Reporting ist (k)ein Glücksspiel (Teil 1)

Mehr SUCCESS in der Geschäftskommunikation mit IBCS

In vielen Situationen des Geschäftslebens setzen wir alles auf einen Bericht. Ob die Kernaussage des Reports beim Empfänger ankommt, entscheidet über Grundlegendes – von Finanzierungszusagen über Arbeitsplätze bis hin zu Investitionen oder einem Strategiewechsel. Dennoch überlassen wir in der Kommunikation mit Berichten weit mehr dem Glück als in anderen Controlling-Bereichen. Sie mögen jetzt einwenden, dass bei Ihnen die Kennzahlen in Stein gemeißelt sind. Doch ein Bericht ist weit mehr als die Summe seiner KPIs. Wie viel mehr? Mit der Frage stecken wir schon tief im Thema.

Viel hilft viel, oder?

Die Antwort lautet: Ja … und nein, denn im Alltag der meisten Unternehmen gestalten die Verantwortlichen ihre Berichte mit großem Aufwand und höchst individuell. Doch leider verfehlen die Bemühungen um klares Design und eindeutige Kommunikation oft ihr Ziel: Statt fokussiert und umfassend zu informieren, verschleiern viele Berichte ihre Aussage und verwirren den Berichtsempfänger. Doch müssen die Autoren von Berichten nun ein Studium absolvieren und sich individuell auf die Suche nach der richtigen Darstellung begeben? Glücklicherweise nicht, denn das hat bereits Prof. Dr. Rolf Hichert getan. Um die Informationsvermittlung in Berichten über Abteilungen, Unternehmen und Länder hinweg zu standardisieren, hat er eine universelle Grundlage für die Geschäftskommunikation definiert.

Mehr SUCCESS für Sender und Empfänger

Die SUCCESS-Formel von Rolf Hichert setzt dem Ringen um die richtige Darstellung von Kennzahlen ein Ende. Sie löst die Gestaltung von Berichten aus dem Bereich der Gefühle und stellt sie auf eine sachliche Grundlage. Wer Berichte erstellt, erhält eine klare Orientierung. Auch Berichtsempfänger profitieren. Mit SUCCESS lassen sich die Kernaussagen von Berichten ohne lange Analysen erfassen. Statt Interpretationsspielraum zu schaffen, setzt die Formel einen Standard. Dieser dient als Schlüssel zum Verständnis von Berichten und ist im Rahmen der International Business Communication Standards (IBCS) in ein Regelwerk gegossen worden.

Dafür steht SUCCESS

„Success“ kennen wir alle als das englische Wort für Erfolg. Hichert nutzt den Begriff darüber hinaus als Akronym. SUCCESS steht für S(ay), U(nify), C(ondense), C(heck), E(xpress), S(implify), S(tructure). Doch was genau verbirgt sich dahinter? Und was heißt das für Ihr Reporting? Fragen über Fragen – hier die Antworten:

SAY – Botschaft vermitteln

Gemäß der SUCCESS-Formel unterscheidet sich der Bericht von der Statistik und dem Dashboard durch eine konkrete Botschaft. Gleich am Anfang jeder Berichtsseite soll der Empfänger die für ihn wichtigste Erkenntnis finden – vergleichbar mit dem Titel einer Zeitung. Wie bei Zeitungsartikeln ohne Überschriften, wäre ein Bericht ohne „SAY“ eine schwer zu durchdringende Informationsflut. Überlegen Sie sich daher die Kernaussage Ihres Berichts und stellen Sie diese als Überschrift voran.

UNIFY – Semantische Notation anwenden

Stellen Sie sich vor, Sie möchten zu einem Waldgebiet fahren. Doch die grünen Flächen auf Ihrer Karte entpuppen sich als unbewaldetes Gebirge. Woran orientieren Sie sich jetzt? An dieser Überlegung erkennt man den Nutzen der Regel hinter UNIFY: Gleiches soll gleich aussehen, Ungleiches darf nicht gleich aussehen. Mit UNIFY fordert SUCCESS Sie auf, in Ihren Berichten ein semantisches Notationssystem anzuwenden, wie Sie es von Musiknoten oder elektrischen Schaltkreisen kennen. Damit ermöglichen Sie den Berichtsempfängern, sich schnell zu orientieren – und sich in Ihrem Bericht ähnlich gut zurechtzufinden wie auf einer Landkarte.

CONDENSE – Informationsdichte erhöhen

Sie möchten die Ergebnisse der Gesellschaften in zehn Ländern miteinander vergleichen. Jede Gesellschaft wird auf einer Seite mit fünf KPIs abgebildet. Nach Durchsicht der zehn Seiten bleibt die entscheidende Frage nach Ausreißern – besonders guten oder mittelmäßigen Ergebnissen – offen. Der Vergleich wird erst möglich, wenn man alle Ergebnisse auf einen Blick erfassen kann. Beherzigen Sie das Prinzip CONDENSE und verdichten Sie die KPIs der Landesergebnisse. Damit bringen Sie die einzelnen Werte in einen übergeordneten Zusammenhang und ermöglichen Ihrem Berichtsempfänger, Ausreißer und Abweichungen mit einem Blick zu erfassen.

Erfahren Sie in Teil 2, wie CHECK, EXPRESS, SIMPLIFY und STRUCTURE zur Verständlichkeit Ihrer Berichte und Präsentationen beitragen.