Stopfen Sie die Schwarzen Löcher Ihres Arbeitstages

Drei Zeitfresser, die Controller schnellstens beseitigen sollten

Schwarze Löcher halten dicht. Ihre Anziehungskraft kennt kein Ende. Nichts und niemand kann ihnen entkommen. Und das Schlimmste: Schwarz in die schwarzen Weiten des Weltalls eingebettet, sind sie völlig unsichtbar.

Szenenwechsel: Sie kommen morgens ins Büro und… bevor Sie sich versehen, ist es Mittag. Eine Aufgabe, die Ihren Job nur peripher berührt, hat Stunden verschlungen. Eine Aufgabe, die Zeit erfordert, ohne Sie voran zu bringen. Die als Arbeit eingebettet in Arbeit weitgehend unsichtbar bleibt. Doch anders als im Weltall lassen sich die Schwarzen Löcher Ihres Arbeitstages stopfen.

Daten sammeln? Lassen Sie liefern.

Anfrage, Reminder, Warteschleife. Bis alle Daten vorliegen, haben Sie 20 Wiedervorlagen bearbeitet. Denn die Kollegen lassen sich bitten… Aber was können Sie tun?

Die Antwort heißt Kollaboration und bezeichnet die Zusammenarbeit räumlich und organisatorisch getrennter Teams. Teilen Sie Ihr Dokument, damit die Kollegen ihre Daten direkt eingeben. Der Audit-Trail professioneller Lösungen dokumentiert jede Eingabe revisionssicher. Das mühselige Nachfassen und Koordinieren erübrigt sich.

Korrekturen? Rückfragen? Sparen Sie sich das.

Vielleicht trägt gerade in diesem Moment einer Ihrer Kollegen eine Zahl in Ihre Abfrage ein. Leider eine falsche, was Sie später mit einer langwierigen Fehlersuche beschäftigen wird. Ein anderer kopiert ein Feld, und erzeugt einen Formelfehler. Wenn Sie Glück haben, liefert Excel eine ERROR-Meldung. Wenn nicht, naja. Sie überfliegen ohnehin alle Einträge und Ergebnisse auf Plausibilität.

Eine automatische Plausibilitätsprüfung nimmt Ihnen diese mühsamen Arbeiten ab. Die in Controlling-Lösungen hinterlegten Formeln lassen sich – anders als in Excel – nicht vom Anwender ändern. Und um Rückfragen zuvorzukommen, können Ihre Kollegen erklärungsbedürftige Einträge direkt mit einer Erläuterung versehen.

Design? Nicht Ihr Job.

Sie sind kein Designer. Richtig? Trotzdem hebt einheitliches Aussehen die Qualität Ihrer Berichte.

Design erzeugt Übersichtlichkeit. Design beschleunigt das Auffinden von Kennzahlen, weil sie immer an der gleichen Stelle stehen. Design schafft Vergleichbarkeit. Design erlaubt Empfängern, Berichte aus unterschiedlichen Quellen auf einen Blick korrekt zuzuordnen. Design vermittelt Wertigkeit und Professionalität.

Genau darum nehmen Sie die Mühe auf sich, Ihre Berichte in ein ansprechendes Design zu bringen. Aber würden Sie die Aufgabe nicht lieber delegieren? Und mit Ihrer eigentlichen Arbeit beginnen? Dann überlassen Sie die Aufbereitung der Zahlen Ihrer Controlling-Lösung. Mit standardisierten Vorlagen erzeugt die Software einheitliche Berichte, während Sie längst essenzielle Projekte bearbeiten.

Zeitfresser beseitigt, Freiräume geschaffen

Wo Zeitfresser verschwinden, entstehen Freiräume. Wie Sie diese füllen? Vielleicht warten schon neue Projekte? Vielleicht stoßen Sie selbst Optimierungen an? Vielleicht atmen Sie öfter durch? Trinken einen Kaffee mit Kollegen? Blicken über den Tellerrand?
Hinaus ins All? Dorthin, wo es noch Schwarze Löcher gibt.