Unternehmen aus dem Home Office steuern

Dezentral planen und auf alles vorbereitet sein

Man liest es beim ifo Institut und hört es von der Bundesregierung: Deutschland blickt einer schweren Rezession entgegen, Konjunkturprogramme und Hilfspakete sind in Vorbereitung. Doch in welcher Form und in welchem Maße die Wirtschaft unterstützt wird, ist nicht absehbar. Klar ist hingegen, dass die Situation eine weitsichtige Unternehmenssteuerung erfordert. Gefragt ist eine Planung unter Berücksichtigung der aktuellsten Voraussetzungen – auch wenn diese teils wöchentlich neu definiert werden.

Planen in Zeiten von Corona

Die Corona-Krise hat sämtliche Budgets für 2020 über den Haufen geworfen und parallel den Großteil der Belegschaft ins Home Office verbannt. Die Rahmenbedingungen des Arbeitens, des Marktes und des gesetzlichen Umfelds haben sich massiv verändert und befinden sich weiterhin im Fluss.

Jede wegweisende Verordnung, jede lokale, nationale oder internationale Entscheidung von Relevanz für den eigenen Markt – etwa Lockerungen oder Hilfspakete – müssen in die neue Planung einfließen. Dazu gehören Prognosen über die voraussichtlichen Konsequenzen der geänderten Marktbedingungen, beispielsweise ein Umsatzrückgang oder das Wegfallen von Geschäftsfeldern.

Szenarien: Alle Eventualitäten berücksichtigen

Die große Ungewissheit und die Kurzlebigkeit aktueller Entwicklungen machen eine Planung in mehreren Szenarien erforderlich. Die einzelnen Bereichsverantwortlichen geben beispielsweise an, welche Maßnahmen, welche Ausgaben, welche Einnahmen sie in unterschiedlichen Szenarien ansetzen. So wird nicht nur der Normalfall, sondern auch der beste, der schlechteste und aktuell sogar der „worst worst case“ einer drohenden Insolvenz durchgespielt. In dieser Ausprägung bietet die Planung dem Management Orientierung und ermöglicht Finanzgebern eine Einschätzung der Unternehmenssituation und der Zukunftsperspektiven.

Soll-Ist-Vergleich: Realität als Kontrollinstanz

Um nah an der Realität zu planen, sind zudem Soll-Ist-Vergleiche notwendig. Etwaige Abweichungen gilt es möglichst direkt zu berücksichtigen: Die Geschäfte öffnen, aber die Kunden kommen nicht in der erwarteten Anzahl? Infektionszahlen steigen wieder und Lockerungen werden zurückgenommen? Konzerne richten Lieferketten lokaler aus und ordern größere Mengen als erwartet?

Sobald die Realität eine Annahme widerlegt hat, sind die Pläne anzupassen. Die ohnehin hohe Planungsfrequenz steigt in der Corona-Krise daher deutlich.

Vom Plan zum Report

Hinzu kommt für eine Vielzahl von Unternehmen quer durch die Wirtschaft – vom Großkonzern zum Freiberufler – die Notwendigkeit, die eigene Fortführungswürdigkeit zu beweisen. Eine prüfungssichere Dokumentation der Geschäftssituation vor Corona und überzeugende Zukunftspläne sind erforderlich, um Mittel für die Wiederaufnahme des produktiven Betriebs zu beschaffen. Zu den anspruchsvollen Planungsanforderungen kommt in diesen Fällen die Notwendigkeit eines Reporting, das ebenso wie die Szenarienplanung nachvollziehbar dokumentiert sein muss.

Erfolg mit dezentraler Planung

Mit dem Schritt ins Home Office ist die Nutzung von Plattformen für Online-Besprechungen wie Microsoft Teams oder Zoom sprungartig angestiegen. Doch die Planung im instabilen Corona-Umfeld erfordert effizientere Mittel der dezentralen Zusammenarbeit.

Unternehmensweite Planungs- und Reportinglösungen mit Webzugriff, Self-Service Ansatz und Collaboration-Funktionen erlauben es allen Beteiligten, auch aus dem Home Office neue Entwicklungen möglichst unverzüglich in den unterschiedlichen Planungsszenarien abzubilden. Hierzu zählen:

  • Gemeinsame Datenbasis im zentralen Rechenzentrum oder der Cloud
  • Dezentrale Onlineplanung der Maßnahmen und Annahmen für die Szenarienplanung
  • Direkte Kommentierung der Anpassungen in Best-Case- bis Worst-Case-Szenarien
  • Automatische Zusammenführung der Eingaben
  • Berücksichtigung von Interdependenzen, z. B. bei der Ergebnisberechnung
  • Echtzeit-Berücksichtigung aktueller Daten in Management-Reports

Wer Pläne hat, braucht keine Garantien

In der Corona-Krise stehen Unternehmen vor fünf großen Herausforderungen:

  1. Hohe Planungsfrequenz
  2. Ständig wechselnde Rahmenbedingungen
  3. Geringes Zeitfenster für neue Szenarienplanug
  4. Erschwerte Abstimmungsmöglichkeiten durch Dezentralität und Homeoffice
  5. Änderungshistorien und Maßnahmen transparent zu halten
  6. Schnelles und umfassendes Reporting (extern und intern)

Eine effiziente Organisation der dezentralen Planung beschleunigt und verkürzt Planungszyklen und steigert die Aktualität und Genauigkeit der Daten. Unternehmen können Pläne sehr kurzfristig anpassen, selbst in Zeiten unvorhergesehener Ausgangsbeschränkungen.

Garantien gibt es zwar nach wie vor keine. Doch die Planung mit Szenarien und Abweichungsanalysen verschafft Unternehmen eine deutlich bessere Ausgangssituation für das nächste Mal.