckte Maßeinheit löst das Rätsel auf: Der Umsatz ist in „Million Euro“ dargestellt, der Gewinn in „Tausend Euro“. Die ungleiche Skalierung sorgt für eine Wahrnehmungsverzerrung. Diese Unstimmigkeit kann zu folgenschweren Fehlentscheidungen führen.

EXPRESS – Geeignete Visualisierung wählen

Jeder Kulturraum hat bestimmte Konventionen. So lesen wir Buchstaben wie Zahlen gleichermaßen von links nach rechts. Die Regel EXPRESS greift diese und weitere, weniger offensichtliche Konvention auf. Sie ordnet bestimmten Informationen weit verbreitete und daher besonders gut geeignete Visualisierungsformen zu. So werden Zeitreihen von links nach rechts als Säulen oder Liniendiagramm dargestellt, während Strukturvergleiche – beispielsweise von Regionen – als Balkendiagramm von oben nach unten erfolgen.

Besonders deutlich wird der Nutzen in der Kombination, wenn beispielsweise Regionen im Zeitverlauf darzustellen sind. EXPRESS empfiehlt dafür drei unterschiedliche Darstellungsformen, die Sie als Ersteller des Berichts mit Blick auf die zu transportierende Kernaussage wählen.

SIMPLIFY – Überflüssiges vermeiden

Kennen Sie das: In der Bahn wird während der Fahrt eine Durchsage gemacht, die man aufgrund der allgemeinen Geräuschkulisse nicht versteht? Gut, wenn sie beim Zwischenhalt wiederholt wird. Erfolgt sie bei jedem Zwischenhalt, schaltet man natürlich ab – und verpasst womöglich eine wichtige Ergänzung bei der elften Wiederholung.

Anders als die Zugführer haben Sie es in der Hand, die Nebengeräusche einfach abzustellen. Die Aufmerksamkeit Ihrer Berichtsempfänger können Sie durch den Verzicht auf Redundanzen lenken. Folgen Sie dem Prinzip SIMPLIFY und eliminieren Sie Rahmen und Schattierungen, die keine Bedeutung haben, ebenso wie wilde Farben. Nur was der Vermittlung der Botschaft dient, kommt durch den Filter in Ihren Bericht.

STRUCTURE – Inhalt gliedern

Sie wollen den weltweiten Absatz Ihrer Produkte darstellen, haben in Asien jedoch keine Niederlassung und lassen deshalb den ohnehin geringen Absatz auf diesem Kontinent einfach weg. Auch wenn eine solche Überlegung für den einen Bericht gerechtfertigt zu sein scheint, wäre es folgenschwer, dieses Vorgehen zum Standard zu erheben. Besser, Sie wenden STRUCTURE an – und beschränken sich auf den für Sie relevanten Bereich wie beispielsweise Europa. Oder Sie bleiben bei der „Welt“ global und nehmen Asien auf. Wie Sie die Entscheidung treffen? Ganz einfach: Sie richten sich nach den Interessen Ihres Empfängers. Vielleicht werden aus dem einen Bericht dann zwei – einer für den europäischen, einer für den weltweiten Vertrieb. Vor allem aber glänzen beide Berichte durch die vollständige Darstellung des gewählten Bereichs.

Dieses letzte „S“ des Akronyms SUCCESS lädt übrigens zur Vorstellung eines weiteren Akronyms ein: „GÜTE“ für gleichartige Informationen im Sinne einer überschneidungsfreien, treffenden und erschöpfenden Darstellung. Einfacher geht es nur auf Englisch: No gaps, no overlaps!

SUCCESS

Zum Abschluss der Auflösung des Akronyms betrachten wir es nochmals als Ganzes, denn für jeden einzelnen der Aspekte gilt: Erst im Zusammenspiel entfalten sie ihre Wirkung. So gelingt CONDENSE erst, wenn Sie zuvor die Regeln SIMPLIFY und UNIFY angewandt haben.

Rien ne va plus!

Mit der SUCCESS-Formel ist eine Kugel ins Rollen gekommen, die nicht mehr aufzuhalten ist. Die auf den Regeln basierenden International Business Communication Standards (IBCS) sorgen in Unternehmen weltweit für ein standardisiertes Berichtswesen.

Die Umsetzung stellt Unternehmen allerdings oft vor eine Herausforderung: Insgesamt umfasst IBCS rund hundert Regeln. Diese für jeden Bericht parat zu haben, kann man kaum von Mitarbeitern sämtlicher Fachabteilungen verlangen. Daher schafft erst die automatisierte Implementierung über ein IBCS-konformes One-Click-Reporting abteilungsübergreifende Akzeptanz und lässt den unternehmensweiten Einsatz der SUCCESS-Regeln praktikabel werden. Hat man SUCCESS allerdings einmal automatisiert und im Unternehmen etabliert, gibt es kein Zurück mehr. Die Reduktion des Aufwands fürs Reporting und die Verständlichkeit der Berichte bieten einfach zu viele Vorteile.

Sind Sie neugierig geworden? Dieses Video erklärt IBCS in zweieinhalb Minuten.