Was Betriebswirte von Musikern lernen können

Über das Verstehen und verstanden werden

Eine Achtelnote ist immer eine Achtelnote. Und sie sieht auch immer aus wie eine Achtelnote – ob von Mozart, Beethoven oder Vivaldi. Das ist das Schöne an der Notenschrift. In der Geschäftskommunikation ist das anders. Hier sucht man einheitliche Standards und eindeutige Muster vergebens. Stattdessen lenken vielfältige und meist willkürlich gewählte Farben und Formen in Berichten, Präsentationen und Dashboards eher von den Kernbotschaften ab, anstatt sie hervorzuheben. BI-Experte Jürgen Faisst (Foto: Marion Luttenberger) will das ändern. Gemeinsam mit seinen Mitstreitern von der IBCS Association engagiert er sich für die Verbreitung und Weiterentwicklung standardisierter Muster in der Geschäftskommunikation, von der Sender und Empfänger von Managementberichten gleichermaßen profitieren.

In dem Ratgeber „Gefüllt, gerahmt, schraffiert“ plädieren Sie gemeinsam mit Prof. Rolf Hichert für einheitliche Standards im Berichtswesen. Können Sie ein Anwendungsbeispiel aus dem Arbeitsalltag dazu nennen?

Faisst: In einem typischen Bericht gibt es sowohl Daten aus der Vergangenheit, die wir Ist-Daten nennen, als auch Plan-Daten für die Zukunft. Wenn man in Excel ein Säulendiagramm für den Zeitraum von 2018 bis 2022 erstellt, dann wird Excel fünf identische Säulen erstellen. Das ist aber ungeschickt, weil nur die Säulen von 2018 bis 2020 Ist-Daten zeigen. 2021 und 2022 haben dagegen noch nicht stattgefunden. Deswegen wäre es gut, wenn diese Säulen anders aussähen. Ich rate dazu, die Ist-Daten von 2018 bis 2020 gefüllt und die Plan-Daten für 2022 gerahmt darzustellen. Den dazwischen liegenden Forecast für 2021 würde ich schraffiert visualisieren. Würde man das konsequent in allen Berichten machen, so sähen Dinge, die das Gleiche bedeuten, immer gleich aus und wären somit leichter zu verstehen. Wenn wir mit dieser revolutionären Idee der International Business Communication Standards – kurz IBCS – erfolgreich sind, werden Berichte aus unterschiedlichen Softwareprodukten mit denselben Zahlen zur selben Thematik irgendwann weitgehend identisch aussehen.

Das heißt, es geht um das Schließen von Interpretationsspielräumen durch bessere Vergleichbarkeit?

So ist es. Die Spielräume ergeben sich dadurch, dass derselbe Sachverhalt einmal so und einmal anders dargestellt wird. Dabei würde man den Sachverhalt viel schneller verstehen, wenn man immer wieder dieselben Muster erkennen würde. Das ist nicht der Fall, wenn der Plan genauso wie die Ist-Daten aussieht oder einmal gelb und einmal rot dargestellt wird. Wenn wir dagegen darauf konditioniert sind, dass Planzahlen immer gerahmt dargestellt werden, erkennen wir dieses grafische Muster sofort wieder und können uns leicht orientieren. Wenn wir also die grafische Darstellung von Sachverhalten vereinheitlichen, können wir diese schneller erfassen. Und gleichzeitig das Fehlerrisiko bei darauf basierenden Entscheidungen senken.

Was hat es mit der SUCCESS-Formel der IBCS-Standards auf sich?

Die SUCCESS-Formel beinhaltet sieben Bereiche mit Regeln, die wir empfehlen einzuhalten, wenn man verständliche Berichte schreiben will. Das „U“ in der SUCCESS-Formel steht dabei für UNIFY – die Anwendung einer konsistenten semantischen Notation. Genau darum geht es auch in unserem Buch „Gefüllt, gerahmt, schraffiert“ und dem zugehörigen Videokurs. Denn das ist das eigentlich Neue an den IBCS-Standards. Von den Regeln der anderen sechs Bereiche versuchen uns Datenvisualisierungsexperten wie Edward Tufte schon seit mehr als 30 Jahren zu überzeugen. Da muss man sich schon fragen: Warum sieht man immer noch diesen unverständlichen Wildwuchs in den Berichten und Dashboards da draußen? Wir glauben, dass dieser siebte Regelbereich namens „UNIFY“ auch dabei hilft, die Regeln der anderen sechs Bereiche umzusetzen.

Wie weit sind Sie bei Ihren Bemühungen, die Idee in der Geschäftswelt zu verankern?

Im deutschsprachigen Raum ist das Konzept bereits weit verbreitet. Mittlerweile sind rund 6.500 Controller und BI-Berater durch unsere deutschsprachigen Seminare gegangen. Das hinterlässt seine Spuren insbesondere bei größeren Unternehmen und ihren Anforderungen an Softwareanbieter. Es wird zwar noch etwas dauern, bis der Trend auch den unteren Mittelstand erreicht hat, aber ich möchte behaupten im deutschsprachigen Raum ist der Trend nicht mehr aufzuhalten. Auch international finden wir mit unserer Idee mehr und mehr Gehör. Die mit der Weiterentwicklung der IBCS Standards befasste gemeinnützige IBCS Association hat inzwischen über 5.500 Mitglieder, wovon die Mehrheit nicht deutschsprachig ist. Zusätzlich haben wir Trainer ausgebildet in Australien, England, Kroatien, den Niederlanden, Polen, Spanien und der Türkei. Es steht ganz oben auf unserer Prioritätenliste, die internationale Aufmerksamkeit für das Thema zu steigern.

Wie beurteilen Sie den Ansatz von Corporate Planning, flexible Planung mit IBCS-konformem Reporting in einer Lösung zu verbinden?

Eine Planungslösung bietet als Basis für das Reporting den unschätzbaren Vorteil, dass die für eine konsistente IBCS-Notation erforderlichen Metadaten bereits vorliegen. Die Planungslösung weiß also, ob es sich bei bestimmten Zahlen um Ist- oder Plandaten, um Kosten oder Erlöse handelt. Daraus lässt sich die IBCS-konforme Gestaltung von Diagrammen und Tabellen direkt ableiten. Wenn man dann – wie das Corporate Planning macht – auch noch den zur jeweiligen betriebswirtschaftlichen Analyse passenden Diagrammtyp vorschlägt, dann kommt man der Vision automatisierter Visualisierung schon recht nahe.

Möchten Sie erfahren, wie Sie ihr Berichtswesen mithilfe der konsistenten IBCS-Notation verständlicher gestalten können? Dann empfehlen wir Ihnen unser eLearning-Angebot „Gefüllt, gerahmt, schraffiert“ mit Dr. Jürgen Faisst. Mehr Informationen finden Sie auf dem Corporate Planning Campus.

 

Über Dr. Jürgen Faisst

Dr. Jürgen Faisst setzt sich für eine gemeinsame visuelle Sprache zum besseren Verständnis von Berichten, Präsentationen und Dashboards ein. Sein in vielen Jahren als Vorstand von Software- und Beratungshäusern erworbenes Wissen rund um Planung und Berichtswesen gibt er sowohl als Trainer als auch als Referent auf internationalen Konferenzen weiter. Der versierte Notationsexperte ist seit 2014 geschäftsführender Partner des HICHERT+FAISST IBCS Institute. Seit 2016 ist er zudem Geschäftsführer der IBCS Association, einem gemeinnützigen Verein zur Verbreitung, Pflege und Weiterentwicklung der IBCS-Standards.