Szenarienplanung für den großen Auftritt

Controllingpraxis kompakt: Salzburger Festspielfonds

Die Salzburger Festspiele gelten als das weltweit bedeutendste Festival der klassischen Musik und darstellenden Kunst. Jeden Sommer locken über 200 Veranstaltungen mehr als 250.000 Gäste in die Mozartstadt am Fuß der Ostalpen. Kein Wunder, dass die Planung dieses hochkarätigen Schauspiel-, Opern- und Konzert-Spektakels den Veranstalter jedes Jahr aufs Neue vor große Herausforderungen stellt. Mittendrin: Mag. Lukas Seirer. Im Kurzinterview schildert der Controller, welche Besonderheiten bei einem Festival-Betrieb zu beachten sind und welche Rolle eine flexible Planung und die richtigen Tools für die Entscheidungen der Geschäftsführung spielen.

Wie war die Ausgangssituation?

Seirer: 2012 sind wir von einer kameralen Rechnungslegung abgegangen und haben auf doppelte Buchführung umgestellt. Im Zuge dessen wurde auch eine Kostenrechnung eingeführt. Da bei einem Festivalbetrieb Ist-Zahlen erst zu einem späten Zeitpunkt im Jahr vorliegen und ein Großteil der Kosten erst während des Festivals entstehen, ist eine detailreiche rollierende Planung unerlässlich.

Was sind für Sie die Highlights?

Neben den Personalkosten für alle Beschäftigten planen wir auch alle Künstlerverträge sowie die Materialkosten jedes Konzerts und jeder Opernproduktion mit dem Corporate Planner. Diese werden anschließend in eine stufenweise Deckungsbeitragsrechnung und in eine Gewinn- und Verlustrechnung überführt. Ein Highlight der Software ist, dass neue Strukturen ganz einfach durch den Key User angelegt werden können. Insbesondere im durch die Covid-19-Pandemie stark beeinflussten Jahr 2020 haben sich die vielen Datenebenen für die Szenarienplanung in Bezug auf die maximale Besucheranzahl bei Veranstaltungen als ideal erwiesen. Binnen kürzester Zeit konnten die unterschiedlichen Szenarien angepasst und damit die Geschäftsführung bei ihren Entscheidungen unterstützt werden.

Was sind Ihre Lessons Learned?

Mit dem neuen Web Client ist eine dezentrale Planung durch die Bereichsleiter einfach möglich. Wichtig ist dabei, dass die Strukturen gut durchdacht sind und zentral gepflegt werden. Das reduziert den Wartungsaufwand für den Key User auf ein Minimum. 

Über die Salzburger Festspielfonds

 

Themen: Operatives Controlling, Kostencontrolling, Personalcontrolling, Projektcontrolling, Datenmanagement

Branche: Kunst und Kultur

Mitarbeiter: 261

Vorsysteme: Microsoft Dynamics NAV

 

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