„Unternehmen treiben die Evolution ihrer Controlling-Prozesse massiv voran“

Controllingsoftware-Experte Sven Baade im Interview

Im Controlling kommt es heute vor allem auf zwei Dinge an: Schnelligkeit und Flexibilität. Wer sich in dynamischen Umfeldern behaupten und die Weichen auf Erfolg stellen will, braucht mehr als nur einen Plan. Es gilt, die gelebten Prozesse und genutzten Systeme zu überdenken, um schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen. Dabei spielt der Einsatz moderner Technologien eine zentrale Rolle, weiß Experte Sven Baade. Im Interview äußert sich der Chief Product Officer von Corporate Planning über aktuelle Controlling-Trends und die Chancen der Digitalisierung.

Welche Trends sehen Sie im Controlling?

Baade: Die Corona-Pandemie hat in den letzten 18 Monaten bestehende Trends teils verstärkt, teils überlagert. Dazu gehört die Nutzung der Cloud als Teil der fortschreitenden Digitalisierung in der Unternehmenssteuerung, aber auch die Verkürzung der Planungszyklen – weg von der klassischen einjährigen Budget-Planung, hin zur kurzfristigen Forecast-Planung. Als stärksten Trend im Controlling der vergangenen zwei Jahre sehen wir ebenso wie das Analystenhaus BARC die Bereitstellung von Informationen im Self Service Ansatz: Daten werden dezentral gesammelt und zur Verfügung gestellt. Jeder ist aktiv in diesen Prozess eingebunden. Reports werden also nicht mehr wie früher vorbereitet und verteilt. Stattdessen kann sich jeder für seinen Bereich aus vorhandenen Materialien bedienen.

Welche Chancen oder Möglichkeiten ergeben sich durch die aktuellen Trends?

Digitalisierung sowie eine bessere Aufstellung im Bereich der Unternehmenssteuerung sind in der Prioritätenliste vieler Unternehmen weit nach vorne gerutscht. Cloud-Lösungen sowie grundsätzliche Lösungen zur Informationsbeschaffung werden stärker nachgefragt. Bei Corporate Planning beobachten wir, dass die Teilnehmeranzahl auf unseren Informationsveranstaltungen steigt. Genauso hat die Nachfrage der Kunden, die auf professionelle Software umsteigen wollen, massiv zugenommen. Das ist natürlich gut für uns, aber auch die Unternehmen profitieren davon, da sie die Evolution ihrer Controlling-Prozesse nun deutlich schneller und massiver vorantreiben. Nach der Pandemie werden sie ganz anders aufgestellt sein, als sie es sonst vermutlich wären. Ein modernes Controlling wirkt sich langfristig positiv auf die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit aus. Es handelt sich also nicht nur um eine kurzfristige Reaktion auf die Pandemie, sondern um eine nachhaltige Umstellung.

Wie planen Unternehmen heute?

Das lässt sich pauschal kaum beantworten. Der Entwicklungsstand der Unternehmen ist sehr unterschiedlich. Einerseits gibt es die Gruppe der Unternehmen, die professionelle Controlling- oder BI-Lösungen im Einsatz haben. Diese nutzen Möglichkeiten wie umfassende Detail-Analysen, kurze Forecast-Zyklen sowie modernes Reporting. Andererseits treffen wir auf Veranstaltungen und in Gesprächen auf Unternehmen, die eine Excel-basierte Planungslösung nutzen. Diese erfordert sehr hohen manuellen Aufwand: die Daten müssen zusammengetragen werden, um das Reporting aus Excel jeden Monat neu zu erstellen. Der Aufwand reduziert leider die Möglichkeiten der Unternehmen, aus ihren Zahlen sinnvolle Erkenntnisse zu schöpfen.

Was bedeutet effektive Geschäftskommunikation und welche Rolle spielt sie in der Unternehmenssteuerung?

Geschäftskommunikation bündelt alle Dokumente bezüglich Planung, Analyse, Szenarien, Forecasts und ähnlichem. Das daraus generierte Reporting dient anschließend als Grundlage für alle Entscheidungen in der Unternehmenssteuerung. Die zentrale Aufgabe der Geschäftskommunikation ist es, den Zustand eines Unternehmens oder eines Unternehmensbereiches zu vermitteln. Dies umfasst mehr, als bloße Zahlen in Form von Tabellen oder Reports zur Verfügung zu stellen. Es geht darum, Abweichungen und deren Ursachen darzustellen. Auf dieser Grundlage soll ein Entscheider schnell Informationen zusammenstellen können, auf die er seine Entscheidung stützt. Dazu gehören informationsstiftende Analysen sowie Kommentierungen in Verbindung mit nachvollziehbaren, leicht verständlichen Visualisierungen. Entscheidend ist, dass Reports schnell verstanden werden. In der Regel nimmt der Prozess, ein solches Reporting aufzusetzen, viel Zeit und Aufwand in Anspruch. Effektiv kommunizieren bedeutet, den Aufwand insbesondere für wiederkehrende Berichte stark zu senken und gleichzeitig flexibel zu bleiben. Denn nicht jeder Monatsreport ist identisch. Es gibt Ad-hoc-Situationen, die neue Fragen aufwerfen und darauf muss man reagieren können.

Immer mehr Unternehmen nutzen für die fundierte Entscheidungsfindung moderne Technologien wie die Corporate Planning Software und profitieren von mehr Effektivität und Effizienz bei der Unternehmenssteuerung. Im Sommer ist eine neue Version veröffentlicht worden. Was zeichnet Corporate Planner 6.0.300 aus?

Generell bauen wir sämtliche Module wie Finanzcontrolling, Konsolidierung, Vertriebscontrolling und operatives Controlling kontinuierlich aus. Bereits mit Version 6.0 hatten wir unsere Architektur verändert und eine neue Usability auf den Markt gebracht. Neu war vor allem der webbasierte Ansatz, mit dem die Software sämtliche Informationen für alle User über ein Webportal bereitstellt. Mit den folgenden Versionen haben wir den bestehenden Funktionsumfang deutlich ausgebaut. Nachdem wir zuletzt mit hi-chart eine Ad-hoc-Möglichkeit zur Visualisierung nach den International Business Communication Standards (IBCS) geschaffen haben, führen wir diesen Weg mit Corporate Planner 6.0.300 weiter fort. Wir haben nun die gesamte IBCS-Reportingplattform vollumfänglich in Corporate Planner integriert. Damit bietet die neue Version den großen Mehrwert, ein Gesamt-Reporting mit Daten aus allen Modulen und Bereichen auf Basis der IBCS-Notation umsetzen zu können. Zudem stellen wir flankierend verschiedene neue Planungsfunktionalitäten zur Verfügung, um mit Corporate Planner insbesondere im Bereich des Vertriebscontrollings noch effektiver in der Erstellung von Szenarien und Forecasts zu sein. Wir haben aber auch ein großes Augenmerk daraufgelegt, den Self-Service-Ansatz und die damit verbundenen Komfort-Funktionalitäten für die einzelnen Anwender weiter auszubauen. Fokusthema ist aber das Reporting. Anwender können jetzt beispielsweise in wiederkehrenden Reports mit einem Klick aus den verschiedenen Bereichen Daten zusammenfassen und per Knopfdruck PDF-Reports erzeugen. Das steigert die Effektivität erheblich.